Chứng nhận Apostille là gì?

Công ước Apostille là gì?

Công ước Apostille là tên gọi thông dụng của Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về Miễn Hợp pháp hóa đối với Giấy tờ Công của Nước ngoài, được soạn thảo trong khuôn khổ Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế (HCCH – Hague Conference on Private International Law). Công ước Apostille là một trong những điều ước quốc tế được chấp nhận và áp dụng rộng rãi nhất trên thế giới trong lĩnh vực tư pháp quốc tế.

Mục tiêu cốt lõi của Công ước là đơn giản hóa quy trình xác thực giấy tờ công khi cần sử dụng ở nước ngoài, thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống vốn nhiêu khê, tốn kém và mất nhiều thời gian bằng một thủ tục duy nhất: cấp chứng nhận Apostille.

Danh sách các nước chấp nhận Apostille

Lưu ý:
– Cộng hòa Liên bang Đức; Cộng hòa Áo; Cộng hòa Séc thuộc danh sách NHƯNG phản đối theo khoản 2 Điều 12 Công ước; Công ước không có hiệu lực với các quốc gia này. Thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP (khoản 4 Điều 5 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP)
– Vương quốc Thái Lan (Công ước có hiệu lực từ 28/02/2027)

Quy định về Apostille tại Việt Nam

Ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức gia nhập Công ước Apostille. Như vậy những giấy tờ thuộc Việt Nam và 125 quốc gia thành viên không phản đối sự gia nhập của Việt Nam sẽ miễn hợp pháp hóa và thay bằng quy trình đơn giản hơn chứng nhận Apostille.

Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định

Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Quốc gia thành viên Công ước” là các bên đã tham gia Công ước Apostille thông qua ký, phê chuẩn hoặc gia nhập theo quy định của Công ước.
2. “Chứng nhận Apostille” là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của Quốc gia thành viên Công ước cấp để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có), theo quy định tại Điều 4 Nghị định này.
3. “Giấy tờ công” là giấy tờ, tài liệu được lập dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật của nước đó, bao gồm: giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc tòa án hoặc cơ quan tư pháp lập; giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân.
Điều 4. Nội dung chứng nhận Apostille
1. Chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).
2. Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ công.

Các loại giấy tờ được chứng nhận Apostille theo điều 10 gồm:

Điều 10. Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille
Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille bao gồm:
1. Giấy tờ do cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ, gồm: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật, gồm: giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác; các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật.
3. Văn bản công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng qua các thời kỳ, gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.
4. Văn bản chứng thực do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật chứng thực, gồm: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.
5. Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này.

Việc thực hiện chứng nhận Apostille như sau:

Điều 12. Hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille
Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được lập thành 01 bộ. Thành phần hồ sơ theo phương thức nộp được quy định như sau:
1. Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính:
a) Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;
b) Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.
2. Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia:
a) Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;
b) Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Cơ quan giải quyết: Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (thuộc Bộ Ngoại giao). Việc phân cấp cho các địa phương khác sẽ được xem xét trong giai đoạn 2027–2030 theo Quyết định số 330/QĐ-TTg. Xem thêm các cơ quan giải quyết tại HCCH tại đây.

Phí giải quyết: Theo phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Thời gian giải quyết: theo quy đinh tại điều 17 nghị định 293/2026/NĐ-CP

Điều 17. Thời hạn giải quyết
1. Thời hạn cấp chứng nhận Apostille được tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và được xác định theo số lượng giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille trong một bộ hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ. Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille bằng giấy nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định này, thời hạn giải quyết như sau:
a) 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công;
b) 02 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
c) 04 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.
2. Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille điện tử nộp trực tuyến toàn trình theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định này, thời hạn giải quyết như sau:
a) Trong ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công được tiếp nhận trước thời điểm theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; trường hợp tiếp nhận sau thời điểm đó thì tính vào ngày làm việc tiếp theo;
b) 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
c) 03 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.
Thời điểm bắt đầu tính thời hạn giải quyết quy định tại khoản này được xác định theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
3. Thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này không bao gồm thời gian xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
4. Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này vì lý do khách quan, sự cố kỹ thuật hệ thống hoặc trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật, không thuộc trường hợp xác minh quy định tại Điều 15 Nghị định này, Cơ quan cấp Apostille phải thông báo bằng văn bản cho người đề nghị trước ngày hết hạn, nêu rõ lý do và thời hạn giải quyết mới theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Việc gia hạn thời gian giải quyết chỉ được thực hiện một lần.

So sánh quy trình truyền thống và Apostille

Quy trình truyền thống (có thể trải qua 5 bước)
– Cơ quan cấp giấy tờ xác thực lần 1
– Bộ Tư pháp/Tòa án xác thực lần 2 (tùy trường hợp)
– Bộ Ngoại giao nước xuất xứ xác thực lần 3
– Lãnh sự quán nước tiếp nhận xác thực lần 4
– Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận xác thực lần 5 (tuỳ trường hợp)

Quy trình Apostille (1 bước duy nhất)
Khai sinh, học bằng, bản án, văn bản công chứng… nộp đến cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille do quốc gia thành viên Công ước chỉ định chứng nhận Apostille được công nhận tại tất cả 125 quốc gia thành viên Công ước.