Liên hệ tư vấn 1900.6165
Chủ Nhật, Tháng Mười 13

Xác thực tính toàn vẹn (không thay đổi) của dữ liệu được ký

Trong một số trường hợp khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số, khách hàng có thể gặp phải thông báo yêu cầu sửa đổi hồ sơ với nội dung “người ký xác thực hồ sơ chưa ký tính toàn vẹn dữ liệu sau khi ký xác thực hồ sơ” hoặc yêu cầu “xác thực các văn bản lưu trong cùng 1 file” như hợp đồng dịch vụ, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ. Trường hợp này bộ phận tư vấn pháp luật của AZLAW sẽ giải đáp trong bài viết sau:

Thứ nhất, về vấn đề đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, việc hồ sơ hợp lệ và quy trình được hướng dẫn tại điều 36, 37 nghị định 78/2015/NĐ-CP và nghị định 108/2018/NĐ-CP

Điều 36. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:
1. Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
2. Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử.
3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của một trong các chủ thể sau đây: 
a) Cá nhân có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo quy định; 
b) Người được cá nhân quy định tại điểm a khoản 3 Điều này ủy quyền thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp này, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 11 Nghị định này
Điều 37. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
1. Cá nhân quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định này kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 
2. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, cá nhân quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định này sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. 
3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. 
4. Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử quy định tại Điều này cũng áp dụng đối với việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Tại điều 4 về nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp cũng quy định rõ:

Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp
1. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, chữ ký của những người đại diện theo pháp luật trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý như nhau.
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp.

Tại luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn cũng không quy định nội dung yêu cầu “người ký xác thực hồ sơ chưa ký tính toàn vẹn dữ liệu sau khi ký xác thực hồ sơ” do vậy, nội dung này là không bắt buộc trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Việc kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản là trách nhiệm của chuyên viên thụ lý hồ sơ, không phải của người thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Do vậy, yêu cầu này là không có cơ sở.

Thứ hai, việc ký số bằng các phần mềm ký số hiện nay thực hiện theo file văn bản. Đối với một file văn bản có nhiều trang “ký hiệu” ký số chỉ thể hiện ở một trang và áp dụng với toàn bộ nội dung văn bản. Do vậy đối với văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại điều 11 nghị định 78/2015/NĐ-CP khi nhận uỷ quyền là tổ chức uỷ quyền sẽ gồm: hợp đồng dịch vụ + giấy giới thiệu + bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân. Hiện tại trên hệ thống ĐKKD chỉ thể hiện duy nhất “Văn bản uỷ quyền cho người thực hiện hồ sơ đăng ký kinh doanh” nên việc đưa 3 nội dung trên vào một file hoàn toàn phù hợp thực tế

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165