Chứng thực bản sao từ bản chính

Sao y bản chính là gì?

Sao y bản chính là ngôn ngữ đời thường mà chúng ta hay gọi khi tiến hành làm bản sao của tài liệu. Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP luật hóa việc sao y bản chính bằng cụm từ “chứng thực bản sao từ bản chính” như sau:

Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Chứng thực bản sao từ bản chính cũng được gọi bằng nhiều hình thức khác nhau như “sao y công chứng” nhưng thực tế đây chỉ là văn nói. Theo quy định việc công chứng và chứng thực được quy định khác nhau. Tại khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 giải thích khái niệm “công chứng” như sau:

Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Vì vậy, bạn đọc cần phân biệt rõ “công chứng” và “chứng thực” để thực hiện các quy định pháp luật được tốt hơn.

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định tại nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền chứng thực như sau:

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Như vậy, theo quy định này thẩm quyền chứng thực gồm:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
– Cơ quan đại diện ngoại giao
– Văn phòng công chứng

Điều kiện chứng thực bản sao từ bản chính

Theo điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Và khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: “Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực“.  Như vậy, khi có nhu cầu chứng thực, người yêu cầu phải có bản chính giấy tờ (văn bản gốc) để làm cơ sở chứng thực bản sao từ bản chính. Bản photo không được chấp nhận.

Hiệu lực của bản sao y từ bản chính

Theo quy định tại khoản 1, 2 của điều 3 nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về giá trị pháp lý của bản sao như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Như vậy, theo quy định trên có thể thấy pháp luật không có quy định cụ thể về thời hạn hiệu lực của bản sao y. Tuy nhiên trên thực tế thường có 2 loại giấy tờ: giấy tờ có giá trị vô hạn giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp đại học…và giấy tờ giá trị có thời hạn như CMND (thời hạn 15 năm). Vì vậy đứng trên góc độ khác có thể thấy bản sao y tuy không có quy định về thời hạn nhưng cũng chỉ có giá trị trong khi bản chính còn hiệu lực. Chính vì thế đây có thể là căn cứ để cho các cá nhân, tổ chức khi làm việc với những trường hợp không nhận bản sao y do quá thời hạn.

Một câu hỏi vui được đặt ra là: “Nếu tiền sao y bản chính thì có giá trị hiệu lực như bản gốc hay không?”. Đây là câu hỏi thường thấy khi bàn luận về vấn đề sao y bản chính này. Tuy nhiên để ý tại cuối khoản 2 điều 3 ghi rõ về giá trị bản sao y không có giá trị nếu pháp luật có quy định khác. Quy định khác ở đây chính là quy định tại khoản 3 điều 3 quyết định 130/2013/QĐ-TTg quy định

Điều 3. Những hành vi bị nghiêm cấm
3. Sao chụp tiền Việt Nam với bất kỳ mục đích nào không có sự chấp thuận trước bằng văn bản của Ngân hàng Nhà nước.

Vì vậy, theo quy định khác này thì tiền được sao chép không có giá trị sử dụng và còn vi phạm điều cấm. Như vậy có thể thấy bản chính hết giá trị sử dụng thì bản sao cũng đương nhiên hết giá trị sử dụng theo (CMND thời hạn sử dụng là 15 năm). Các tài liệu không có thời hạn thì không có giới hạn về thời hạn sao y (VD: Bằng đại học, giấy phép lái xe không thời hạn). Tuy nhiên để tránh trường hợp thông tin đã bị thay đổi có thể một số cơ quan sẽ yêu cầu mọi người khi cung cấp bản sao y trong thời gian từ 3 đến 6 tháng để đảm bảo “tính mới” cho bản sao. Bản chất việc yêu cầu không có cơ sở pháp lý tuy nhiên tùy từng cơ quan vẫn có các quy định riêng như vậy.