Liên hệ tư vấn 1900.6165
Chủ Nhật (05/07/2020)

Ý nghĩa ký hiệu trên hóa đơn

Doanh nghiệp các bạn thuộc đối tượng được đặt in hóa đơn. Trên hóa đơn sẽ có ký hiệu mẫu hóa đơn. Trong bài viết này, AZLAW sẽ cho các bạn một cái nhìn rõ ràng hơn về ý nghĩa ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn): ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự

  • 2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn
  • Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
  • 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
  • 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
  • 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: 01GTKT
  • Hóa đơn bán hàng: 02GTTT
  • Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan): 07KPTQ
  • Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ: 03XKNB
  • Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý: 04HGDL

Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…

– Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:

  • Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
  • Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

Nhiều kế toán không để ý, và không biết được rằng, số thứ tự mẫu của hóa đơn phải thay đổi. Tại điểm 2 công văn số 4489/TCT-CS ngày 14/10/2014 hướng dẫn:

“2. Về ký hiệu mẫu số hóa đơn trong việc đặt in hóa đơn

Tại điểm 1.2 Phụ lục 1 (Hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn) ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn:

“Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…”

Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn nội dung bắt buộc gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, tên, địa chỉ mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; người mua, người bán ký; tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Căn cứ hướng dẫn trên, trường hợp các tiêu thức trên tờ hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như tên, địa chỉ của người bán; tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn thì doanh nghiệp phải thay đổi số thứ tự mẫu hóa đơn.”

Theo đó, khi đặt in hóa đơn lần tiếp theo, trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi tên, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc thay đổi tổ chức nhận in hóa đơn thì trên hóa đơn phải thay đổi số thứ tự mẫu hóa đơn.

Ví dụ: AZLAW đã thông báo phát hành 01 mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên với ký hiệu mẫu số hóa đơn 01GTKT3/001, hóa đơn được in tại Công ty TNHH In X. Trường hợp khi đặt in hóa đơn tiếp theo để sử dụng, AZLAW có sự thay đổi tên, địa chỉ hoặc chuyển sang đặt in tại tổ chức nhận in khác (Công ty TNHH In Y) thì ký hiệu mẫu số hóa đơn phải thay đổi thành 01GTKT3/002.

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165