Liên hệ tư vấn 1900.6165

Hướng dẫn cách ghi một số tiêu thức trên hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là một loại chứng từ gốc đặc biệt quan trọng cả trên phương diện quản lý tài chính doanh nghiệp và trên phương diện quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Do đó việc ghi những thông tin trên đó phải chính xác và tuân theo những quy định của pháp luật. Vậy cách ghi thông tin trên hóa đơn ra sao?

Căn cứ pháp lý:
– Thông tư 39/2014/TT-BTC
– Thông tư 119/2014/TT-BTC
– Thông tư 26/2015/TT-BTC

Thứ nhất, tiêu thức “Ngày tháng năm”

– Đối với hàng hóa, ngày lập hóa đơn là là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với dịch vụ, ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngoài ra đối với một số trường hợp đặc biệt:
– Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình ngày lập hóa đơn được thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình (Kỳ quy ước căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua)
– Đối với xây dựng, lắp đặt ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Đối với hoạt động bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Thứ hai, tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

– Thông tin bên bán: thường được in sẵn nên không phải viết, nếu chưa in sẵn thì ghi đầy đủ, chính xác thông tin bên bán. Bên bán có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc, còn nếu không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
– Thông tin bên mua:

  • Người mua: ghi tên người trực tiếp tới mua và giao dịch với bên bán
  • Tên đơn vị: tên của công ty mua ( ghi theo đúng như trong đăng ký kinh doanh)
  • Địa chỉ: địa chỉ công ty như trong Giấy đăng ký kinh doanh. Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế đối với bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên.
  • Hình thức thanh toán ( nếu có tiêu thức này): Chuyển khoản ghi là CK, thanh toán bằng tiền mặt ghi là TM. Đối với hóa đơn có giá trị 20.000.000 đồng trở lên thì hình thức thanh toán ở đây phải là chuyển khoản (CK).

Thứ ba, tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

– Cột số thứ tự: ghi lần lượt số thứ tự hàng hóa
– Cột tên hàng hóa dịch vụ: ghi chi tiết tên hàng hóa dịch vụ và mã, ký hiệu (nếu có)

  •  Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
  • Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô…
  • Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

– Cột đơn vị tính( nếu có tiêu thức này): ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa, nếu là dịch vụ không cần ghi
– Cột số lượng: ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
– Cột đơn giá: ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa
– Cột thành tiền: số tiền mà người mua phải trả tương ứng với số lượng loại hàng hóa đó
– Gạch chéo phần bỏ trống (nếu có)
– Hàng cộng tiền hàng: ghi tổng số tiền của cột thành tiền
+ Hàng thuế suất, tiền thuế GTGT: ghi mức thuế suất cụ thể và tính ra số tiền thuế với mức thuế suất đó
– Hàng tổng cộng tiền thanh toán: tổng tiền ở hàng “cộng tiền hàng” và “tiền thuế GTGT”
– Hàng số tiền bằng chữ: viết chính xác số tiền bằng chữ ở hàng ” tổng cộng tiền thanh toán”

Lưu ý: 
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Thứ tư, tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”, “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Bên bán: thủ trưởng đơn vị trực tiếp ký đóng dấu và ghi rõ họ tên, nếu thủ trưởng không ký thì phải ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Bên mua: người mua trực tiếp ký. Nếu mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn nhưng khi đó tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165