Đưa tiền thuê nhà cho nhân viên vào chi phí công ty

Tiền thuê nhà cho nhân viên là một trong các khoản chi được phép tính vào chi phí của công ty. Như vậy, để được đưa tiền thuê nhà của người lao động vào chi phí công ty phải đáp ứng các yêu cầu nào của pháp luật?

Tính chi phí đối với tiền thuê nhà của người lao động

Theo quy định tại khoản 2.6 điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo quy định trên để ghi nhận tiền thuê nhà cho người lao động phải đáp ứng hai điều kiện như sau:
– Hợp đồng lao động có ghi nhận về tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động
– Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật

Thuế thu nhập cá nhân đối với tiền thuê nhà cho người lao động

Thông tư 92/2015/TT-BTC tại Điều 11, Khoản 2 Sửa đổi, bổ sung tiết đ.1 điểm đ khoản 2 Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế
2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công
đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức
đ.1) Tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có), không bao gồm: khoản lợi ích về nhà ở, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp; nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại khu kinh tế, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn cung cấp miễn phí cho người lao động.
Trường hợp cá nhân ở tại trụ sở làm việc thì thu nhập chịu thuế căn cứ vào tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước và các dịch vụ khác tính theo tỷ lệ giữa diện tích cá nhân sử dụng với diện tích trụ sở làm việc.
Khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả hộ tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.

Như vậy: Tiền thuê nhà, điện nước doanh nghiệp chi trả cho người lao động như trong các trường hợp trên sẽ phải chịu thuế thu nhập cá nhân

Xem thêm: Cách trả lương để đóng bảo hiểm ít nhất

Ví dụ 1:
Doanh nghiệp A chi trả tiền lương cho người lao động là 10 triệu đồng/ tháng.
Tiền thuê nhà doanh nghiệp trả thay cho người lao động là 2 triệu đồng/ tháng.
15% chi phí tiền nhà là: 10 x 15% = 1,5 triệu đồng < 2 triệu đồng.
Vậy tiền nhà tính vào thu nhập chịu thuế là 1,5 triệu đồng. Phần tiền nhà vượt quá là 0,5 triệu đồng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Ví dụ 2:
Doanh nghiệp A chi trả tiền lương net cho người lao động là 10,235 triệu đồng/ tháng. Ông A không có người phụ thuộc và không có bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm tự nguyện.
Tiền nhà doanh nghiệp trả thay cho ông A là 2 triệu đồng/ tháng.
Thu nhập quy đổi chưa bao gồm tiền nhà là 10,235 – 9 = 1,235 triệu đồng.
Thu nhập tính thuế chưa bao gồm tiền nhà là: 1/0.95 = 1,3 triệu đồng.
Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là: 1,3 + 9 = 10,3 triệu đồng.
15% chi phí tiền nhà là: 10,3 x 15% = 1,545 triệu đồng < 2 triệu đồng.
Tiền nhà tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động là 1,545 triệu đồng. Phần tiền nhà vượt quá là 0.455 triệu đồng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.