Thủ tục cấp hoá đơn điện tử theo lần phát sinh

Trường hợp nào cấp hoá đơn theo lần phát sinh? Theo quy định tại khoản 2 điều 13 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xuất hoá đơn theo từng lần phát sinh như sau:

Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
2. Quy định về cấp và kê khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh như sau:
a) Loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh
a.1) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:
– Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
– Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
– Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:
+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
a.2) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:
+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
– Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác (nếu có), ngay trong ngày làm việc cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã.
c) Xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
c.1) Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức, doanh nghiệp đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập hoặc nơi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
c.2) Đối với hộ, cá nhân kinh doanh:
– Đối với hộ, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.
– Đối với hộ, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi hộ, cá nhân đăng ký kinh doanh.

Trình, phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã cơ quan thuế theo lần phát sinh:

Khi người nộp thuế bổ sung chứng từ nộp thuế, ngay trong ngày làm việc, công chức thuộc bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin chứng từ nộp thuế bảo đảm khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà người nộp thuế phải nộp theo quy định. Trường hợp người nộp thuế không nộp thuế theo phương thức điện tử và nhận chứng từ giấy thì công chức thuộc bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện lưu trữ bản chụp chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước sau khi đối chiếu với bản gốc của người nộp thuế lưu giữ.

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ khi người nộp thuế bổ sung đầy đủ chứng từ nộp thuế, công chức thuộc bộ phận tiếp nhận dữ liệu trình phụ trách bộ phận phê duyệt hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Phụ trách bộ phận xem xét và trình thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được thủ trưởng cơ quan thuế phân công, ủy quyền) duyệt hồ sơ cấp hóa đơn có mã theo lần phát sinh. Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được thủ trưởng cơ quan thuế phân công, ủy quyền) phê duyệt đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Công chức thuộc bộ phận tiếp nhận dữ liệu cấp mã cho hồ sơ của người nộp thuế và cấp tài khoản cho người nộp thuế sử dụng để lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng điện tử (trường hợp người nộp thuế chưa có tài khoản sử dụng Cổng điện tử). Tài khoản và mã hồ sơ được gửi đến địa chỉ thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại của người nộp thuế đăng ký trên Mẫu số 06/ĐN-PSĐT.

Trường hợp chứng từ nộp thuế không hợp lệ, trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ của người nộp thuế, công chức thuộc bộ phận tiếp nhận dữ liệu lập thông báo phản hồi về hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT, trong đó ghi rõ lý do không chấp nhận hồ sơ, chuyển phụ trách bộ phận phê duyệt. Phụ trách bộ phận xem xét, phê duyệt và trình thủ trưởng cơ quan thuế hoặc người được ủy quyền ký ban hành thông báo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được thủ trưởng cơ quan thuế phân công, ủy quyền) phê duyệt, ký thông báo theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT. Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện ban hành thông báo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT . Công chức thuộc bộ phận tiếp nhận dữ liệu gửi thông báo cho người nộp thuế (gửi bản giấy đối với trường hợp người nộp thuế nộp bản giấy, Hệ thống hóa đơn điện tử tự động gửi cho người nộp thuế đối với trường hợp người nộp thuế nộp theo phương thức điện tử).

Tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh:

Người nộp thuế sử dụng tài khoản trên Cổng điện tử để lập hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Chậm nhất đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi người nộp thuế gửi hóa đơn điện tử, bộ phận tiếp nhận dữ liệu đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử đề nghị cấp mã với hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh. Trường hợp thông tin khớp đúng, bộ phận tiếp nhận dữ liệu thực hiện xác nhận để Hệ thống hóa đơn điện tử tự động cấp mã theo quy định tại Điều 9 Quy trình này. Trường hợp thông tin không khớp đúng, bộ phận tiếp nhận dữ liệu lập thông báo theo Mẫu số 01-1/QTr-HĐĐT theo quy định tại khoản 3 Điều này và gửi cho người nộp thuế”.