Chứng từ khi công ty đi thuê tài sản của cá nhân

Chứng từ đối với trường hợp công ty đi thuê tài sản của cá nhân gồm những gì? Khi thuê tài sản của cá nhân công ty có cần yêu cầu cá nhân mua hóa đơn lẻ hay không? Thông thường các trường hợp công ty thuê tài sản của cá nhân thường là thuê nhà hoặc thuê xe. vậy trường hợp này cần lưu ý điều gì? Hồ sơ thuế khi thuê tài sản của cá nhân như thế nào?

Hồ sơ cần thiết làm chứng từ thuế khi thuê tài sản

Theo quy định tại luật thuế TNDN 2025 quy định

Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Trước đây theo khoản 2.5 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC; Căn cứ Điều 4 và Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC các chứng từ đi kèm khi thuê tài sản cá nhân gồm (Phần này đã hết hiệu lực)

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Cụ thể tại thông tư 20/2026/TT-BTC quy định

Điều 3. Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:
d) Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản.
Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó nếu có chứng từ nộp thuế.

Thuế TNCN cho thuê nhà

Theo quy định tại luật thuế TNCN năm 2026

Điều 7. Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh
1. Cá nhân cư trú có hoạt động sản xuất, kinh doanh có mức doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Chính phủ trình Ủy ban Thường vụ Quốc hội điều chỉnh mức doanh thu không phải nộp thuế thu nhập cá nhân cho phù hợp với tình hình kinh tế – xã hội trong từng thời kỳ.
…
4. Cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú, nộp thuế thu nhập cá nhân được xác định bằng phần doanh thu vượt trên mức quy định tại khoản 1 Điều này nhân (x) với thuế suất 5%.

Nguyên tắc khai thuế theo quy định tại nghị định 68/2026/NĐ-CP như sau:

Điều 8. Nguyên tắc khai thuế, tính thuế và sử dụng hóa đơn
3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế
d) Trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản thì cá nhân được lựa chọn khai thuế hai lần trong năm tính thuế hoặc khai thuế một lần theo năm tính thuế. Trường hợp khai thuế hai lần trong năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế lần thứ nhất chậm nhất là ngày 31 tháng 7 của năm tính thuế và lần thứ hai chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế. Trường hợp khai thuế một lần theo năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế;
đ) Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.
Trường hợp cá nhân cho cá nhân thuê bất động sản thì cá nhân cho thuê bất động sản phải trực tiếp khai thuế;
4. Địa điểm khai thuế, nộp thuế
d) Cá nhân có hoạt động cho thuê bất động sản thực hiện khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và gửi hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.
Cá nhân có nhiều bất động sản cho thuê trên cùng địa bàn một tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh, thành phố, thực hiện khai thuế tổng hợp chung cho các bất động sản trên 01 hồ sơ khai thuế và lựa chọn 01 cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê để nộp hồ sơ khai thuế trừ trường hợp tổ chức đi thuê khai thuế thay, nộp thuế thay. Cá nhân thực hiện kê khai doanh thu, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân phải nộp và nộp thuế theo từng địa điểm nơi có bất động sản cho thuê;
Điều 18. Điều khoản chuyển tiếp
3. Đối với các hợp đồng cho thuê bất động sản phát sinh trước thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2026 và thời hạn còn lại của hợp đồng trên 06 tháng nếu đã nộp thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân thì được điều chỉnh mức doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định tại khoản 1 Điều 3, mức doanh thu không phải nộp thuế thu nhập cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định này, trường hợp mức doanh thu còn lại trên 500 triệu đồng thì thực hiện nộp thuế theo quy định tại Nghị định này và được xử lý tiền thuế đã nộp theo quy định tại Điều 12 Nghị định này (nếu có).

Hồ sơ thông báo doanh thu, kê khai thuế theo thông tư 18/2026/TT-BTC

Điều 4. Hồ sơ thông báo doanh thu, kê khai thuế
1. Hồ sơ thông báo doanh thu, kê khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
…
2. Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khấu trừ khai thuế thay, nộp thuế thay
a) Đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân hợp tác kinh doanh với tổ chức là Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT và Phụ lục Bảng kê chi tiết hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Mẫu số 01/BK-KTHTKD ban hành kèm theo Thông tư này.
b) Đối với tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú là Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT và Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản theo Mẫu số 02/BK-KTBĐS ban hành kèm theo Thông tư này.
c) Đối với doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp trả tiền hoa hồng cho cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý bán đúng giá; doanh nghiệp bảo hiểm trả phí tích lũy bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác, hồ sơ gồm:
– Tờ khai theo Mẫu số 01/XSBHĐC ban hành kèm theo Thông tư này;
– Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân có phát sinh doanh thu từ hoạt động đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp theo Mẫu số 01/BK-XSBHĐC ban hành kèm theo Thông tư này và gửi kèm theo Tờ khai thuế của tháng/quý cuối cùng trong năm tính thuế.
3. Đối với cá nhân trực tiếp ký hợp đồng làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp, hoạt động kinh doanh khác chưa khấu trừ, nộp thuế trong năm là Tờ khai thuế năm theo Mẫu số 01/TKN-CNKD ban hành kèm theo Thông tư này.
4. Đối với cá nhân cho thuê bất động sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế là Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản theo Mẫu số 01/BĐS và Phụ lục Bảng kê chi tiết bất động sản theo Mẫu số 01/BK-BĐS ban hành kèm theo Thông tư này.
Điều 8. Điều khoản chuyển tiếp
1. Đối với trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 18 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP ngày 05/03/2026 của Chính phủ thì được khai điều chỉnh theo Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản Mẫu số 01/TTS ban hành kèm theo Thông tư số 40/2021/TT-BTC ngày 01 tháng 6 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo doanh thu chịu thuế thực tế phát sinh trong năm 2025 và khai doanh thu năm 2026 theo Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản Mẫu số 01/BĐS ban hành kèm theo Thông tư này.

Xem thêm: Hộ kinh doanh cho thuê nhà có cần xuất hoá đơn?