Sao y bản điện tử sang bản giấy

Theo khoản 1 điều 25 nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định

Điều 25. Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
…

Theo quy định này, việc sao y văn bản điện tử ra văn bản giấy là hoàn toàn có thể thực hiện được. Tại điều 26 nghị định này quy định:

Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Về thẩm quyền thực hiện sao y theo điều 27 của nghị định như sau:

Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại nghị định 23/2015/NĐ-CP không áp dụng với bản điện tử. Vì theo điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Theo quy định tại điều 23 luật giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, việc chứng thực thì không phải cơ quan nào cũng làm được.

Điều 23. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Do vậy, việc chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử có thể thực hiện theo điều 12 luật giao dịch điện tử như sau:

Điều 12. Chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu
1. Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
b) Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
d) Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.
2. Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;
b) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
d) Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.
3. Giá trị pháp lý của văn bản được chuyển đổi theo quy định của pháp luật có liên quan.
4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Hướng dẫn tại điều 5 nghị định 137/2024/NĐ-CP

Điều 5. Chuyển đổi hình thức từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy
Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
1. Thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu để tra cứu tại điểm b khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử được quy định cụ thể như sau:
a) Thông tin tối thiểu xác định hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu để tra cứu bao gồm: tên hệ thống thông tin, tên chủ quản hệ thống thông tin;
b) Thông tin để truy cập thông điệp dữ liệu trên hệ thống thông tin tạo lập, lưu trữ thông điệp dữ liệu có thể là một đường dẫn đầy đủ của thông điệp dữ liệu trên hệ thống thông tin, hoặc mã duy nhất để truy cập thông điệp dữ liệu thông qua một giao diện tìm kiếm.
2. Yêu cầu về ký hiệu riêng và các thông tin khác tại điểm c khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử được quy định cụ thể như sau:
a) Các thông tin tối thiểu trên văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu bao gồm: ký hiệu riêng bằng chữ thể hiện văn bản giấy đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu và thời gian thực hiện chuyển đổi; thông tin về tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
Trên văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn hiển thị bổ sung mã phản hồi nhanh (QR) hoặc các hình thức mã hóa khác chứa các thông tin trên để phục vụ việc tra cứu bằng phương tiện điện tử đối với thông điệp dữ liệu tạo lập trên hệ thống thông tin.
Nội dung ký hiệu riêng thể hiện văn bản giấy đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu được quy định theo pháp luật chuyên ngành.
b) Trường hợp chuyển đổi phục vụ hoạt động công chứng, chứng thực, sao y, sao lục, trích sao, các thông tin trên văn bản giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, công tác văn thư;
c) Trường hợp chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử sang văn bản giấy theo quy định tại Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ, ký hiệu riêng và thông tin trên văn bản giấy được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản này.
3. Yêu cầu về hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy phải bảo đảm các tính năng sau:
a) Truy xuất từ hệ thống lưu trữ và hiển thị thông điệp dữ liệu gốc cần chuyển đổi dưới dạng hoàn chỉnh;
b) Tạo ký hiệu riêng và các thông tin khác trên văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều này;
c) Chuyển đổi toàn vẹn nội dung từ thông điệp dữ liệu gốc sang văn bản giấy.

Phúc đáp Công văn số 854/CV-HHCCVVN ngày 24 tháng 12 năm 2025 của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam về việc đề nghị hướng dẫn áp dụng quy trình và điều kiện triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại các tổ chức hành nghề công chứng, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính có ý kiến như sau:

1. Căn cứ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực. Do đó, việc công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao điện từ từ bản chính là phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đã được pháp luật quy định.

2. Cổng Dịch vụ công Quốc gia là công tích hợp thông tin và cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tình hình giải quyết, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tất cả các bộ, ngành, địa phương trên cơ sở kết nổi, truy xuất dữ liệu từ các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Cổng Dịch vụ công quốc gia không cung cấp nghiệp vụ giải quyết thủ tục chứng thực bản sao điện từ từ bản chính. Tại các địa phương, nghiệp vụ này được cung cấp tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, việc giải quyết thủ tục chứng thực điện tử được thực hiện trên nền tảng cung cấp dịch vụ giải quyết nghiệp vụ của tổ chức đó. Công chứng viên không nhất thiết phải đăng ký tài khoản và thực hiện nghiệp vụ trên Cống Dịch vụ công Quốc gia như các cơ quan hành chính nhà nước.

3. Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng giải quyết được cung cấp cho người dân thông qua địa chỉ thư điện tử (email) do người dân cung cấp. Quy trình này đảm bảo phù hợp với quy định tại Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về việc trả kết quả chứng thực bản sao điện tử.

Kết quả chứng thực điện tử, bao gồm chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và lời chứng, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định về mẫu lời chứng theo pháp luật về chứng thực hiện hành. Cục Kiểm soát thủ tục hành chính xin gửi Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam để triển khai thực hiện./.

Tại điều 6 nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi nghị định 280/2025/NĐ-CP) như sau:

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử
1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản sao có chứng thực, chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh khi có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp.
2. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết.
3. Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.