Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có nhiều khác biệt so với các văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam. Quy định về văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam được hướng dẫn bởi Luật doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn luật doanh nghiệp, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có một hệt thống văn bản hướng dẫn riêng.

Cơ sở pháp lý
– Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
– Thông tư 11/2016/TT-BCT hướng dẫn nghị định 07/2016/NĐ-CP
– Thông tư 143/2016/TT-BTC về phí thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài theo điều 10 nghị định 07/2016/NĐ-CP gồm các tài liệu sau:
– Đơn đề nghị (có xác nhận của thương nhân nước ngoài)
– Bản sao đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương
– Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Tài liệu chứng minh trụ sở văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

1. Nộp hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Sở Công Thương hoặc Ban quản lý KCN (tùy trường hợp)
2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành. Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Xem thêm: Báo cáo của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Công bố thông tin: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình

Lệ phí thành lập: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép (Điểm a khoản 1 điều 4 thông tư 143/2016/TT-BTC)

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Các thủ tục sau thành lập VPĐD thương nhân nước ngoài

Bước 1: Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu tại phòng cảnh sát quản lý hành chính và trật tự xã hội PC64 – Công an tỉnh thành phố (5 ngày làm việc)

Bước 2: Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện tại Cục thuế nơi văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đặt trụ sở (5 ngày làm việc)

Sau khi được Sở công thương cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện sẽ phải thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế. Hồ sơ đăng ký mã số thuế gồm có:
– Tờ khai đăng ký thuế (Theo mẫu 01-ĐK-TCT trong thông tư 105/2020/TT-BTC)
– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (Bản sao có chứng thực)
– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Cục thuế Tỉnh (Thành phố) nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ
Lưu ý: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế. Nếu quá thời hạn trên văn phòng đại diện sẽ bị xử phạt hành chính về việc chậm đăng ký mã số thuế

Những loại thuế văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải nộp

Căn cứ các quy định của pháp luật hiện hành văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ phải thực hiện nộp thuế Thu nhập cá nhân cho người đứng đầu văn phòng đại diện và các nhân viên của văn phòng đại diện.

Lưu ý: Đối với trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện và nhân viên của văn phòng đại diện chưa có mã số thuế thu nhập cá nhân, văn phòng đại diện sẽ phải thực hiện thủ tục xin cấp mã số thuế thu nhập cá nhân cho những người này.

Cách thức nộp thuế thu nhập cá nhân:
– Văn phòng đại diện nộp tờ khai thuế TNCN theo quý và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Văn phòng đại diện phải nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân và làm thủ tục hoàn thuế TNCN (nếu có)

Xem thêm: Khai thuế TNCN cho trưởng VPĐD nước ngoài

Cá nhân nước ngoài có được phép lập văn phòng đại diện?

Tại văn bản số 1190/BCT-PC ngày 26/02/2019 Bộ Công Thương có ý kiến như sau:

1. Theo quy định của Luật thương mại 2005
Khoản 1, Điều 16, Luật Thương mại năm 2005 quy định “Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận”.
Khoản 1, Điều 6 Luật Thương mại năm 2005 quy định “Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh theo quy định này, thương nhân không chỉ giới hạn là tổ chức.”

2. Theo quy định của nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 quy định chi tiết về Luật thương mại
Khoản 1, Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện quy định “Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận”.
Đồng thời, Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện quy định bao gồm “Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài”.
Theo các quy định trên, thương nhân nước ngoài bao gồm cá nhân (có đăng ký kinh doanh hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận) thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và việc xác định thương nhân nước ngoài sẽ căn cứ theo pháp luật nước ngoài.
Trong trường hợp thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định của Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, đề nghị thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP để cơ quan có thẩm quyền cấp phép xem xét việc cấp phép theo đúng quy định pháp luật.

Theo quy định trên, đối với các cá nhân nước ngoài nếu có giấy phép đăng ký kinh doanh dưới hình thức cá nhân được nước sở tại công nhận thì vẫn có thể lập văn phòng đại diện tại Việt Nam