Thứ Sáu (24/09/2021)

Xử lý hóa đơn đã lập, viết sai, lập sai

Hoá đơn lập sai, viết sai xử lý như thế nào? Các trường hợp hoá đơn lập sai? Cách thức xử lý hoá đơn lập sai, viết sai

Nếu hóa đơn viết sai thì xử lý ra sao? Đây là vướng mắc đối với rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình hoạt động mà xuất hóa đơn bị sai thông tin. Bài viết này của AZLAW sẽ giúp quý doanh nghiệp giải đáp những vướng mắc đó.

Hoá đơn lập sai, viết sai là gì?

Các trường hợp lập hoá đơn không đúng thông tin thực tế của doanh nghiệp như tên khách hàng; tên hàng hoá, dịch vụ; địa chỉ khách hàng…được coi là các trường hợp lập sai hoá đơn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoá đơn lập sai vẫn có thể xử lý để đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Các trường hợp xử lý hoá đơn viết sai

Việc xử lý hoá đơn viết sai thực hiện theo quy định tại điều 20 thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.

Như vậy, tổng hợp lại các trường hợp lập sai hoá đơn như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn chưa giao cho khách hàng

Nếu phát hiện hóa đơn lập sai (sai bất kỳ thông tin gì), thì bên bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai. Rồi lập hóa đơn mới cho khách hàng.

Trường hợp 2: Hoá đơn đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

Người bán thực hiện xoá bỏ hoá đơn + lập biên bản thu hồi + gạch chéo các liên và viết lại hoá đơn mới cho khách hàng

Xem thêm: Biên bản thu hồi hoá đơn

Trường hợp 3: Hoá đơn đã giao cho người mua và đã cung cấp hàng hoá dịch vụ, hai bên đã khai thuế

Hai bên lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).ư

Đặc biệt lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng theo hương dẫn tại khoản 7 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi bổ sung thông tư 39/2014/TT-BTC) có quy định:

7. Sửa đổi, bổ sung Điều 16 như sau:
b) Sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 2 Điều 16 như sau:
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Ví dụ: Công ty A xuất hóa đơn cho công ty B nhưng sau đó phát hiện số tiền bằng chữ ghi trên hóa đơn bị sai từ sáu trăm ngàn đồng thành sáu trăm sáu mươi ngàn đồng, cả hai bên đều đã thực hiện kê khai thuế do đó trong trường hợp này hóa đơn được xử lý như sau:
– Công ty A và công ty B lập biên bản ghi rõ sai sót
– Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh. Lưu ý: hóa đơn điều chỉnh cột ” Tên hàng hóa, dịch vụ” các bên phải ghi rõ ” điều chỉnh dòng số tiền bằng chữ của hóa đơn số…., ký hiệu…, ngày….. từ: sáu trăm sáu mươi ngàn đồng thành sáu trăm ngàn đồng”

Cần lưu ý theo quy định khi xử lý hoá đơn viết sai theo các căn cứ sau:
– Đã giao hoá đơn cho khách hàng hay chưa?
– Hai bên đã khai thuế hay chưa?
– Nội dung viết sai hoá đơn là gì?
Một số trường hợp kế toán xác định hoá đơn có xé khỏi cuống hay không hoàn toàn không có cơ sở. Nếu các bạn cho rằng hoá đơn đã xé khỏi cuống tương đương hoá đơn đã giao cho khách hàng là không chính xác


Chưa giao hóa đơn ghi sai cho khách hàng, không cần lập biên bản thu hồi

1. Hóa đơn sau khi viết đã xé khỏi quyển nhưng chưa giao khách hàng phát hiện sai (thông tin, số tiền…), theo qui định phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn. Tuy nhiên trong trường hợp này, công ty chúng tôi chưa giao khách hàng nên họ không đồng ý ký tên vào biên bản thu hồi hóa đơn. Như vậy Biên bản thu hồi nếu lập thì chỉ có chữ ký bên bán có được không?
2. Hóa đơn sau khi viết và xé liên 2 đưa khách hàng, tuy nhiên lúc này phát hiện sai thông tin hóa đơn (do khách hàng cung cấp sai), không ảnh hưởng số tiền. Chúng tôi có thể lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho việc lập Biên bản thu hồi hóa đơn và lập lại hóa đơn mới không?

Cục thuế TPHCM trả lời: Căn cứ Khoản 1 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định xử lý đối với hóa đơn đã lập:

Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

Căn cứ điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau

…Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Căn cứ quy định trên:
1. Trường hợp Công ty khi lập hóa đơn (hóa đơn đã xé rời khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng) nếu phát hiện sai sót thì Công ty gạch chéo các liên và lưu giữ lại số hóa đơn đã lập sai.
2. Trường hợp Công ty lập hóa đơn và đã xuất giao liên 2 cho khách hàng, nếu phát hiện sai sót về thông tin trên hóa đơn (sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua, không ảnh hưởng số tiền) thì hai bên lập Biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.


Xử lý đối với hoá đơn đã lập trong các trường hợp trả hàng theo phụ lục IV thông tư 39/2014/TT-BTC

Phụ lục 4
HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG HÓA,
DỊCH VỤ ĐỐI VỚI MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP
(Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC  ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính)

2.8. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

2.10. Cơ sở xây dựng có công trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực hiện dài, việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao, phải lập hóa đơn thanh toán khối lượng xây lắp bàn giao. Hóa đơn GTGT phải ghi rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT.  Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành đã lập hóa đơn thanh toán giá trị công trình nhưng khi duyệt quyết toán giá trị công trình XDCB có điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải thanh toán thì lập hóa đơn, chứng từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán.

2.12. Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải lập hóa đơn theo quy định.

Tổ chức cho thuê tài chính cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải có hóa đơn GTGT (đối với tài sản mua trong nước) hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (đối với tài sản nhập khẩu); tổng số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu).
Các trường hợp tài sản mua để cho thuê không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, không có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì không được ghi thuế GTGT trên hóa đơn.
Việc lập hóa đơn như sau:
– Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính chuyển giao toàn bộ số thuế GTGT ghi trên hóa đơn tài sản mua cho thuê tài chính cho bên đi thuê tài chính được kê khai khấu trừ một lần thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính, tổ chức cho thuê tài chính lập hóa đơn cho bên đi thuê để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau:
Trên hóa đơn GTGT thu tiền lần đầu của dịch vụ cho thuê tài chính, tổ chức cho thuê tài chính ghi rõ: thanh toán dịch vụ cho thuê tài chính và thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính, dòng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ cho thuê tài chính (không bao gồm thuế GTGT của tài sản), dòng thuế suất không ghi và gạch chéo, dòng tiền thuế GTGT ghi đúng số thuế GTGT đầu vào của tài sản cho thuê tài chính.
– Xử lý lập hóa đơn khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn:
+ Thu hồi tài sản cho thuê tài chính: Trường hợp tổ chức cho thuê tài chính và bên đi thuê lựa chọn khấu trừ toàn bộ số thuế GTGT của tài sản cho thuê, bên đi thuê điều chỉnh thuế GTGT đã khấu trừ tính trên giá trị còn lại chưa có thuế GTGT xác định theo biên bản thu hồi tài sản để chuyển giao cho tổ chức cho thuê tài chính. Trên hóa đơn GTGT ghi rõ: xuất trả tiền thuế GTGT của tài sản thu hồi; dòng tiền hàng, dòng thuế suất không ghi và gạch bỏ; dòng tiền thuế ghi số tiền thuế GTGT tính trên giá trị còn lại chưa có thuế GTGT xác định theo biên bản thu hồi tài sản.
+ Bán tài sản thu hồi: Tổ chức cho thuê tài chính khi bán tài sản thu hồi phải lập hóa đơn GTGT theo quy định giao cho khách hàng.

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

Gọi ngay