Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định hiện hành, trường hợp phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo quy định tại điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Việc sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thường được sử dụng với 2 mục đích: Lưu trữ hoặc sử dụng trong một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn giấy như đi đường hoặc đăng ký một số phương tiện.

Cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy: Việc chuyển đổi hóa đơn theo quy định tại điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC (đã hết hiệu lực). Hiện tại, không có hướng dẫn cụ thể về hình thức hóa đơn chuyển đổi (ngoài quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hiện tại, các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đều có thể in hóa đơn chuyển đổi, mỗi đơn vị về mặt giao diện có thể khác nhau. Do vậy, để biết cách in hóa đơn chuyển đổi khách hàng có thể tự liên hệ theo số hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Lưu ý
1. Hóa đơn chuyển đổi được in mấy lần? Theo quy định thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy được phép chuyển đổi một (01) lần duy nhất
2. Nội dung trên hóa đơn điện tử chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ảnh đầy đủ và toàn vẹn nội dung hóa đơn điện tử gốc và ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Ngoài ra, hóa đợn điện tử cần có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn