Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông được quy định tại điều 150 luật doanh nghiệp 2020 gồm các nội dung sau:

Điều 150. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
3. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CÔNG TY CỔ PHẦN X

I. Thời gian, địa điểm họp
Vào hồi 08h00 ngày … tháng … năm 20…, tại trụ sở CÔNG TY CỔ PHẦN X
Mã số doanh nghiệp: …
Địa chỉ trụ sở chính: …

II. Thành phần tham dự
1. Chủ tọa cuộc họp: … – Chủ tịch hội đồng quản trị
2. Thư ký cuộc họp: …
3. Cổ đông dự họp:
– … – Cổ đông nắm giữ 25.000 cổ phần phổ thông tương đương 250.000.000 VNĐ chiếm 50 % vốn điều lệ.
– …  – Cổ đông nắm giữ 12.500 cổ phần phổ thông tương đương 125.000.000 VNĐ chiếm 25% vốn điều lệ
– … – Cổ đông nắm giữ 12.500 cổ phần phổ thông tương đương 125.000.000 VNĐ  chiếm 25% vốn điều lệ

Ban tổ chức Đại hội công bố kết quả kiểm tra tư cách đại biểu:
– Số tham dự đại hội là 03 cổ đông đại diện cho 50.000 cổ phần, chiếm 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty
Tổng số phiếu có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp là 50.000 phiếu, trong đó:

– Số cổ đông vắng mặt: 0
– Số cổ đông được uỷ quyền: 0
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông có đủ điều kiện tiến hành họp theo quy định của pháp luật. 

III. Nội dung cuộc họp
Sau khi bàn bạc, các cổ đông thống nhất các vấn đề như sau:
1. Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Địa chỉ trụ sở chính sau khi thay đổi: …
Biểu quyết:
Các cổ đông tiến hành biểu quyết theo phương thức bỏ phiếu tán thành và không tán thành (không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng), mỗi cổ phần tương ứng với một phiếu biểu quyết.
Số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp: 50.000 phiếu
Số phiếu hợp lệ: 50.000 phiếu đạt tỷ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu tán thành: 50.000 phiếu/50.000 phiếu đạt tỷ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không tán thành: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không có ý kiến: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp

2. Các quyết định được thông qua:
– Đăng ký thay đổi trụ sở chính – Tỷ lệ biểu quyết thông qua 100%
Cuộc họp kết thúc vào lúc 10h00 cùng ngày, biên bản này được đọc cho mọi người cùng nghe, và được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Chữ ký của chủ tọa, thư ký cuộc họp

Xem thêm: Ghi phiếu biểu quyết biên bản họp