Quy định con dấu của doanh nghiệp 2023

Con dấu của doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì? Hình thức của con dấu doanh nghiệp? Khi sử dụng con dấu của doanh nghiệp phải làm gì?

Quy định về dấu của doanh nghiệp

Trước 01/07/2015, theo quy định tại luật doanh nghiệp 2005 và nghị định 58/2001/NĐ-CP như sau:

Điều 36. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có con dấu riêng. Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai.

Luật Doanh nghiệp 2005

Điều 1. …Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
Điều 8. Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực hiện các công việc khác theo quy định của Nghị định này.
Điều 10.[7] Thủ tục, hồ sơ xin làm con dấu thực hiện như sau:
4. Các tổ chức kinh tế được thành lập theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư không phải cấp giấy phép làm con dấu, nhưng phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an trước khi sử dụng.

Nghị định 58/2001/NĐ-CP

Theo đó, thời gian này doanh nghiệp khi sử dụng con dấu phải có đăng ký mẫu dấu thì mới được sử dụng.

Kể từ 01/07/2015 theo quy định của luật doanh nghiệp 2014 cơ quan công an không còn quản lý con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu dấu tới cơ quan ĐKKD trước khi sử dụng theo điều 44 luật doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, quy định này đã bị bãi bỏ từ 01/01/2021 khi Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Luật doanh nghiệp 2014

Từ ngày 01/01/2021, theo quy định của luật doanh nghiệp 2020 hiện không quy định doanh nghiệp tự quản lý dấu của mình

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Luật doanh nghiệp 2020

Hiện tại, theo quy định này doanh nghiệp không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với bất cứ cơ quan nào (tự quyết định).

Xem thêm: Các quốc gia sử dụng con dấu?

Tra cứu mẫu dấu cũ của doanh nghiệp như thế nào?

Trước đây, đối với các mẫu dấu cũ đã được đăng theo quy định cũ có thể tra cứu trên trang dangkykinhdoanh.gov.vn và chọn mục Danh mục sản phẩm > Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp > Mẫu dấu. Tuy nhiên, hiện nay cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia đã bỏ phần này do vậy doanh nghiệp không thể tra cứu mẫu dấu cũ được nữa.

Đăng ký tài khoản ngân hàng có cần mẫu dấu?

Như đã nêu trong bài viết, các doanh nghiệp thành lập từ 01/01/2021 sẽ không có đăng ký hay thông báo mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, khi đi đăng ký tài khoản ngân hàng thì lại yêu cầu mẫu dấu. Trường hợp này doanh nghiệp phải làm như thế nào? Có hai cách giải quyết khi đăng ký tài khoản doanh nghiệp tại ngân hàng như như sau:

Cách 1: Yêu cầu giao dịch viên liên hệ bộ phận pháp chế để cập nhật thông tin bằng cách gửi link bài viết này (đã trích rõ quy định pháp luật) cho giao dịch viên.

Cách 2: Doanh nghiệp tự soạn thảo văn bản xác nhận mẫu dấu và gửi cho ngân hàng. Tham khảo mẫu dưới đây

Nhưng điểm mới về con dấu doanh nghiệp

1. Công nhận con dấu là chữ ký số

Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:
– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
– Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

2. Bỏ quy định về thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014. Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

3. Doanh nghiệp tự chủ về hình thức con dấu

Hiện hành, theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì nội dung con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp. Nhưng Luật Doanh nghiệp 2020 đã loại bỏ yêu cầu này. Vì vậy, doanh nghiệp có thể chủ động nội dung mà mình mong muốn.

4. Quản lý, lưu giữ con dấu của doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2014 việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Nhưng tại Luật Doanh nghiệp 2020 việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.