Cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Theo quy định tại điều 29 nghị định 65/2023/NĐ-CP (sửa đổi bởi nghị định 100/2026/NĐ-CP) quy định như sau:

Điều 29. Cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ
1. Chủ văn bằng bảo hộ yêu cầu Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp phó bản văn bằng bảo hộ và cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau đây:
a) Trường hợp quyền sở hữu công nghiệp thuộc sở hữu chung, văn bằng bảo hộ sẽ chỉ được cấp, cấp lại cho người đầu tiên trong danh sách những người nộp đơn chung. Các đồng chủ sở hữu quyền khác có thể yêu cầu Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp phó bản văn bằng bảo hộ, trừ trường hợp yêu cầu cấp phó bản đã được thể hiện trong tờ khai đăng ký đối tượng sở hữu công nghiệp, với điều kiện phải nộp phí, lệ phí theo quy định.
b) Trường hợp văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ bị mất hoặc bị hỏng, rách, bẩn, phai mờ đến mức không sử dụng được, bị tháo rời không giữ được dấu niêm phong, chủ sở hữu quyền sở hữu công nghiệp đã được cấp văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ có thể nộp đơn yêu cầu Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ, với điều kiện phải nộp phí, lệ phí theo quy định.
c) Trường hợp phát hiện mẫu nhãn hiệu trong Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có chứa hình bản đồ Việt Nam nhưng không thể hiện hoặc thể hiện không đúng chủ quyền, biên giới quốc gia theo quy định của pháp luật về việc sử dụng hình bản đồ Việt Nam, chủ sở hữu quyền có thể yêu cầu Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ để bảo đảm thể hiện đúng chủ quyền biên giới quốc gia theo quy định của pháp luật mà không phải nộp phí, lệ phí.
Trường hợp phát hiện mẫu nhãn hiệu trong Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có chứa hình bản đồ Việt Nam nhưng không thể hiện hoặc thể hiện không đúng chủ quyền biên giới quốc gia theo quy định của pháp luật về việc sử dụng hình bản đồ Việt Nam, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương yêu cầu chủ văn bằng bảo hộ bổ sung mẫu nhãn hiệu mới để cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ để bảo đảm thể hiện đúng hình bản đồ Việt Nam mà không thu phí, lệ phí.
2. Đơn yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ phải được lập thành văn bản, bao gồm 01 bộ tài liệu sau đây:
a) Tờ khai yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ, làm theo Mẫu số 13 tại Phụ lục I của Nghị định này;
b) Mẫu nhãn hiệu, bộ ảnh chụp hoặc bộ bản vẽ kiểu dáng công nghiệp trùng với mẫu nhãn hiệu, bộ ảnh chụp hoặc bản vẽ kiểu dáng công nghiệp trong văn bằng bảo hộ gốc theo tiêu chí, tiêu chuẩn do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định (trường hợp nộp hồ sơ giấy thì phải nộp 02 mẫu nhãn hiệu);
c) Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực văn bản ủy quyền (trường hợp yêu cầu được nộp thông qua đại diện). Trường hợp văn bản ủy quyền có phạm vi ủy quyền gồm nhiều thủ tục độc lập với nhau và bản gốc văn bản ủy quyền đã nộp cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thực hiện thủ tục đăng ký, người nộp đơn được nộp bản sao văn bản ủy quyền kèm theo thông tin chỉ dẫn chính xác đến số đơn có bản gốc văn bản ủy quyền đó trong Tờ khai;
d) Bản sao chụp chứng từ hoặc bằng chứng khác về việc nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí trực tiếp vào tài khoản của cơ quan tiếp nhận đơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (phí, lệ phí yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ) và cơ quan thực hiện việc công bố, đăng bạ thuộc cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp (phí công bố, đăng bạ thông tin sở hữu công nghiệp)).
3. Đơn yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ bị coi là không hợp lệ nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Đơn không có đủ các tài liệu theo quy định tại khoản 2 Điều này hoặc tài liệu không hợp lệ;
b) Người nộp đơn không nộp đủ phí, lệ phí theo quy định;
c) Tại thời điểm nộp đơn yêu cầu cấp lại, văn bằng bảo hộ không bị mất như nêu trong tờ khai;
d) Người nộp đơn yêu cầu cấp lại không phải chủ sở hữu đầu tiên trong danh sách các đồng chủ sở hữu hoặc người nộp đơn yêu cầu cấp phó bản không phải là một trong các đồng chủ sở hữu còn lại (trường hợp văn bằng bảo hộ có nhiều chủ sở hữu).
4. Xử lý yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ:
a) Trường hợp đơn hợp lệ, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định cấp phó bản văn bằng bảo hộ, quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ;
b) Phó bản văn bằng bảo hộ phải thể hiện đầy đủ nội dung của văn bằng bảo hộ tương ứng và kèm theo chỉ dẫn “Phó bản”. Văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ được cấp lại phải thể hiện đầy đủ nội dung của văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ đang có hiệu lực và các thông tin sửa đổi, bổ sung liên quan tính đến thời điểm cấp lại và kèm theo chỉ dẫn “Bản cấp lại”. Phó bản, bản cấp lại của văn bằng bảo hộ được làm theo các Mẫu số 19, 20, 21, 22 và 23 tại Phụ lục I của Nghị định này phù hợp với loại văn bằng bảo hộ tương ứng.
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi thông tin về quyết định cấp phó bản văn bằng bảo hộ, quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ đến cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông tin, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp công bố việc cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ trên Công báo Sở hữu công nghiệp và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp theo quy định;
c) Trường hợp đơn không hợp lệ, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra thông báo và ấn định thời hạn 60 ngày kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn sửa chữa thiếu sót hoặc có ý kiến phản đối; thời gian này không tính vào thời hạn xử lý đơn;
d) Trường hợp người nộp đơn không sửa chữa thiếu sót hoặc không có ý kiến phản đối hoặc việc sửa chữa thiếu sót, phản đối không đạt yêu cầu, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn nêu tại điểm c khoản này, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra quyết định từ chối cấp phó bản văn bằng bảo hộ, quyết định từ chối cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ, trong đó nêu rõ lý do từ chối.
đ) Trường hợp văn bằng bảo hộ đã bị chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực hoặc hết thời hạn bảo hộ theo quy định, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thông báo chấm dứt xử lý yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ.
e) Trường hợp phát hiện người nộp đơn đồng thời đang nộp yêu cầu cấp lại, cấp phó bản đối với văn bằng bảo hộ nêu trong đơn ở cơ quan khác mà chưa có kết quả, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thông báo chấm dứt xử lý yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ, cấp lại văn bằng bảo hộ, phó bản văn bằng bảo hộ.

Phí, lệ phí:
– Phí công bố Quyết định cấp phó bản/cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng SHCN: 120.000 đồng/đơn
– Phí đăng bạ Quyết định cấp phó bản/cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng SHCN: 120.000 đồng/VBBH
– Phí cấp lại (tạm thời chưa thu, chờ đến khi có quy định cụ thể sẽ thu sau).

Phân biệt văn bằng bảo hộ và phó bản văn bằng bảo hộ

Quy trình thực hiện thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ trên dichvucong.gov.vn như sau:

Bước 1: Đăng nhập cổng dịch vụ công quốc gia và chọn hồ sơ tương ứng

Đăng nhập qua địa chỉ dichvucong.gov.vn bằng vneid của chủ đơn hoặc của đại diện sở hữu công nghiệp và lựa chọn thủ tục

Bước 2: Xác định cơ quan thực hiện

Tại bước này cần lưu ý, việc cấp lại văn bằng bảo hộ thực hiện tại Sở KHCN địa phương theo địa chỉ của chủ đơn. Ví dụ chủ đơn ở TP Hồ Chí Minh thì việc cấp lại sẽ do Sơ KHCN thành phố HCM thực hiện. Chọn Nộp hồ sơ

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin vào hồ sơ trực tuyến

Điền đầy đủ các thông tin vào hồ sơ trực tuyến và scan dạng pdf các hồ sơ tương ứng theo quy định bao gồm:
– Tờ khai
– Văn bản ủy quyền (nếu thực hiện qua đại diện)
– Mẫu nhãn hiệu (2 bản)
– Biên lai lệ phí (nếu có)

Lưu ý về chứng từ nộp phí:
– Sau khi nộp hồ sơ trực tuyến sẽ được cấp mã hồ sơ. In mã này và mang tới Cục SHTT để nộp phí (không nộp tại Sở KHCN), cục sẽ in phiếu báo thu có mã QR để nộp phí. Sau khi nộp phí, cục sẽ gửi email biên lai thu phí để tải lên hồ sơ.
– Không nên tải tạm tài liệu khác vào mục phí (vì hệ thống tại thời điểm viết bài này không có nút xóa)

Bước 4: Nộp hồ sơ giấy

Hiện tại, không có quy định liên quan tới việc phải nộp hoặc không phải nộp hồ sơ giấy. Tuy nhiên, nhiều Sở KHCN sẽ yêu cầu nộp hồ sơ giấy, do vậy, để đảm bảo khách hàng nên liên hệ trước với Sở KHCN địa phương để làm rõ vấn đề này.