Giá trị pháp lý của ký nháy/ký tắt

Ký nháy được quy định tại điều 9 thông tư 04/2013/TT-BNV như sau:

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Theo quy định này, người ký nháy chính là người có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản trước khi gửi cho lãnh đạo khi ban hành một văn bản nào đó. Riêng với các hợp đồng chữ ký nháy có tác dụng xác nhận (ví dụ trong trường hợp văn bản gồm nhiều trang). Các loại chữ ký nháy thường thấy gồm:

Chữ ký nháy tại các trang trong cùng một văn bản: Dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản và đã được người ký nháy kiểm tra, rà soát nội dung. Tương tự như việc đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính liền mạch và liên tục của hồ sơ trách trường hợp bị thay đổi thành nội dung khác.

Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản: Do người soạn thảo văn bản thực hiện, trong một số trường hợp cơ quan, đơn vị văn bản do cấp dưới thực hiện và gửi cấp trên để duyệt thì sẽ sử dụng chữ ký nháy kiểu này để sau này dễ xem xét trách nhiệm từng bộ phận

Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận: Thể hiện nội dung rà soát và kiểm tra văn bản trước khi ban hành theo quy định trên.

Về phần đối tượng của thông tư 04/2013/TT-BNV thì đối tượng áp dụng quy định tại điều 1 của văn bản bao gồm: “Thông tư này hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)“.

Nếu để ý các bạn sẽ thấy thường tất cả các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành đều có ký nháy. Một số trường hợp như điều lệ công ty cũng có thể cần ký nháy nhưng không bắt buộc.

Đối với thủ tục đăng ký kinh doanh, chữ ký trong hồ sơ bắt buộc phải là chữ ký tươi theo quy định tại điều 3 nghị định 168/2025/NĐ-CP

Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
9. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung, thể thức của văn bản giấy. Văn bản điện tử định dạng “.pdf”. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ theo quy định. Cá nhân ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo chế độ ảnh màu.