Trạng thái hồ sơ hoàn thuế

Trạng thái hồ sơ hoàn thuế là gì? Khi gửi hồ sơ hoàn thuế, hệ thống thuế sẽ hiển thị trạng thái của hồ sơ hoàn thuế. Theo đó, người nộp thuế sẽ biết được tình trạng của hồ sơ hoàn thuế minh đang thực hiện.

Ý nghĩa trạng thái hồ sơ hoàn thuế? Theo hướng dẫn tại Danh mục 2.1 ban hanh kèm theo Quyết định 679/QĐ-TCT năm 2023 thì khi hồ sơ hoàn thuế nộp thành công tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế thì người nộp thuế có thể theo dõi trạng thái hồ sơ hoàn thuế thông qua trạng thái hồ sơ như sau:

DANH MỤC 2.1. TRẠNG THÁI HỒ SƠ HOÀN THUẾ TRÊN TRỤC TRUYỀN TIN

STT	Mã trạng thái	Tên trạng thái	Ghi chú
1	01	HSHT được kiểm tra bước 1 thành công trên Cổng TTĐT của TCT	HSHT đã qua kiểm tra bước 1, đã có thông báo tiếp nhận trên Cổng TTĐT của TCT.
2	02	HSHT có lỗi cấu trúc XML	Hàng ngày, Nhóm hỗ trợ ứng dụng TMS tra cứu các HSHT trạng thái 02 để xử lý kịp thời ngay trong ngày.HSHT trạng thái 02 cán bộ kỹ thuật xử lý xong:- Trường hợp lỗi do TMS thì chuyển về 01;- Trường hợp lỗi do ứng dụng ngoài thì ứng dụng ngoài kết xuất lại HSHT.
3	03	HSHT không có lỗi cấu trúc XML chờ kiểm tra ghi hồ sơ	HSHT không có lỗi cấu trúc XML chờ kiểm tra ghi hồ sơ
4	04	Ghi sổ nhận hồ sơ thành công	HSHT được ghi sổ nhận hồ sơ thành công
5	4B	Ghi sổ nhận hồ sơ thành công, CQT phải nhập dữ liệu HSHT thủ công	– Ứng dụng hỗ trợ bước ghi QHS tự động, CQT không phải thực hiện bước ghi hồ sơ thủ công trên QHS đối với hồ sơ hoàn thuế trạng thái 4B.- CQT sau khi nhập thủ công thực hiện chuyển về trạng thái 6B.
6	5A	Ghi sổ nhận hồ sơ không thành công do lỗi của NNT	TMS trả trạng thái ra Cổng TTĐT của TCT để tạo Thông báo về việc không chấp nhận HSHT cho NNT.
7	5B	Ghi sổ nhận hồ sơ không thành công CQT phải xử lý	– CQT có trách nhiệm đưa toàn bộ HSHT ở trạng thái 5B vào hệ thống TMS.- Đối với các HSMT ở trạng thái 5B, CQT xử lý theo nguyên tắc sửa lỗi hoặc xác định nhận tự động (hướng dẫn chi tiết theo từng mã lỗi) thì CQT chuyển trạng thái HSHT về trạng thái 5C để hệ thống nhận tự động- Đối với các HSHT, CQT xác định phải nhập thủ công, sau khi nhập thủ công, CQT chuyển trạng thái HSHT về trạng thái 6B hoặc cuối ngày, hệ thống tự động quét HSHT để chuyển về trạng thái 6B.
8	5C	Ghi sổ nhận hồ sơ không thành công hệ thống tự động quét lại	Hệ thống tự động quét lại các HSHT có trạng thái 5C.
9	5D	Ghi sổ nhận hồ sơ không thành công do lỗi ứng dụng	– Cán bộ kỹ thuật ứng dụng có trách nhiệm xử lý đưa dữ liệu vào ứng dụng ngay trong ngày. Sau khi xử lý xong, chuyển trạng thái HSHT về 5C để hệ thống tự động quét lại.
10	5G	Ghi sổ nhận hồ sơ không thành công CQT thực hiện phân loại lỗi	– HSHT này CQT phải xử lý chuyển trạng thái 5A hoặc 5B hoặc 5C ngay trong ngày- Nếu CQT xác định lỗi của NNT chuyển trạng thái 5A để Cổng TTĐT của TCT trả thông báo không chấp nhận HSHT cho NNT.- Nếu lỗi của CQT hoặc ứng dụng có thể xử lý ngay thì CQT thực hiện xử lý lỗi và chuyển HSHT về trạng thái 5C để nhận lại HSHT.- Nếu lỗi của CQT hoặc của ứng dụng, chưa thể xử lý ngay thì CQT thực hiện chuyển HSHT về trạng thái 5B để trả thông báo cho NNT.
11	06	Ghi dữ liệu HSHT tự động thành công	HSHT đã được ghi nhận thành công vào phân hệ xử lý hoàn thuế
12	6B	Ghi dữ liệu HSHT thủ công thành công	CQT thực hiện chuyển HSHT về trạng thái 6B sau khi nhập thủ công HSHT vào phân hệ xử lý hoàn thuế
13	13	HSHT đã hoàn thành	HSHT đã ban hành QĐ/thông báo không được hoàn/thông báo không thuộc trường hợp hoàn
14	16	HSHT NNT đề nghị hủy	HSHT sau khi CQT ban hành Thông báo chấp nhận văn bản đề nghị hủy hồ sơ đề nghị hoàn thuế

DANH MỤC 2.2. TRẠNG THÁI VÀ NGUYÊN TẮC CHUYỂN TRẠNG THÁI GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HOÀN THUẾ

STT	Mã trạng thái	Tên trạng thái	Ghi chú
1	5	Đề nghị hoàn	HSHT đã được nhập nhận vào hệ thống TMS thành công, CBT thực hiện phân loại, giải quyết HSHT
2	0	Đề xuất hoàn	HSHT đã tạo đề xuất hoàn
3	7	Đã hủy đề nghị/đề xuất hoàn	HSHT đã hủy đề nghị/đề xuất hoàn
4	7A	Đã hủy đề nghị/đề xuất hoàn theo VB đề nghị hủy của NNT	HSHT CQT đã ban hành thông báo chấp nhận văn bản đề nghị hủy HSHT của NNT
5	3	Từ chối hoàn	CQT đã thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế
6	3A	Không chấp nhận đề nghị hoàn	HSHT CQT đã ban hành thông báo không chấp nhận đề nghị hoàn mẫu số 02/TB-HT (Ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
7	11	Đã thẩm định hồ sơ hoàn thuế	HSHT đã có kết quả phê duyệt thẩm định
8	13	Đã phê duyệt quyết định hoàn	HSHT đã được lãnh đạo CQT phê duyệt quyết định hoàn/quyết định hoàn kiêm bù trừ mẫu số 01/QĐHT và 02/QĐHT (Ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
9	2	Đã hạch toán QĐ hoàn	HSHT CQT đã thực hiện hạch toán quyết định hoàn
10	4	Hạch toán quyết định hoàn chưa hoàn tất	HSHT trong quá trình hạch toán chưa hoàn tất
11	1	Đã hủy quyết định hoàn	HSHT đã hủy quyết định hoàn
12	8	Hủy quyết định hoàn không thành công	HSHT trong quá trình hạch toán hủy quyết định hoàn chưa thành công
13	15	Tạo lệnh hoàn	HSHT đã tạo lệnh hoàn
14	16	Hủy tạo lệnh hoàn	HSHT đã hủy tạo lệnh hoàn
15	17	Lệnh hoàn đã chuyển KB chi hoàn	HSHT đã ban hành lệnh hoàn và chuyển lệnh hoàn sang KBNN chi hoàn
16	6	Đã hạch toán lệnh hoàn	HSHT đã được KBNN chi hoàn, CQT đã nhận được chứng từ hoàn và hạch toán lệnh hoàn
17	6A	Đã hạch toán một phần lệnh hoàn	HSHT có lệnh hoàn đã có thông tin chi hoàn từ KBNN 1 phần với trường hợp 01 Quyết định nhiều lệnh hoàn
18	10	Hạch toán lệnh hoàn không thành công	HSHT đã được KBNN chi hoàn, CQT đã nhận được chứng từ hoàn và hạch toán lệnh hoàn nhưng trong quá trình hạch toán không sinh đủ giao dịch, không bù trừ …
19	9	Hủy liên lệnh hoàn không thành công	HSHT bị KBNN từ chối sau khi KBNN đã hạch toán chi nhưng không chi hoàn thành công được cho NNT do sai thông tin tài khoản ngân hàng, tên chủ tài khoản … CQT thực hiện hủy lệnh hoàn, nhưng trong quá trình hạch toán hủy không hủy hết giao dịch…
20		Đang chờ giải trình bổ sung thông tin tài liệu	HSHT đang chờ giải trình bổ sung thông tin tài liệu của NNT
21		Đang chờ kết quả/ý kiến của cơ quan Công an/CQNN có thẩm quyền	HSHT đang chờ kết quả/ý kiến của cơ quan Công an/CQNN có thẩm quyền
22		Đã ban hành quyết định kiểm tra trước hoàn	HSHT đã được ban hành quyết định kiểm tra trước hoàn
23		Đã công bố quyết định kiểm tra trước hoàn	HSHT đã công bố quyết định kiểm tra trước hoàn
24		Đã ban hành quyết định hoặc kết luận kiểm tra trước hoàn.	HSHT đã ban hành quyết định hoặc kết luận kiểm tra trước hoàn
25		Đã tạm dừng giải quyết hồ sơ hoàn	HSHT đã tạm dừng giải quyết hồ sơ hoàn
26		Đã công bố Quyết định TTKT sau hoàn	HSHT đã công bố Quyết định TTKT sau hoàn
27		Đã ban hành quyết định hoặc kết luận xử lý TTKT sau hoàn	HSHT đã ban hành quyết định hoặc kết luận xử lý TTKT sau hoàn
28		Đã có thu hồi hoàn	HSHT đã có thu hồi hoàn

DANH MỤC 2.3. MÃ LỖI VÀ NGUYÊN TẮC XỬ LÝ LỆNH HOÀN THUẾ

STT	Mã trạng thái	Tên trạng thái	Ghi chú
1	01	Chuyển KBNN chi hoàn không thành công	Lệnh hoàn đã được lưu hành điện tử thành công, nhưng KBNN tiếp nhận không thành công.CBT thực hiện kiểm tra thông tin Lệnh hoàn theo phản hồi không thành công của KBNN.
2	02	Đã chuyển KBNN chi hoàn thành công	Lệnh hoàn đã được lưu hành điện tử thành công, KBNN tiếp nhận thành công.
3	03	KBNN từ chối lệnh hoàn
4	031	KBNN từ chối lệnh hoàn GTGT do vượt dự toán	Lệnh hoàn bị KBNN từ chối do vượt dự toán hoàn thuế GTGT, CBT theo dõi, lập lại Lệnh hoàn khi có đủ dự toán.
5	032	KBNN từ chối lệnh hoàn do sai thông tin	Lệnh hoàn bị KBNN từ chối, do thông tin trên lệnh hoàn CQT truyền sang không hợp lệ.
6	033	KBNN từ chối lệnh hoàn do sai thông tin chi hoàn	Lệnh hoàn bị KBNN từ chối sau khi KBNN đã hạch toán chi nhưng không chi hoàn thành công được cho NNT do sai thông tin tài khoản ngân hàng, tên chủ tài khoản …
7	034	KBNN từ chối lý do khác	Lệnh hoàn bị KBNN từ chối, do các lý do khác.