Liên hệ tư vấn 1900.6165

Xử lý mất hóa đơn và xử phạt hành chính

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh. Vì vậy mà việc lưu giữ, chứng từ, hóa đơn cần sự cẩn thận trong quá trình cất giữ. Tuy nhiên một số trường hợp hóa đơn vẫn bị mất thì phải xử lý như thến nào. Trong bài này sẽ đề cập tới điều đó.

Căn cứ xử lý khi làm mất hóa đơn

  • Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP và nghị định số 04/2014/NĐ-CP Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
  • Nghị định 49/2016/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 109/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn

Xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập

Tại Khoản 1 Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về cách xử lý cụ thể như sau

Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính như sau:

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

g) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Như vậy:

  • Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC)
  • Thời hạn báo cáo: trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng
  • Mức xử phạt vi phạm hành chính: từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng

Lưu ý: mức xử phạt này áp dụng đối với từng lần làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Trường hợp mất, cháy hỏng liên 2 của hóa đơn GTGT đã lập

Tại Khoản 2 Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về cách xử lý cụ thể như sau

Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính như sau:

Điều 3. Sửa đổi, bổ sung một số Điều quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý hóa đơn

6. Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 39 như sau:

1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Như vậy

  • Bên làm mất, cháy, hỏng hóa đơn làm Báo cáo gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC)
  • Hai bên (bên bán và bên mua) lập Biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, trong đó ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào; có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu của bên bán
  • Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn có chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và con dấu của bên bán để giao cho người mua
  • Thời hạn báo cáo: trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng
  • Mức xử phạt vi phạm hành chính: từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng

Lưu ý: mức xử phạt này áp dụng đối với từng lần làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Nếu cần bất cứ hướng dẫn, hỗ trợ nào khác khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài luật sư để được giải đáp qua số điện thoại 19006165

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165