Liên hệ tư vấn 1900.6165
Thứ Ba, Tháng Mười Một 12

Chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy

Việc chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy được pháp luật quy định như thế nào? Tại sao phải chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy?

Trả lời:

Theo quy định tại điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy như sau:

Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Mục đích chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

– Chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông (phục vụ công an kiểm tra trên đường, làm đăng ký xe máy, ô tô….) thì hoá đơn chuyển đổi cần có: chữ ký của giám đốc và dấu của bên bán, họ tên và chữ ký của người chuyển đổi, ngày chuyển đổi
– Chuyển đổi để lưu trữ hồ sơ kế toán cần có: họ tên và chữ ký của người chuyển đổi, ngày chuyển đổi (không cần giám đốc ký đóng dấu). Bên nào chuyển đổi thì người chuyển đổi của bên đó ký, không nhất thiết là bên bán chuyển đổi (Bên mua chuyển đổi thì người chuyển đối của bên mua ký, bên bán chuyển đổi thì người chuyển đối của bên bán ký)

Có bắt buộc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy

Theo quy định: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử … được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Vì vậy gốc của hoá đơn điện tử là ở phương tiện lưu trữ (file mềm trên máy tính hoặc trên hệ thống tra cứu). Có thể sử dụng hoá đơn gốc (bản mềm) đó mà không bắt buộc phải chuyển đổi sang hoá đơn giấy. Riêng đối với trường hợp vận chuyển hàng hoá có thể sử dụng hoá đơn điện tử tuy nhiên hiện tại đang trong quá trình chuyển đổi từ thông tư 32/2011/TT-BTC chuyển đổi sang nghị định 119/2018/NĐ-CP nên có thể một số trường hợp vẫn yêu cầu có hoá đơn chuyển đổi.

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165