Bản cam kết (giải trình) về việc không sử dụng con dấu

Con dấu công ty là gì?

Trước đây con dấu công ty trong một trong những căn cứ pháp lý của công ty khi giao dịch hồ sơ, giấy tờ. Tuy nhiên, cùng với hội nhập quốc tế, con dấu ở nhiều quốc gia dần không còn quan trọng (có thể có hoặc không). Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Nhiều cán bộ chưa nắm rõ các quy định này vẫn yêu cầu đóng dấu trong hồ sơ.

Quy định về con dấu tại một số quốc gia

Theo thống kê của Nhóm Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh tại báo cáo Doing Business:
“- Có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục của quy trình gia nhập thị trường. Trong số này, chỉ có 7 quốc gia quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu (bao gồm: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Việt Nam, Myanmar, Triều Tiên, Buhtan), 72 quốc gia còn lại cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không.
– Có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp: Canada (từ năm 1971), Anh (từ năm 1989), California – Mỹ (từ năm 1995), Úc (từ năm 1998), Armenia (từ năm 2010), Hy Lạp (từ năm 2013), Hồng Kông (từ tháng 3/2014),…”

Mẫu giải trình không sử dụng con dấu

Mục đích: Dùng trong một số trường hợp yêu cầu đóng dấu mà không có con dấu để dùng.

Thực tế, tại các biểu mẫu thường hay có nội dung “đóng dấu (nếu có)“. Do vậy, việc đóng dấu chỉ thực hiện nếu đơn vị có con dấu. Tuy nhiên, nếu gặp khó khăn trong việc trao đổi với cán bộ một cửa có thể sử dụng mẫu giải trình không sử dụng con dấu như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2023

GIẢI TRÌNH
(V/v không sử dụng con dấu)
Kính gửi: Sở Công Thương thành phố Hà Nội

Tên thương nhân: …. LIMITED

Giấy phép thành lập số ….               Ngày cấp: …/8/2014

Địa chỉ trụ sở chính: …., Hong Kong

Đại diện theo pháp luật: ….

Giải trình về việc không sử dụng con dấu

Theo yêu cầu của bộ phận một cửa Sở Công Thương thành phố Hà Nội về việc đóng dấu của thương nhân lên hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài chúng tôi xin giải trình như sau:

1. Theo quy định tại Pháp lệnh Công ty (622) – Companies Ordinance (622) của Hồng Kông, công ty không bắt buộc phải có con dấu. Do vậy, …. LIMITED không sử dụng con dấu. Theo đó, tại hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN … LIMITED TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI không đóng dấu.

2. Tại biểu mẫu của thông tư 11/2016/TT-BTC (Mẫu TB) cũng ghi rõ “đóng dấu (nếu có)”. Do vậy, các đơn vị không sử dụng con dấu thì không cần phải đóng dấu.

Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung văn bản này. Trường hợp có quy định khác quý Sở vui lòng trả lời bằng văn bản để chúng tôi có thể thực hiện. Xin cảm ơn!