Chứng từ ghi nhận chi phí khi không có hóa đơn

Theo quy định tại điểm 2.4 của Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì những Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ cho các trường hợp như:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Hồ sơ chứng từ tính chi phí bao gồm

1. Hợp đồng kinh tế
2. Biên bản giao nhận hàng hóa, tài sản
3. Chứng từ thanh toán

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Còn khi hạch toán kế toán các khoản chi phí không có hóa đơn: các bạn căn cứ vào chứng từ thanh toán để xác định giá trị của chi phí, hàng hóa, tài sản… Việc lựa chọn tài khoản nào để hạch toán ghi nhận chi phí thì thực hiện theo đúng luật kế toán.

Như vậy, mua chi phí, hàng hóa, tài sản về sử dụng với mục đích nào thì hạch toán và tài khoản đó, theo bộ phận sử dụng:
– Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê ngoài lắp đặt không có hóa đơn: Chuyển sang thành chi phí nhân công (tiền lương) bằng cách tạo hợp đồng khoán việc.
– Chi phí thuê nhà của cá nhân có doanh thu từ 100 triệu trở xuống

Theo công văn số 2270/TCT-CS thì phải sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ vào theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp kèm theo hợp đồng thuê địa điểm và chứng từ thanh toán để làm chứng từ hạch toán chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Hồ sơ bao gồm:
1. Hợp đồng thuê nhà.;
2. Bảng kê 01/TNDN;
3. Chứng từ thanh toán;
4. Biên bản bàn giao nhà.

– Chi phí mua ô tô của cá nhân: làm thủ tục sang tên đổi chủ, nộp lệ phí trước bạ. Công ty mua xe ô tô đã qua sử dụng của cá nhân không kinh doanh để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thì việc xác định nguyên giá để làm cơ sở trích khấu hao là giá mua thực tế đã được cơ quan chuyên môn về thẩm định giá xác nhận cộng lệ phí trước bạ (khi sang tên cá nhân cho Công ty) cộng các chi phí khác có liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng. Chứng từ trong trường hợp này là Giấy chứng nhận đăng ký xe mang tên Công ty;

Giá mua xe được xác định là giá mua thực tế đã được cơ quan chuyên môn về thẩm định giá xác nhận cộng (+)chứng từ lệ phí trước bạ (khi sang tên/ chuyển quyền sở hữu) cộng (+) các chứng từ chi phí khác có liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng v à bảng kê 01/TNDN