Liên hệ tư vấn 1900.6165
Chủ Nhật (12/07/2020)

Hướng dẫn lập biên bản họp hội đồng quản trị

Khi hội đồng quản trị họp, thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp. AZLAW xin hướng dẫn lập biên bản họp hội đồng quản trị như sau:

Những nội dung cần có trong biên bản họp hội đồng quản trị

Cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được lập thành biên bản và có thể ghi âm, ghi hình và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Khi ghi lại Biên bản họp hội đồng quản trị phải, thư ký cuộc họp cần chú ý, ghi lại các nội dung sau:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Mục đích, chương trình và nội dung họp; Nội dung này người soạn thảo biên bản, có thể dựa vào chương trình họp mà chủ tịch hội đồng quản trị đã gửi kèm thông báo mời họp hội đồng quản trị để ghi.
– Thời gian, địa điểm họp; Cuộc họp hội đồng quản trị có thể được tiến hành tại trụ sở công ty hoặc nơi khác, do vậy khi tiến hành họp ở đâu thì người lập biên bản sẽ ghi đúng với thông tin đó.
– Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
– Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp; Người soạn thảo sẽ ghi lần lượt từng nội dung mà chủ tọa cuộc họp nêu ra để thảo luận.
– Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
– Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
– Các vấn đề đã được thông qua;
– Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản. Thông thường trong biên bản họp hội đồng quản trị, doanh nghiệp thường để các thành viên hội đồng quản trị dự họp, thư ký và chủ tỏa cùng ký tên tuy nhiên Căn cứ theo quy định tại Điểm i, Khoản 1, Điều 154 Luật doanh nghiệp năm 2014, biên bản họp hội đồng quản trị chỉ cần có chữ ký của chủ tọa và chữ ký của thư ký – người ghi biên bản. Chủ tọa và thư ký sẽ phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của nội dung biên bản họp hội đồng quản trị.

Lưu ý: Biên bản họp hội đồng quản trị phải được lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm một bản tương tự bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Trong trường hợp Hội đồng quản trị họp các vấn đề liên quan đến thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh như: Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, thành lập chi nhánh công ty…thì Công ty sẽ phải gửi 01 bản sao biên bản họp hội đồng quản trị tới cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Hội đồng quản trị thông qua các nội dung thay đổi.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Từ những hướng dẫn soạn thảo biên bản họp hội đồng quản trị như trên, AZLAW xin đưa ra gợi ý  về hình thức của biên bản họp hội đồng quản trị như sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 01/2020/BBH-HĐQTHà Nội, ngày …..tháng….năm 2020

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN…………………………

Hồi 9 giờ 00 phút, ngày… tháng……… năm 2020
Tại trụ sở chính: ……………………………, Mã số doanh nghiệp……………………………………….

Công ty cổ phần …………………..tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị.

1. Thành phần
Tổng số thành viên trong Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần …………………. là: 03 thành viên.
– Số thành viên được thông báo tham gia cuộc họp là: 03 thành viên;
– Tổng số thành viên có mặt: 03 thành viên;
Bao gồm các thành viên sau:
– Ông ……………….- Chủ tịch Hội đồng quản trị– Chủ tọa cuộc họp;
– Bà …………………… – Thành viên Hội đồng quản trị – Thư kí cuộc họp;
– Ông …………………………… – Thành viên Hội đồng quản trị.
2. Nội dung
Chủ tọa tuyên bố số thành viên Hội đồng quản trị dự họp chiếm 100% tổng số thành viên trong Hội đồng quản trị của Công ty, đủ điều kiện tiến hành họp Hội đồng quản trị.
Các thành viên Hội đồng quản trị đã tiến hành thảo luận về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty.
Sau khi nghe tất cả các ý kiến thảo luận đã được đưa ra tại cuộc họp, chủ tọa cuộc họp đã tóm tắt các ý kiến và lấy biểu quyết các vấn đề như sau:
3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty như sau: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Biểu quyết:
– Tổng số phiếu hợp lệ: 03
– Tổng số phiếu không hợp lệ: 0
– Tổng số phiếu tán thành: 03/03 đạt 100% tổng số phiếu.
– Tổng số phiếu không tán thành: 0
Cuộc họp kết thúc vào hồi 11h cùng ngày.
Biên bản này được lập thành 05 bản có giá trị pháp lý như nhau, đã được thông qua tại cuộc họp, mỗi thành viên giữ 01 (một) bản, một bản lưu giữ tại Công ty.

THƯ KÝ
(Ký, ghi họ tên)
CHỦ TOẠ
(Ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165