Xử lý đối với hoá đơn điện tử viết sai

Hoá đơn điện tử cũng như hoá đơn giấy, trong một số trường hợp vẫn có thể bị viết sai như các hoá đơn giấy. Tuy nhiên cách thức xử lý đối với hoá đơn điện tử đã lập bị viết sai là tương đối khác nhau so với hoá đơn giấy.

Xử lý hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC

Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Tóm lại:
1. Nếu sai tên, địa chỉ không cần xóa bỏ hay lập hóa đơn thay thế, chọn mục giải trình với cơ quan thuế. Trên thực tế khi thực hiện tại phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp đơn vị không cần làm riêng Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Phần này đã được tích hợp sẵn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử (Ví dụ: Bkav). Đơn vị chỉ cần chọn vào hóa đơn điện tử và chọn phần giải trình với cơ quan thuế, sau đó nhập nội dung giải trình và ký gửi cơ quan thuế

2. Sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai sót (Nếu hai bên có thỏa thuận thì lập thêm bên bản thỏa thuận, còn lại thì ko cần lập). Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Xem thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót trên Bkav eHoadon

MẪU BIÊN BẢN THỎA THUẬN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
—————

BIÊN BẢN THỎA THUẬN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

Bên A:
Mã số thuế:
Địa chỉ:
Đại diện
Bên B:
Mã số thuế:
Địa chỉ:
Đại diện
Hai bên thống nhất lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh GTGT số………., ký hiệu………ngày ………. cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh:
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Chữ ký hai bên

Xử lý hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC

Khi hóa đơn có sai sót, kế toán phải căn cứ vào nội dung , trường hợp sai sót cụ thể để đưa ra phương án điều chỉnh đúng quy định. Theo điều 9 , thông tư 32/2011/TT-BTC

Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Sau đây là từng trường hợp cụ thể như sau:
1. Nếu chưa gửi hóa đơn cho khách hàng thì được phép xóa hóa đơn lập sai và xuất hóa đơn mới (Theo công văn 3411/ TCT-CS ngày 29/8/2019)
2. Nếu đã gửi hóa đơn điện tử đã lập sai cho khách hàng thì xác định lại xem hóa đơn đó đã được kê khai thuế hay chưa ?
– Nếu chưa khai thuế => Lập biên bản hủy hóa đơn , biên bản thỏa thuận 2 bên, lập hóa đơn thay thế
– Nếu đã kê khai thế => Lập biên bản điều chỉnh , xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót
– Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.
3. Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn
Để đảm bảo nguyên tắc: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải có đủ chữ ký của bên mua và bên bán
– Nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử
– Nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải được lập bằng giấy và ký trực tiếp

Theo quy định tại điều 24 nghị định 119/2018/NĐ-CP việc xử lý hoá đơn điện tử không có mã đã lập như sau:

Điều 24. Xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.
2. Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.
3. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót quy định tại Điều này.

Theo đó khi hoá đơn điện tử bị sai sót cần làm các công việc sau đây:
– Lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót
– Lập thông báo huỷ hoá đơn điện tử (mẫu số 04) gửi cho cơ quan thuế. (Đối với hoá đơn giấy là xoá bỏ thì hoá đơn điện tử là huỷ, khách hàng lưu ý phần này)