Thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Thủ tục, hồ sơ, trình tự đăng ký mã vạch sản phẩm (barcode). Hướng dẫn trình tự thủ tục đăng ký mã vạch
Nội dung bài viết
Hiện nay khi mua các sản phẩm tại các siêu thị hoặc các sản phẩm nhập khẩu, việc thấy mã vạch (barcode) không phải là điều xa lạ. Về khái niệm, bản chất mã vạch là một mã để đánh dấu sản phẩm, mang tính chất quản lý và được công nhận chung trên toàn cầu. Nhìn vào mã vạch bạn có thể biết được sản phẩm do đơn vị nào sản xuất và xuất xứ từ đất nước nào. Tại Việt Nam, việc đăng ký mã vạch được thực hiện tại Văn phòng GS1 VN – Viện tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam.
Hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm theo quy định tại điều 19c nghị định 132/2008/NĐ-CP (Sửa đổi bởi nghị định 74/2018/NĐ-CP) như sau:
1. Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch (Mẫu tại nghị định 13/2022/NĐ-CP)
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.
Thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận; Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.
AZLAW cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng. Vui lòng liên hệ AZLAW để được hỗ trợ.
Các loại mã vạch sản phẩm khi đăng ký mã vạch
Mã doanh nghiệp (GCP): Là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình
- Mã GCP-7: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 dưới 100.000 loại sản phẩm;
- Mã GCP-8: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;
- Mã GCP-9: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;
- Mã GCP-10: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm.
Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): Là mã dùng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng.. của DN, được sử dụng trong trao đổi dữ liệu điện tử hoặc phục vụ quá trình truy xuất nguồn gốc. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm). Mỗi mã GLN chỉ được cấp cho một địa điểm, pháp nhân duy nhất.
- GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:
- Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…
- Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…
- Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính.
Mã số rút gọn EAN-8: được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cầp riêng cho từng sản phẩm.
Hướng dẫn cấp mã GTIN (mã số thương phẩm toàn cầu) cho sản phẩm
Bước 1: Cấp mã số cho từng sản phẩm
Cấu trúc mã – Nguyên tắc cấp mã
Mã trên thương phẩm bán lẻ: Trên thương phẩm bán lẻ sẽ sử dụng mã thương phẩm toàn cầu GTIN – 13.
Cấu tạo của một mã GTIN – 13 như sau:
– Mã doanh nghiệp (Company prefix): có thể có 7, 8, 9 hoặc 10 chữ số gồm:
Mã quốc gia GS1 (GS1 prefix) : của Việt Nam là 893
Số phân định doanh nghiệp (Manufacture’s number)
– Số phân định vật phẩm (Item number): có thể có 5, 4, 3 hoặc 2 chữ số
– Số kiểm tra (check digit): 1 chữ số
Sau khi doanh nghiệp được cấp mã số doanh nghiệp GS1 (GCP-8, GCP-9, GCP-10), doanh nghiệp sẽ tự ấn định mã số sản phẩm cho các sản phẩm của mình
Mã số sản phẩm do doanh nghiệp tự quản lý và cấp cho các sản phẩm của mình. Các sản phẩm có dung tích, trọng lượng, quy cách đóng gói, kích cỡ, kiểu dáng, màu sác…. khác nhau sẽ phải cấp một mã số sản phẩm khác nhau.
Ví dụ: Công ty A đã được cấp mã doanh nghiệp GCP-10 là 893 1234567. Đây là mã số doanh nghiệp có 10 chữ số. Với loại mã doanh nghiệp này, doanh nghiệp có thể cấp mã sản phẩm cho 100 loại sản phẩm của mình (mã sản phẩm từ 00 đến 99). Doanh nghiệp này có các sản phẩm là nước uống đóng chai với các loại chai có dung tích 500ml, 1500ml, 19lit. Doanh nghiệp sẽ ấn định mã sản phẩm như sau:
– Loại chai 500ml doanh nghiệp gán mã số sản phẩm là 00, dãy mã GTIN 13 đầy đủ sẽ là 893 1234567 00 C
– Loại chai 1500ml gán mã số sản phẩm là 01, dãy mã GTIN 13 đầy đủ là 893 1234567 01 C
– Loại bình 19 lit gán mã số sản phẩm là 02, dãy mã GTIN 13 đầy đủ là 893 1234567 02 C
Một số lưu ý khi cấp mã số sản phẩm:
- Cấp mã số sản phẩm liên tục không phân nhóm.
- Khi có sự thay đổi về đặc tính, cấu tạo… của một sản phẩm đã được cấp một mã số sản phẩm thì phải cấp mới cho vật phẩm đó một mã số sản phẩm khác.
- Không cấp lại GTIN cấp cho sản phẩm đã loại bỏ (không sản xuất nữa) cho sản phẩm khác.
Mã số đơn vị thương mại GTIN- 14
Nếu các sản phẩm đã có mã số phân định vật phẩm GTIN-13 nêu ở trên cần thiết phải đóng vào trong các thùng hàng. Các thùng hàng này không được tiêu thụ ở mức bán lẻ thì có thể sử dụng mã số thương phẩm GTIN-14 (xem TCVN 6512:2007) cấu trúc mã như sau: VL 893 MMMMMM XXX C
VL: số giao vận/ phương án đóng thùng: được tự ấn định từ 1÷8
893 MMMMMMM XXX – là 12 chữ số chuyển từ mã phân định vật phẩm GTIN-13 đã cấp cho sản phẩm trong thùng
C: số kiểm tra được tính từ 13 số còn lại
Ví dụ nếu với chai nước tinh khiết 500 ml (xem Ví dụ phần 1) đóng 12 chai/ thùng sẽ được tách ra khi bán lẻ thì có thể mang phương án đóng thùng số 1 (VL=1), và chai nước tinh khiết 500 ml đóng 24 chai/ thùng sẽ được mang phương án đóng thùng số 2 (VL=2) lúc này mã số ITF-14 sẽ như sau: đối với thùng 12 chai “1 893 1234567 00 C” đối với thùng 24 chai “2 893 1234567 00 C”.
VL là 0 trong trường hợp cấp cho thùng chứa nhiều sản phẩm có mã GTIN-13 trong thùng. Khi đó 893 MMMMMMM XXX – là 12 chữ số chuyển từ mã phân định vật phẩm GTIN-13 chưa cấp cho sản phẩm nào
VL là 9 trong trường hợp thùng chứa sản phẩm có đo lường thay đổi.
Phí, lệ phí khi đăng ký mã vạch
Theo Thông tư số 232/2016/TT-BTC mức thu phí cấp mã số mã vạch được quy định cụ thể như sau:
Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch
| STT | Phân loại phí | Mức thu (đồng/mã) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng) | 1.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 300.000 |
| 3 | Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) | 300.000 |
Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)
| STT | Phân loại phí | Mức thu (đồng/năm) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 | |
| 1.1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm) | 500.000 |
| 1.2 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm) | 800.000 |
| 1.3 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm) | 1.500.000 |
| 1.4 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm) | 2.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 200.000 |
| 3 | Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) | 200.000 |
Trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch từ ngày 1/7 thì mức phí duy trì nộp trong năm đăng ký bằng 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định nêu trên.
Xem thêm: Đăng ký mã vạch online
Mức phạt liên quan tới mã số mã vạch
Mức phạt mã số mã vạch theo quy định tại nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi nghị định 126/2021/NĐ-CP) như sau:
Điều 32. Vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch
1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
b) Sử dụng mã số mã vạch khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;
1a. Không thực hiện đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.
a) Phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí duy trì sử dụng mã số mã vạch. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng.
b) Biện pháp khắc phục hậu quả
Buộc nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.
c) Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
d) Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;
e) Khai báo thông tin về mã số mã vạch trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN thể hiện hoặc sử dụng mã truy vết, thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không có dữ liệu hoặc có dữ liệu nhưng nội dung, dữ liệu không đúng quy định, hoặc thực hiện gắn thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để thể hiện cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không khai báo, cập nhật thông tin đúng quy định về việc thể hiện hình thức, nội dung thẻ, tem, nhãn, định dạng bằng một phương thức thích hợp.