Xử lý hoá đơn với hàng trả lại?

Hỏi: Hàng hoá do đơn bị bán hàng đã xuất hoá đơn nhưng sau đó khách hàng không hài lòng với sản phẩm trả lại hàng thì doanh nghiệp phải xử lý hoá đơn như thế nào?

Trả lời: Đối với việc xuất hoá đơn hàng bị trả lại khách hàng có thể tham khảo nghị định 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn của các cơ quan thuế cu thể.

Hướng dẫn xuất hóa đơn cho hàng bán bị trả lại theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Về nguyên tắc sử dụng hoá đơn chứng từ tại khoản 1 điều 4 nghị định

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Theo quy định này, khi bán hàng hoá, cung cung cấp dịch vụ thì bên bán phải lập hoá đơn. Tại khoản 2 điều 19 nghị định quy định các trường hợp hoá đơn sai sót gồm

Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
…
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
…

Theo quy định này, thông thường sẽ có hai trường hợp xử lý:
– Người mua lập hoá đơn điện tử giao lại cho người bán
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập

Tuy nhiên, trong một số trường hợp người mua là cá nhân không thể lập hoá đơn giao lại cho người bán. Vì vậy, các cơ quan thuế khác nhau có hướng dẫn khác nhau. Cụ thể:

Công văn 67049/CTHN-TTHT V/v hướng dẫn về hóa đơn hoàn trả hàng hóa của cục thuế TP Hà Nội ngày 15/09/2023 hướng dẫn:

…Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH Bán lẻ Fujimart Việt Nam là người mua hàng thực hiện mua hàng hóa từ nhà cung cấp (người bán), người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại hàng hóa thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ việc hoàn trả hàng hóa (người mua không phải thực hiện lập hóa đơn khi hoàn trả hàng). Căn cứ vào hóa đơn hoàn trả hàng hóa, người bán và người mua thực hiện kê khai tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn hoàn trả hàng hóa…

Công văn 9342/CQTNI-TTHT ngày 05/09/2023, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh hướng dẫn:

…Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty bán hàng (người bán) và đã lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng (người mua), khi người mua hoàn trả hàng hóa do hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nguyên nhân và thực hiện như sau: Người mua lập hóa đơn điện tử giao lại cho người bán theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP hoặc có thể lựa chọn một trong hai cách là người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP…

Hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 do Cục Thuế TP. HCM hướng dẫn:

…
Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
…

Do vậy, đối với các trường hợp cụ thể khách hàng có thể căn cứ vào văn bản hướng dẫn của địa phương để có phương án xử lý thích hợp. Các trường hợp áp dụng theo hướng dẫn của cơ quan thuế sẽ không bị xử phạt.