Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ xác nhận việc khấu trừ thuế TNCN khi doanh nghiệp, tổ chức kháu trừ thuế TNCN của người lao động theo điều 25 thông tư 111/2013/TT-BTC

Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
1. Khấu trừ thuế
Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập, cụ thể như sau:
a) Thu nhập của cá nhân không cư trú
Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập chịu thuế cho cá nhân không cư trú có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả thu nhập. Số thuế phải khấu trừ được xác định theo hướng dẫn tại Chương III (từ Điều 17 đến Điều 23) Thông tư này.
b) Thu nhập từ tiền lương, tiền công
b.1) Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, kể cả trường hợp cá nhân ký hợp đồng từ ba (03) tháng trở lên tại nhiều nơi.
b.2) Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên nhưng nghỉ làm trước khi kết thúc hợp đồng lao động thì tổ chức, cá nhântrả thu nhập vẫn thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.
b.3) Đối với cá nhân là người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập căn cứ vào thời gian làm việc tại Việt Nam của người nộp thuế ghi trên Hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc tại Việt Nam để tạm khấu trừ thuế theo Biểu lũy tiến từng phần (đối với cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam từ 183 ngày trong năm tính thuế) hoặc theo Biểu thuế toàn phần (đối với cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế).
b.4) Doanh nghiệp bảo hiểm có trách nhiệm khấu trừ thuế đối với khoản tiền phí tích lũy tương ứng với phần người sử dụng lao động mua cho người lao động bảo hiểm nhân thọ (không bao gồm bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam. Số thuế khấu trừ được xác định theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế trên khoản tiền phí bảo hiểm đã mua hoặc đóng góp trước khi trả lương cho người lao động đối với khoản bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam được phép bán bảo hiểm tại Việt Nam mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập mua cho người lao động. Số thuế khấu trừ được xác định theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC
b.5) Số thuế phải khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được xác định theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư này; của cá nhân không cư trú được xác định theo Điều 18 Thông tư này.
…
i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác
Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.
Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Căn cứ vào cam kết của người nhận thu nhập, tổ chức trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) và nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật quản lý thuế.
Cá nhân làm cam kết theo hướng dẫn tại điểm này phải đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.  
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014. 
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Từ ngày 01/07/2022 việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN thực hiện tương tự việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với các trường hợp đang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũ (giấy) xử lý như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn kể từ ngày 1/7/2022. Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN chưa sử dụng còn tồn doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gạch chéo, lưu giữ và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) gửi đến CQT quản lý trực tiếp theo quy định. Theo điều 59 nghị định 123/2020/NĐ-CP

Điều 59. Hiệu lực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Mặt khác tại khoản 5, điều 12 thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn

Điều 12. Xử lý chuyển tiếp
5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin đượcáp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

Căn cứ các quy định trên, kể từ ngày 01/7/2022 các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in và Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp và chuyên sang sử dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế cấp còn tồn thì các tổ chức chi trả thu nhập gạch chéo và lưu giữ tại quyển và điền vào phần sử dụng tại cột xóa bỏ trong bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC)

Công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT ngày 29/06/2022

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Thời điểm lập chứng từ theo quy định tại điều 31 nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau

Điều 31. Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Tuy nhiên tại điều 4 lại có quy định:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ:
1. Cá nhân A ký HĐLĐ có thời hạn là 2 tháng và có khấu trừ thuế 10% với công ty B. Công ty B sẽ xuất CTKTT cho cá nhân A là 2 tháng hoặc nếu trong TH cá nhân A ký nhiều HDLĐ dưới 3 tháng với cty B thì công ty B lựa chọn hình thức xuất theo từng lần hoặc theo 1 kỳ tính thuế (là năm tài chính hoặc dương lịch)
2. Cá nhân A ký HĐLĐ dài hạn với cty B và có khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến từng phần thì công ty B chỉ phải cấp 1 chứng từ KTT cho 1 kỳ tính thuế.