Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Trình tự, thủ tục thực hiện

Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?

Theo nghị định 111/2011/NĐ-CP giải thích “chứng nhận lãnh sự” và “hợp pháp hoá lãnh sự” như sau:

Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Các tài liệu, giấy tờ của nước ngoài không được mặc nhiên công nhận ở Việt Nam, muốn các tài liệu này được công nhận thì sẽ phải trải qua một bước đó là hợp pháp hóa lãnh sự. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Vậy thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự để tài liệu ở nước ngoài có thể sử dụng được ở Việt Nam như thế nào?

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự:

Cơ quan ở Việt Nam có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
– Cục lãnh sự – Bộ Ngoai Giao (số 40 Đường Trần Phú, Quận Ba Đình, TP Hà Nội)
– Sở Ngoại vụ An Giang (Số 28 Ngô Gia Tự, Long Xuyên, Mỹ Long, Tp. Long Xuyên, An Giang)
– Sở Ngoại vụ Bắc Giang  (Tầng 10, Tòa nhà A, Trụ sở làm việc  liên cơ quan tỉnh Bắc Giang, Quảng trường 3-2, thành phố Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang)
– Sở Ngoại Vụ Bắc Ninh (Số 10 Phù Đổng Thiên Vương, Phường Suối Hoa, TP Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh)
– Sở Ngoại vụ Hà Giang (Đường Trần Quốc Toản, Phường Nguyễn Trãi, Tp. Hà Giang, Tỉnh Hà Giang)
– Sở Ngoại vụ Quảng Ninh (Cột 8 – Phường Hồng Hà, Thành Phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh)
– Sở Ngoại vụ Hải Phòng (15 Trần Quang Khải, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng)
– Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh (13, Phan Đình Phùng, Bắc Hà, Tp. Hà Tĩnh, Tỉnh Hà Tĩnh)
– Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh ( Số 6 Alexandre de Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh)
– Cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài: Đại sứ quán, Lãnh sự quán.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Bước 1: Kê khai tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự trên Website của Cục Lãnh sự: http://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền gồm:
– 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
– 01 bản chụp (bản photo) giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự
Thời gian giải quyết: Từ 1 đến 10 tài liệu: 01 ngày làm việc;  Từ 11 tài liệu trở lên: 03 ngày – 05 ngày làm việc
Lệ phí nhà nước: 30.000 VNĐ/loại tài liệu

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao

Thành phần hồ sơ
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; (nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.)
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Thành phần hồ sơ
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Hộ chiếu nước ngoài có cần hợp pháp hoá lãnh sự?

Khi làm các hồ sơ như đăng ký kinh doanh, một số trường hợp các cơ quan hành chính yêu cầu phải hợp pháp hoá lãnh sự đối với hộ chiều của các nhà đầu tư nước ngoài. Theo tôi được biết thì hộ chiếu không bắt buộc phải hợp pháp hoá lãnh sự mà chỉ cần làm thủ tục sao y chứng thực theo quy định. Như vậy có đúng không?

Trả lời

“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Như vậy, nếu hiểu theo cách thông thường thì hộ chiếu nước ngoài sẽ phải hợp pháp hoá lãnh sự để dược sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, theo hướng dẫn của điều 6 thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp hộ chiếu như sau:

Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Như vậy, theo quy định này việc chứng thực bản sao từ bản chính đối với hộ chiếu không bắt buộc phải hợp pháp hoá lãnh sự. Tuy nhiên, khách hàng cần lưu ý việc này chỉ áp dụng đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Một số trường hợp vẫn có thể yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự đối với hộ chiếu tuỳ từng thủ tục cụ thể mà khác hàng đang thực hiện