Thứ Sáu (09/12/2022)

Dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Mẹo nhỏ: Để tìm kiếm chính xác các bài viết của AZLAW, hãy search trên Google với cú pháp: "Từ khóa" + "azlaw". (Ví dụ: thành lập công ty azlaw). Tìm kiếm ngay

Chữ ký dấu có giá trị pháp lý không? Muốn sử dụng dấu chữ ký thì làm như thế nào? Giải pháp ký số thay cho dấu chữ ký?

Có thể ở đâu đó bạn đã gặp dấu chữ ký hoặc đọc về dấu chữ ký. Dấu chữ ký là bản chụp chữ ký của một người sau đó khắc lại tương tự để đóng bằng các con dấu. Vậy theo các quy định pháp luật dấu chữ ký có giá trị pháp lý hay không?

Chữ ký là gì?

Đầu tiên, cần phải làm rõ chữ ký là gì? Chữ ký của một người là các nét bút của cá nhân đó thường để ký tên của mình, chữ ký là các nét bút mang tính riêng biệt, đặc trưng để xác nhận, ghi nhận sự đồng ý của người đó trong văn bản, hồ sơ, chứng từ. Theo các văn bản pháp luật hiện hành không có khái niệm hay quy định cụ thể về chữ ký hoặc dấu chữ ký.

Hình ảnh chữ ký
Hình ảnh chữ ký

Dấu chữ ký là gì?

Dấu chữ ký là con dấu có hình chữ ký của người khác thường được gọi dưới dạng tên là “dấu chữ ký” hoặc “dấu chữ ký khắc sẵn“, “chữ ký dấu“. Bản chất đây là chỉ là hình chữ ký của người khác được khắc dạng con dấu. Tham khảo như hình sau đây:

Mẫu dấu chữ ký khắc sẵn

Hiện nay, dấu chữ ký không thuộc phạm vi quản lý của cơ quan công an. Do vậy việc khắc dấu chữ ký cũng không trái với quy định pháp luật. Vậy

Dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Như đã trao đổi ở trên, dấu chữ ký là hình ảnh chữ ký mà không phải chữ ký. Việc ký theo quy định để xác thực về mặt nhân thân của người thực hiện giao dịch hoặc xác nhận trên giấy tờ mà dấu chữ ký không thể thực hiện được điều này. Quy định pháp luật hiện nay cũng không có quy định cụ thể nhưng một số quy định chuyên ngành đề cập tới vấn đề này. Ví dụ:

Điều 19 của luật kế toán 2015 quy định “Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất”

Điều 1 nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Nghị định 99/2016/NĐ-CP cũng ghi rõ Nghị định này không điều chỉnh đối với Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký

Điều 43 nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp cũng quy định về việc ký trực tiếp

Điều 43. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:
a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều này;

Như vậy, dấu chữ ký hiện nay chưa có văn bản giải thích cụ thể, tuy nhiên về cơ bản thì không được công nhận có giá trị trong các giao dịch hoặc trên các tài liệu sử dụng dấu chữ ký.

Sử dụng chữ ký số

Nếu không muốn trực tiếp ký văn bản, giấy tờ mà vẫn muốn văn bản giấy tờ đảm bảo giá trị pháp lý khách hàng có thể tham khảo sử dụng chữ ký số. Theo quy định tại khoản 6 điều 3 nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định:

Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số tương đối phổ biến tại Việt Nam trong các giao dịch như nộp tờ khai thuế, nộp thuế, sử dụng hoá đơn điện tử, nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh…thậm chí các văn bản của chính phủ gửi cho các bộ, ban, ngành hiện nay đã sử dụng chữ ký số rất phổ biến. Vì vậy, giải pháp cho người có nhu cầu sử dụng chữ ký dấu là dùng chữ ký số để thay chữ ký tươi trong các giao dịch thông thường.

Xem thêm: Hướng dẫn ký số bằng vSignPDF

Mức xử phạt khi sử dụng dấu chữ ký

Tại nghị định 41/2018/NĐ-CP xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán có quy định về mức phạt đối với việc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn như sau:

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;

Đối với các lĩnh vực khác mặc dù không có quy định nhưng việc sử dụng dấu chữ ký có thể bị từ chối về mặt hồ sơ khiến khách hàng mất thời gian khi thực hiện thủ tục tương ứng

Dấu chữ ký có giá trị pháp lý như chữ ký tươi không?

Dấu chữ ký không có giá trị pháp lý. Việc sử dụng dấu chữ ký có thể bị xử phạt trong một số trường hợp

Chữ ký tươi là gì?

Chữ ký tươi là chữ ký trực tiếp của cá nhân trên văn bản giấy tờ. Chữ ký tươi có giá trị xác định chủ thể giao dịch khi xác lập văn bản, giấy tờ

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

Gọi ngay