Liên hệ tư vấn 1900.6165

Các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn

Hóa đơn có giá trị kê khai thuế và tính vào chi phí hợp lý là hóa đơn đảm bảo ba tiêu chí hợp pháp,hợp lý, hợp lệ , trên hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức, thể hiện rõ thông tin người mua, thông tin người bán, hình thức thanh toán, nghiệp vụ kinh tế, giá trị của hàng hóa, dịch vụ,….Hóa đơn nếu thiếu một trong những tiêu thức bắt buộc theo quy định của Bộ Tài Chính thì sẽ không được coi là hóa đơn hợp lệ. Vây những tiêu thức bắt buộc trên một hóa đơn bao gồm những tiêu thức nào???

Theo khoản 1, điều 4, thông tư số 39/2014/TT-BTC về các nội dung bắt buộc trên hóa đơn bao gồm:

1. Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH; HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH) …

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên.
  • Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

3. Các liên hóa đơn:

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, thông thường và phổ biến nhất là hóa đơn 3 liên, trong đó:

  • Liên 1: Lưu và xuất trình mối khi cơ quan thế kiểm tra.
  • Liên 2: Giao cho người mua.
  • Liên 3: Dùng để kê khai, luân chuyển nội bộ tại đơn vị

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.

Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

4. Số thứ tự hóa đơn: là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

7. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn (Theo khoản a, điểm 2, điều 5, thông tư số 119/2014/TT-BTC)

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

8. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

9. Tên tổ chức nhận in hóa đơn: Trên hóa đơn đặt in phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

10. Theo khoản 1, điều 3, thông tư số 26/2015/TT-BTC thì:

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).

Như vậy: Trên hóa đơn phải bao gồm đủ 9 tiêu thức trên, các nội dung trên hóa đơn phải thống nhất giữa 3 liên, ngoài ra còn có các tiêu thức khác tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165