Thủ tục làm lại giấy khai sinh bị mất

Giấy khai sinh là tài liệu bất kỳ ai cũng có, tuy nhiên trong một số trường hợp bị mất giấy khai sinh thì phải làm như thế nào? Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản chính bị mất cần chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ gì?

Các trường hợp cấp lại giấy khai sinh bị mất

Hiện tại theo quy định của pháp luật việc mất giấy khai sinh được chia ra làm 2 trường hợp:
– Mất giấy khai sinh bản gốc nhưng nơi đăng ký khai sinh vẫn lưu hồ sơ về việc khai sinh
– Mất giấy khai sinh bản gốc và toàn bộ các giấy tờ khai sinh

Mất giấy khai sinh bản gốc nhưng còn hồ sơ về việc đăng ký khai sinh

Nếu tại UBND xã vẫn đang lưu trữ những thông tin đăng ký khai sinh của người bị mất giấy khai sinh thì sẽ không có thủ tục cấp lại giấy khai sinh. Trường hợp này người bị mất giấy khai sinh bản chính sẽ làm thủ tục để xin trích lục lại nội dung khai sinh đã đăng ký theo điều 63 Luật cư trú 2014

Điều 63. Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Hồ sơ xin trích lục khai sinh

Giấy tờ phải xuất trình khí trích lục khai sinh
– Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Giấy tờ phải nộp khi trích lục khai sinh
– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
– Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Mất giấy khai sinh bản gốc và toàn bộ các giấy tờ khai sinh

Đối với các trường hợp UBND cấp xã không còn lưu giữ các thông tin đăng ký khai sinh của người bị mất giấy khai sinh trường hợp này sẽ cần làm thủ tục “đăng ký lại khai sinh” theo quy định tại điều 24 nghị định 123/2015/NĐ-CP:
– Đăng ký khai sinh trước 01/01/2016
– Bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại
– Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh

– Tờ khai theo mẫu có kèm theo cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh
– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó. Ví dụ: bản sao giấy khai sinh, chứng minh, sổ hộ khẩu…
– Văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý ( trong trường hợp người yêu cầu đăng ký lại là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang)

Lưu ý:
– Trường hợp người yêu cầu có bản sao giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.
– Nếu người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Trình tự thủ tục đăng ký lại khai sinh

– Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp 1 bộ hồ sơ tới Ủy ban nhân dân xã phường
– Trường hợp thực hiện đăng ký lại khai sinh tại Ủy ban nhân dân xã nơi thực hiện đăng ký khai sinh trước đây, trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện kiểm tra xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại khoản 2 điều 16 Luật Hộ tịch 2014
– Nếu đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân xã không phải nơi đăng ký khai sinh trước đây, công chức tư pháp- hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân gửi văn bản đề nghị tới Ủy ban nhân dân xã đăng ký khai sinh trước đây xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương. Ủy ban nhân dân xã nhận được văn bản đề nghị phải tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Ủy ban nhân dân xã nơi nhận được yêu cầu đăng ký lại khai sinh trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh không còn lưu giữ hồ sơ,  nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại khoản 2 điều 16 Luật Hộ tịch 2014.

Dịch vụ làm lại khai sinh

Đối với trường hợp khách hàng không có thời gian thực hiện thủ tục nêu trên có thể yêu cầu AZLAW thực hiện dịch vụ này. Khi thực hiện dịch vụ khách hàng sẽ được hỗ trợ các vấn đề sau:
– Tư vấn về quy định, thủ tục để cấp lại giấy khai sinh
– Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ giấy tờ để thực hiện cấp lại giấy khai sinh
– Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục cấp lại giấy khai sinh tại cơ quan có liên quan
Lưu ý khi thực hiện dịch vụ sẽ phải làm ủy quyền đăng ký hộ tịch tại văn phòng công chứng.