Liên hệ tư vấn 1900.6165
Thứ Ba, Tháng Bảy 23

Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương

Xây dựng thang bảng lương là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên các quy định về xây dựng thang bảng lương thì dày đặc mà không phải kế toán nào mới vào nghề cũng có thể thực hiện. Để đơn giản hóa việc xây dựng thang bảng lương chúng tôi có bài hướng dẫn cụ thể như sau:

Văn bản pháp luật về thang bảng lương

  • Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của bộ luật lao động về tiền lương
  • Nghị định 122/2015/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình,cá nhân và các cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

Quy định khi xây dựng thang bảng lương

Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương được quy định tại điều 7 nghị định 49/2013/NĐ-CP, khi thực hiện xây dựng thang bảng lương cần chú ý các nội dung sau:

Điều 7. Nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương
1. Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
2. Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
3. Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
a) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
b) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
c) Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
4. Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
5. Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.
6. Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ – Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát.

Với mức lương tối thiểu trong thang bảng lương phải đáp ứng mức lương tối thiểu theo quy định pháp luật đề ra.

Một số lưu ý:
– Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
– Công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
– “Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%”.

Hồ sơ xây dựng thanh bảng lương

1. Công văn đề nghị xác nhận đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương
(Căn cứ Luật Lao Động, nghị định 49/2013/NĐ-CP ngày 14/05/2013, nghị định 122/2015/NĐ-CP ngày 14/11/2015, Thông tư 17/2015/TT-BLĐTBXH ngày 22/04/2015  Trên công văn ghi rõ địa chỉ, người liên hệ, ngành nghề được cấp phép kinh doanh, tổng số lao động trong công ty,…)
Chú ý: Thông tin về giấy ĐKKD phải là lần ĐKKD đầu tiên và lần cuối cùng

2. Hệ thống thang lương , bảng lương, phụ cấp
(Doanh nghiệp tự xây dựng; ghi rõ mức lương tối thiểu Doanh nghiệp áp dụng) gồm:
a) Thang bảng lương phải có số bậc, chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề ÍT NHẤT bằng 5%.  (Kết quả của phép nhân giữa hai bậc liền kề phải để nguyên hoặc làm tròn lên, KHÔNG ĐƯỢC LÀM TRÒN XUỐNG , sau dấu phẩy kể cả là số 0, số 1, số 2, số 3 hoặc số 4 cũng không được làm tròn xuống. Như vậy mới đảm bảo khoảng cách giữa 2 bậc là ít nhất 5%)
b)  Mức lương thấp nhất trong thang  nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
c) Mức lương tối thiểu áp dụng đối với Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I là 3.500.000 đồng xem thêm tại Quy định về mức lương tối thiểu vùng
d ) Quy định rõ thời gian nâng lương thường xuyên và đột xuất của cán bộ và nhân viên trong công ty.

3. Bản quy định chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh nghề công việc trong thang lương, bảng lương
Bao gồm các nội dung sau:
– Quy định rõ các tiêu chuẩn và điều kiện về trình độ chuyên môn, vi tính, ngoại ngữ….
– Nội dung công việc đối với từng chức danh công việc trong công ty.

4. Ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc ban chấp hành công đoàn lâm thời
(Được thể hiện bằng văn bản riêng). Trường hợp nếu đơn vị không có ban chấp hành Công đoàn thì phải có biên bản họp toàn công ty thông qua hệ thống thang lương, bảng lương và có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong công ty tham gia.

5. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ( photo )

Miễn gửi thang bảng lương cho doanh nghiệp dưới 10 lao động

Nghị định 121/2018/NĐ-CP ngày 13/09/2018 và hiệu lực ngày 01/11/2018 có quy định miễn gửi thang bảng lương cho doanh nghiệp dưới 10 lao động. Nghị định này sửa đổi nghị định 49/2013/NĐ-CP

2. Bổ sung vào cuối điểm a khoản 2 Điều 10 Chương IV như sau:
“Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.”

Do vậy, từ ngày 01/11/2018 các doanh nghiệp dưới 10 lao động không cần gửi thang bảng lương, đây là một điểm mới có lợi rất nhiều cho các doanh nghiệp

Mức phạt khi không đăng ký thang bảng lương

Với trường hợp không đăng ký thang bảng lương mức phạt được quy định tại nghị định 88/2015/NĐ-CP như sau:

Điều 13. Vi phạm quy định về tiền lương
1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;
b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.
3. Phạt tiền người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trả lương không đúng hạn; trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương đã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, tiền lương ngừng việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định của pháp luật; trả lương không đúng quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động, trong thời gian tạm đình chỉ công việc, trong thời gian đình công, những ngày người lao động chưa nghỉ hàng năm theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan