Cách ghi phiếu biểu quyết trong biên bản họp công ty

Trong quá trình làm hồ sơ đăng ký kinh doanh có lẽ không ít một lần chúng ta bị ra thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ do việc ghi phiếu biểu quyết trong biên bản họp của đơn vị bị sai. Việc ghi phiếu biểu quyết có quy định pháp luật hay không? Khi biểu quyết trong công ty phải ghi như thế nào cho đúng? Trong bài viết này AZLAW sẽ hướng dẫn cách ghi phiếu biểu quyết như thế nào cho đúng?

Ghi phiếu biểu quyết trong Công Ty TNHH

Số phiếu của từng thành viên theo quy định của điểm b khoản 1 điều 49 về quyền của thành viên công ty:“Có số phiếu biểu quyết tương ứng với phần vốn góp, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 47 của Luật này;”

Điều 47. Góp vốn thành lập công ty và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp
2. Thành viên phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản. Trong thời hạn này, thành viên có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết. Thành viên công ty chỉ được góp vốn cho công ty bằng loại tài sản khác với tài sản đã cam kết nếu được sự tán thành của trên 50% số thành viên còn lại.

Việc ghi phiếu biểu quyết trong biên bản họp được quy định tại điều d khoản 2 điều 60 Luật doanh nghiệp 2020:“Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;”

Phương thức biểu quyết được quy định tại điều 98 Luật doanh nghiệp 2020 như sau:“Số phiếu biểu quyết tán thành và không tán thành đối với trường hợp không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng; số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với trường hợp áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng;”

Theo các quy định trên nên trong công ty có thể tự quy định số phiếu biểu quyết ví dụ: Mỗi phiếu biểu quyết tương ứng với 1% vốn điều lệ (hoặc 0.1%; 0.01% tùy trường hợp vốn trong công ty bị lẻ hay không). Cụ thể như sau:

Biểu quyết đối với phần vốn đã góp: Trường hợp các thành viên ĐÃ góp vốn thì ghi nội dung biểu quyết như dưới đây (Mỗi phiếu biểu quyết có thể quy đổi theo tỷ lệ thực tế tại công ty)

Biểu quyết
Các thành viên tiến hành biểu quyết theo phương thức bỏ phiếu tán thành và không tán thành (không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng), mỗi 1 phiếu biểu quyết tương ứng với 1% tổng vốn góp của các thành viên trong công ty.
Số phiếu biểu quyết hợp lệ: 100 phiếu
Số phiếu biểu quyết không hợp lệ: 0 phiếu
Số phiếu tán thành: 100/100 phiếu
Số phiếu không tán thành: 0 phiếu
Không có ý kiến: 0 phiếu

Biểu quyết đối với phần vốn góp đã đăng ký mua (chưa góp): Trường hợp các thành viên CHƯA góp vốn thì ghi nội dung biểu quyết như dưới đây (Mỗi phiếu biểu quyết có thể quy đổi theo tỷ lệ thực tế tại công ty)

Biểu quyết
Các thành viên tiến hành biểu quyết theo phương thức bỏ phiếu tán thành và không tán thành (không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng), mỗi 1 phiếu biểu quyết tương ứng với 1% phần vốn góp đã cam kết góp của các thành viên trong công ty.
Số phiếu biểu quyết hợp lệ: 100 phiếu
Số phiếu biểu quyết không hợp lệ: 0 phiếu
Số phiếu tán thành: 100/100 phiếu
Số phiếu không tán thành: 0 phiếu
Không có ý kiến: 0 phiếu

Xem thêm: Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

Ghi phiếu biểu quyết trong Công Ty Cổ Phần

Biểu quyết đối với cổ phần đã mua: Không giống như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có quy định rõ ràng về số phiếu biểu quyết tại điểm a khoản 1 điều 115 về quyền của cổ đông phổ thông:“Tham dự, phát biểu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty, pháp luật quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;” trừ các trường hợp cổ đông nắm giữ cổ phần ưu đãi biểu quyết thì số phiếu biểu quyết được áp dụng theo quy định tại điều lệ công ty.

Tại điều 150 Luật doanh nghiệp quy định về biên bản họp đại hội đồng cổ đông quy định nội dung biên bản phải có:“Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;” do vậy đối với công ty cổ phần có thể ghi phiếu biểu quyết như sau (ví dụ với công ty có 180.000 cổ phần phổ thông):

Biểu quyết
Các cổ đông tiến hành biểu quyết theo phương thức bỏ phiếu tán thành và không tán thành (không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng), mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết.
Số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp: 180.000 phiếu
Số phiếu hợp lệ: 180.000 phiếu đạt tỷ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu tán thành: 180.000 phiếu/180.000 phiếu đạt tỷ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không tán thành: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không có ý kiến: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp

Biểu quyết với cổ phần đã đăng ký mua (chưa thanh toán): Thời hạn góp vốn đối với công ty cổ phần tối đa là 90 ngày. Trong một số trường hợp chưa hết thời hạn góp vốn nhưng công ty vẫn có nhu cầu họp ĐHĐCĐ thì việc tính số phiếu biểu quyết như thế nào? Theo quy định tại khoản 2 điều 113 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: “Trong thời hạn từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến ngày cuối cùng phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua quy định tại khoản 1 Điều này, số phiếu biểu quyết của các cổ đông được tính theo số cổ phần phổ thông đã được đăng ký mua, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.“. Theo đó việc biểu quyết sẽ áp dụng như sau:

Biểu quyết
Các cổ đông tiến hành biểu quyết theo phương thức bỏ phiếu tán thành và không tán thành (không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng), số phiếu biểu quyết của các cổ đông được tính theo số cổ phần phổ thông đã được đăng ký mua.
Số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp: 180.000 phiếu
Số phiếu hợp lệ: 180.000 phiếu đạt tỷ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu tán thành: 180.000 phiếu/180.000 phiếu đạt tỷ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không tán thành: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Số phiếu không có ý kiến: 0 phiếu đạt tỷ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp

Xem thêm: Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biểu quyết khi bầu dồn phiếu trong công ty cổ phần để bầu thành viên hội đồng quản trị: Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 thì có một khái niệm khi tiến hành họp đại hội đồng cổ đông để bầu thành viên hội đồng quản trị của công ty đó chính là hình thức bầu dồn phiếu? Vậy, hình thức bầu dồn phiếu ở cụ thể như thế nào? Bầu dồn phiếu có gì khác so với cách thức biểu quyết thông thường? Đầu tiên, cùng tìm hiểu:

Bầu dồn phiếu là gì? Bầu dồn phiếu được quy định tại khoản 3 điều 148 luật doanh nghiệp 2020, bầu dồn phiếu chỉ được áp dụng đối với trường hợp biểu quyết bầu thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát trong trường hợp “điều lệ công ty không quy định khác”

3. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

Theo đó, số phiếu biểu quyết = tổng số cổ phần sở hữu X số thành viên được bầu

Ví dụ về bầu dồn phiếu: Nếu giả sử công ba cổ đông với tỷ lệ cổ phần là 10%, 22% và 68% và nhiệm kỳ này công ty sẽ bầu ra năm thành viên HĐQT. Nếu bầu theo cách bình thường thì quyết định của đại hội đồng cổ đông được thông qua khi có 65% phiếu biểu quyết thì đương nhiên cả 5 người trong hội đồng quản trị đều là người của cổ đông chiếm 68% cố phần công ty mà không cần các cổ đông còn lại đồng ý.

Khi áp dụng phương pháp bầu dồn phiếu thì lại khác, tổng số phiếu biểu quyết sẽ tăng lên 5 lần theo số thành viên của HĐQT. Giả sử mỗi 1% vốn điều lệ = 1 cổ phần thì số phiếu biểu quyết ở đây của 3 cổ đông sẽ là 50, 110 và 340 phiếu. Tổng số phiếu sẽ là 500 phiếu để chia cho 5 người trong HĐQT theo số phiếu từ cao xuống thấp do vậy kết quả bầu sẽ quyết liệt hơn trong trường hợp các cổ đông muốn có người của mình tham gia quản lý công ty

Với ví dụ này, cổ đông với 110 phiếu chắc chắn chọn được cho mình 1 trong 5 thành viên HĐQT bằng cách bầu dồn 110 phiếu cho 1 ứng viên họ đề cử; cổ đông 68% có 300 phiếu sẽ lựa chọn được 3 ứng viên nên người cuối cùng sẽ phụ thuộc vào quyết định của 2 cổ đông còn lại. Kết quả sẽ phù hợp hơn đối với việc bầu cử thông thường.

Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty. Trường hợp này tuy ít xảy ra tuy nhiên không phải là không thể, chính vì vậy trước khi tiến hành thảo luận phương pháp bầu dồn phiếu nên thỏa thuận luôn quy chế bầu cử để rõ ràng hơn

Lưu ý: Đối với các trường hợp biểu quyết bầu hội đồng thành viên hoặc ban kiểm soát nếu điều lệ công ty không có quy định thì áp dụng phương pháp bầu dồn phiếu khi đó số phiếu biểu quyết sẽ bằng số cổ phần nhân với số thành viên được bầu. Trường hợp này sẽ có lợi hơn đối với các cổ đông có tỷ lệ cổ phần thấp nhưng muốn có vị trí trong hội đồng thành viên hoặc ban kiểm soát công ty.

Biểu quyết khi họp hội đồng quản trị (CTCP)

Việc biểu quyết khi họp HĐQT theo số lượng thành viên hội đồng quản trị theo quy định tại điểm g khoản 1 điều 158 quy định “Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;” do vậy cách ghi phiếu biểu quyết như sau:

Biểu quyết:
Số thành viên tán thành: 03 người
Số thành viên không tán thành: 0 người
Số thành viên không có ý kiến: 0 người

Xem thêm: Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị