Đại diện SHCN là gì? Điều kiện làm đại diện SHCN?

Đại diện sở hữu công nghiệp là gì?

Đại diện sở hữu công nghiệp là một trong các hoạt động được quy định tại luật sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung 2022. Theo đó, đại diện sở hữu công nghiệp sẽ có chức năng:

Đại diện cho tổ chức, cá nhân trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp; Tư vấn về vấn đề liên quan đến thủ tục xác lập và thực thi quyền sở hữu công nghiệp;

Cụ thể, đại diện sở hữu công nghiệp có quyền nhận ủy quyền để thực hiện một số thủ tục liên quan tới sở hữu công nghiệp.

Quyền của đại diện sở hữu công nghiệp

1. Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được thực hiện các dịch vụ trong phạm vi được uỷ quyền và được phép uỷ quyền lại cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp khác, nếu được sự đồng ý bằng văn bản của người uỷ quyền.
2. Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp có quyền từ bỏ hoạt động đại diện sở hữu công nghiệp nếu đã chuyển giao một cách hợp pháp công việc đại diện chưa hoàn tất cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp khác.
3. Đại diện sở hữu công nghiệp không được thực hiện các hoạt động sau đây:
a) Đồng thời đại diện cho các bên tranh chấp với nhau về quyền sở hữu công nghiệp;
b) Rút đơn yêu cầu cấp văn bằng bảo hộ, tuyên bố từ bỏ sự bảo hộ, rút đơn khiếu nại về việc xác lập quyền sở hữu công nghiệp nếu không được bên uỷ quyền đại diện cho phép;
c) Lừa dối hoặc ép buộc khách hàng trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.

Trách nhiệm của đại diện sở hữu công nghiệp

1. Đại diện sở hữu công nghiệp có trách nhiệm sau đây:
a) Thông báo rõ các khoản, các mức phí và lệ phí liên quan đến thủ tục xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp, các khoản và các mức phí dịch vụ theo bảng phí dịch vụ đã đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp;
b) Giữ bí mật thông tin, tài liệu được giao liên quan đến vụ việc mà mình đại diện;
c) Thông tin trung thực và đầy đủ mọi thông báo, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp; giao kịp thời văn bằng bảo hộ và các quyết định khác cho bên được đại diện;
d) Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên được đại diện bằng cách đáp ứng kịp thời các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp đối với bên được đại diện;
đ) Thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác lập và bảo đảm thực thi quyền sở hữu công nghiệp mọi thay đổi về tên, địa chỉ và các thông tin khác của bên được đại diện khi cần thiết.
2. Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp phải chịu trách nhiệm dân sự đối với người được đại diện về hoạt động đại diện do người đại diện sở hữu công nghiệp thực hiện nhân danh tổ chức.

Điều kiện kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

Theo quy định tại luật sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022 điều kiện kinh doanh sở hữu công nghiệp có một số điểm mới như sau:

Điều 154. Điều kiện kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp
1. Doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức hành nghề luật sư, tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật có ít nhất một cá nhân có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, được kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp với danh nghĩa tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam không được kinh doanh dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.
Điều 155. Điều kiện hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp
1. Cá nhân được phép hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp;
b) Hoạt động cho một tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.
2. Cá nhân đáp ứng các điều kiện sau đây thì được cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, trừ trường hợp quy định tại khoản 2a Điều này:
a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
b) Thường trú tại Việt Nam;
c) Có bằng cử nhân hoặc văn bằng trình độ tương đương đối với trường hợp hành nghề trong lĩnh vực nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, tên thương mại, chống cạnh tranh không lành mạnh, bí mật kinh doanh; có bằng cử nhân hoặc văn bằng trình độ tương đương chuyên ngành khoa học tự nhiên hoặc khoa học kỹ thuật đối với trường hợp hành nghề trong lĩnh vực sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí;
d) Đã trực tiếp làm công tác pháp luật về sở hữu công nghiệp từ năm năm trở lên hoặc đã trực tiếp làm công tác thẩm định các loại đơn đăng ký sở hữu công nghiệp tại cơ quan quốc gia hoặc quốc tế về sở hữu công nghiệp từ năm năm trở lên hoặc đã tốt nghiệp khóa đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp được cơ quan có thẩm quyền công nhận;
đ) Không phải là công chức, viên chức, người lao động đang làm việc tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp;
e) Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra về nghiệp vụ đại diện sở hữu công nghiệp do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.
2a. Công dân Việt Nam là luật sư được phép hành nghề theo quy định của Luật Luật sư, thường trú tại Việt Nam thì được cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp trong lĩnh vực nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, tên thương mại, chống cạnh tranh không lành mạnh, bí mật kinh doanh nếu đã tốt nghiệp khóa đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp được cơ quan có thẩm quyền công nhận.

Theo điều 27 nghị định 103/2006/NĐ-CP quy định:

Điều 27. Chương trình đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp
1. Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tư pháp quy định cụ thể về Chương trình đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp quy định tại khoản 3 Điều 155 của Luật Sở hữu trí tuệ.
2. Cá nhân được coi là đã tốt nghiệp khoá đào tạo pháp luật về sở hữu công nghiệp quy định tại điểm d khoản 2 Điều 155 của Luật Sở hữu trí tuệ trong các trường hợp sau đây:
a) Tác giả luận văn tốt nghiệp đại học, sau đại học về đề tài sở hữu công nghiệp;
b) Tốt nghiệp khoá đào tạo về sở hữu công nghiệp được Bộ Khoa học và Công nghệ công nhận.

Xem thêm: Thủ tục cấp CCHN đại diện sở hữu công nghiệp

Ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

Để chính thức được thực hiện quyền kinh doanh, hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, tổ chức, cá nhân đủ điều kiện kinh doanh, hành nghề phải làm thủ tục ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 156 Luật Sở hữu trí tuệ và điều 65 nghị định 65/2023/NĐ-CP như sau:

Hồ sơ ghi nhận tổ chức đại diện SHCN
– Tờ khai yêu cầu ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, làm theo Mẫu số 05 nghị định 65/2023/NĐ-CP
– Bản sao quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động của tổ chức đối với người có Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực);
– Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp).
– Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ yêu cầu ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp xem xét hồ sơ theo trình tự như đối với thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 64 của Nghị định này.

Phí, lệ phí (Thông tư 263/2016/TT-BTC)
Phí thẩm định hồ sơ yêu cầu ghi nhận tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp: 250.000 VNĐ
Lệ phí công bố Quyết định ghi nhận Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp: 150.000 VNĐ
Lệ phí đăng bạ Quyết định ghi nhận Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp: 150.000 VNĐ

Giảm 50% lệ phí theo thông tư 44/2023/TT-BTC tới hết 31/12/2023 => Tổng tiền phải nộp 400.000 VNĐ

Hồ sơ ghi nhận người đại diện SHCN trong tổ chức
Hồ sơ yêu cầu ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp vào Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp do cá nhân đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 155 Luật Sở hữu trí tuệ đứng tên, gồm 01 bộ tài liệu sau đây:
– Tờ khai yêu cầu ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp, làm theo Mẫu số 06 tại Phụ lục V của Nghị định này, trong đó điền đầy đủ thông tin về cá nhân và tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp nơi cá nhân hành nghề;
– Bản sao quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động của tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp đối với cá nhân (xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực);
– Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (trường hợp nộp phí, lệ phí qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp).

Phí, lệ phí (Thông tư 263/2016/TT-BTC)
Phí thẩm định hồ sơ yêu cầu ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp: 250.000 Đồng
Lệ phí công bố Quyết định ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp: 150.000 Đồng
Lệ phí đăng bạ Quyết định ghi nhận người đại diện sở hữu công nghiệp: 150.000 Đồng

Giảm 50% lệ phí theo thông tư 44/2023/TT-BTC tới hết 31/12/2023 => Tổng tiền phải nộp 400.000 VNĐ

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ yêu cầu ghi nhận thay đổi thông tin của tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp xem xét hồ sơ theo trình tự như đối với thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp

Xem thêm: Uỷ quyền đại diện sở hữu công nghiệp

Uỷ quyền đại diện tiến hành các thủ tục đăng ký sở hữu công nghiệp

Việc ủy quyền đại diện tiến hành thủ tục đăng ký sở hữu công nghiệp được quy định tại điều 5 thông tư 23/2023/TT-BKHCN như sau:

Điều 5. Ủy quyền đại diện tiến hành các thủ tục xác lập quyền sở hữu công nghiệp
1. Việc ủy quyền đại diện, bao gồm cả việc ủy quyền lại và thực hiện ủy quyền đại diện tiến hành các thủ tục xác lập quyền sở hữu công nghiệp (sau đây gọi là “ủy quyền”) phải phù hợp với quy định pháp luật về ủy quyền của Bộ luật dân sự, Điều 107 của Luật Sở hữu trí tuệ và hướng dẫn tại Thông tư này.
Người nộp đơn, người khiếu nại có thể thay đổi người đại diện (sau đây gọi là thay thế ủy quyền). Việc thay thế ủy quyền làm chấm dứt quan hệ ủy quyền giữa người nộp đơn, người khiếu nại với người đang được ủy quyền. Việc thay thế ủy quyền phải được người nộp đơn, người khiếu nại tuyên bố bằng văn bản (ngay trong văn bản ủy quyền hoặc văn bản riêng).
Người được ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người khác theo quy định của Bộ luật dân sự với điều kiện tổ chức, cá nhân được ủy quyền lại đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 4 Thông tư này. Việc ủy quyền lại chỉ được thực hiện sau khi ủy quyền ban đầu đã được Cục Sở hữu trí tuệ thừa nhận theo quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Thời điểm văn bản ủy quyền được thừa nhận trong giao dịch với Cục Sở hữu trí tuệ là ngày Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận văn bản ủy quyền hợp lệ. Đối với trường hợp thay thế ủy quyền hoặc ủy quyền lại hoặc sửa đổi về thông tin liên quan đến việc thay đổi phạm vi ủy quyền, chấm dứt ủy quyền trước thời hạn, thay đổi địa chỉ của bên được ủy quyền, thời điểm này là ngày Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận các tài liệu hợp lệ tương ứng.
3. Trường hợp văn bản ủy quyền được nộp muộn hơn ngày nộp đơn nhưng trước ngày đơn được chấp nhận hợp lệ hoặc được thụ lý, Cục Sở hữu trí tuệ giao dịch với người tự xưng danh là đại diện cho người nộp đơn, người khiếu nại (trong tờ khai hoặc trong đơn khiếu nại) nhằm thực hiện thủ tục thẩm định hình thức để kết luận đơn hợp lệ hay không hợp lệ, được thụ lý hay không được thụ lý, bao gồm cả kết luận về tính hợp pháp về tư cách đại diện.
4. Mọi giao dịch của bất kỳ bên được ủy quyền nào trong phạm vi ủy quyền tại bất kỳ thời điểm nào đều được coi là giao dịch nhân danh người nộp đơn, người khiếu nại, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của người nộp đơn, người khiếu nại. Trong trường hợp thay thế ủy quyền hoặc ủy quyền lại, bên được thay thế ủy quyền hoặc bên được ủy quyền lại kế tục việc đại diện với mọi vấn đề phát sinh do bên được ủy quyền trước thực hiện trong giao dịch trước đó với Cục Sở hữu trí tuệ.
5. Nếu văn bản ủy quyền có phạm vi ủy quyền gồm nhiều thủ tục độc lập với nhau và bản gốc văn bản ủy quyền đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ thì khi tiến hành các thủ tục tiếp theo, bên được ủy quyền phải nộp bản sao văn bản ủy quyền và có chỉ dẫn chính xác đến số đơn có bản gốc văn bản ủy quyền đó trong tờ khai hoặc tài liệu của thủ tục tiếp theo.
6. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân không được phép đại diện hoặc ủy quyền cùng một lúc cho nhiều tổ chức, cá nhân trong đó có tổ chức, cá nhân không được phép đại diện thì đơn bị coi là không hợp lệ.

Một số hướng dẫn cũ của Cục sở hữu trí tuệ Theo hướng dẫn tại Điểm 1 Thông báo 1637/TB-SHTT năm 2007 hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Về đại diện của chủ đơn (điểm 3 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)
1.1. Đại diện nộp đơn cho tổ chức, cá nhân khác
Đại diện theo uỷ quyền của chủ đơn, bất kể là cá nhân hay tổ chức theo quy định tại Điều 141 và Điều 143 Bộ luật dân sự có thể là bất kỳ cá nhân, tổ chức nào khác, kể cả cá nhân không thuộc tổ chức ủy quyền.
Tuy nhiên, hoạt động đại diện phải phù hợp với quy định tại Điều 154 Luật Sở hữu trí tuệ, cụ thể như sau:
– Chỉ có tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp mới được hoạt động đại diện dưới hình thức kinh doanh dịch vụ. Các tổ chức không có chức năng hoạt động đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được phép đại diện với tư cách người có quyền và lợi ích liên quan (ví dụ, tổ chức là đồng chủ đơn có quyền đại diện cho các đồng chủ đơn khác).
– Cá nhân không được kinh doanh dịch vụ đại diện (chỉ được thực hiện công việc đại diện không nhằm mục đích lợi nhuận).
1.2. Đại diện nộp đơn nhân danh chính tổ chức của mình
Cá nhân thuộc tổ chức, chi nhánh của tổ chức, văn phòng đại diện của tổ chức có thể được người đại diện theo pháp luật của tổ chức ủy quyền đại diện cho tổ chức để nộp đơn nhân danh chính tổ chức đó. Trong trường hợp này, hồ sơ đơn không bắt buộc phải có giấy ủy quyền đại diện nếu chữ ký và con dấu của người đại diện trong đơn đáp ứng các điều kiện sau đây:
– Chữ ký và họ tên người thuộc pháp nhân Việt Nam được xác nhận bằng con dấu của pháp nhân;
– Chữ ký và họ tên của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức nước ngoài hoặc Việt Nam, được xác nhận bằng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện;
– Chữ ký, họ tên và chức danh của người thuộc tổ chức nước ngoài được xác nhận bởi công chứng.
1.3. Đại diện cho chủ đầu tư nước ngoài
Theo quy định tại khoản 1 Điều 89 của Luật Sở hữu trí tuệ, mọi cơ sở có vốn đầu tư nước ngoài (100% hoặc một phần) tại Việt Nam đều có thể đại diện để nộp đơn cho chủ đầu tư. Trong trường hợp này, hồ sơ đơn phải có giấy ủy quyền.

Tại Điểm 2 Thông báo 5773/TB-SHTT năm 2013 hướng dẫn

2. Cách thức nộp đơn đăng ký sở hữu công nghiệp đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài
Theo quy định tại khoản 2 Điều 89 Luật Sở hữu trí tuệ và điểm 3.2(b) Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN ngày 14 tháng 02 năm 2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn thi hành Nghị định số 103/2006/NĐ-CP, cá nhân nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam chỉ được nộp đơn đăng ký sở hữu công nghiệp thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam, cụ thể là thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (theo ủy quyền).
Quy định cách thức nộp đơn thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam nhằm bảo đảm việc giao dịch của cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp với chủ đơn không thường trú hoặc không có đại diện tại Việt Nam.
Vì vậy, cá nhân Việt Nam (có quốc tịch Việt Nam) đồng thời có quốc tịch nước ngoài mà không thường trú tại Việt Nam phải nộp đơn thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam, cụ thể là thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp hoặc thông qua doanh nghiệp do cá nhân đó đầu tư thành lập tại Việt Nam.

Theo hướng dẫn tại Điểm 2 Thông báo 1637/TB-SHTT năm 2007 về tái ủy quyền

2. Về ủy quyền đại diện (Điểm 4 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)
2.1. Tái uỷ quyền
Chủ đơn chỉ có thể uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân được phép đại diện theo quy định tại điểm 3.2 Thông tư. Việc uỷ quyền cho các chủ thể không được phép đại diện bị coi là vô hiệu, kể cả trường hợp sau đó người được uỷ quyền tái uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân được phép đại diện.
Việc tái uỷ quyền có thể được thực hiện nhiều lần, với điều kiện người nhận uỷ quyền và người nhận tái uỷ quyền phải là tổ chức, cá nhân được phép đại diện.
Việc tái uỷ quyền phải được sự đồng ý bằng văn bản của chủ đơn.
2.2. Hiệu lực của giấy ủy quyền trong trường hợp có sự thay đổi tên/ địa chỉ/ hình thức tổ chức của người được uỷ quyền sau khi đã lập giấy uỷ quyền
Giấy uỷ quyền được coi là hợp lệ nếu ghi đúng tên/địa chỉ của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp đang được sử dụng và đã được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về đại diện sở hữu công nghiệp tại thời điểm lập giấy uỷ quyền.
Trường hợp có sự thay đổi tên/địa chỉ hoặc thay đổi hình thức tổ chức của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp sau khi giấy uỷ quyền đã được lập thì giấy uỷ quyền theo tên/địa chỉ cũ hoặc tổ chức ban đầu (kể cả giấy uỷ quyền có phạm vi uỷ quyền chung đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ trong các hồ sơ nộp trước) chỉ có giá trị sử dụng nếu sự thay đổi đó được ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.
Việc ghi nhận sự thay đổi tên/địa chỉ hoặc thay đổi hình thức tổ chức của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp được thực hiện theo yêu cầu của Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp theo quy định tại điểm 57 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN, với điều kiện trong trường hợp thay đổi hình thức tổ chức, Hồ sơ quy định tại điểm 57.2 Thông tư số 01/2007/TT-BKHNC phải có tài liệu chứng minh sự kế tục quyền và nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp giữa tổ chức ban đầu và tổ chức mới thành lập (kèm theo tài liệu quy định tại điểm 57.2.b). Yêu cầu ghi nhận sự thay đổi nêu trên phải được Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp thực hiện kịp thời, nếu không, Cục Sở hữu trí tuệ không chịu trách nhiệm về các hậu quả nảy sinh.
2.3. Thời điểm lập giấy ủy quyền
Giấy uỷ quyền được lập muộn hơn ngày nộp đơn vẫn được coi là hợp lệ, không ảnh hưởng tới ngày nộp đơn, với điều kiện phải được nộp bổ sung trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn; riêng đối với đơn khiếu nại thời hạn nêu trên là 10 ngày.
2.4. Thời điểm giấy uỷ quyền có giá trị pháp lý (Điểm 4.3 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)
Tư cách của đại diện cho chủ đơn trong trường hợp giấy uỷ quyền hợp lệ được nộp bổ sung sau ngày nộp đơn cũng giống như trường hợp nộp ngay tại thời điểm nộp đơn. Trước ngày đơn được chấp nhận hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ giao dịch với người tự xưng danh là đại diện cho chủ đơn (trong tờ khai) nhằm thực hiện thủ tục thẩm định hình thức đơn để kết luận đơn hợp lệ hay không hợp lệ, bao gồm cả kết luận về tính hợp pháp của tư cách đại diện. Tư cách của người tự đại diện cho chủ đơn được Cục khẳng định là hợp pháp hoặc không hợp pháp khi ban hành Thông báo chấp nhận/từ chối chấp đơn hợp lệ.
2.5. Trách nhiệm của người nhận “thay thế uỷ quyền” và “tái uỷ quyền”
“Thay thế uỷ quyền” là việc chủ đơn thay đổi người được uỷ quyền; Việc thay thế uỷ quyền làm chấm dứt quan hệ uỷ quyền giữa chủ đơn với người nhận uỷ quyền ban đầu và chủ đơn phải có tuyên bố bằng văn bản về việc này.
“Tái uỷ quyền” đồng nhất với khái niệm “uỷ quyền lại” trong Bộ luật dân sự, là việc người nhận quyền uỷ quyền lại cho người thứ ba – bên nhận tái uỷ quyền; Việc tái uỷ quyền làm phát sinh quan hệ uỷ quyền thứ cấp giữa bên nhận uỷ quyền với bên nhận tái uỷ quyền, song song tồn tại với quan hệ uỷ quyền giữa chủ đơn với bên nhận uỷ quyền; Có thể tồn tại quan hệ uỷ quyền đa cấp nếu người nhận tái uỷ quyền tiếp tục tái uỷ quyền cho người khác.
Tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình xử lý đơn, Cục Sở hữu trí tuệ chỉ giao dịch với bên nhận thay thế uỷ quyền muộn nhất / bên nhận tái uỷ quyền cấp thấp nhất (gọi là bên nhận uỷ quyền cuối cùng);
Mọi giao dịch của bất kỳ bên nhận uỷ quyền nào (tại bất kỳ thời điểm nào) cũng đều được coi là giao dịch nhân danh chủ đơn, vì vậy bất kỳ bên nhận uỷ quyền nào cũng kế tục toàn bộ quyền và trách nhiệm trước Cục Sở hữu trí tuệ phát sinh trong giao dịch với Cục do chủ đơn hoặc bên nhận uỷ quyền khác thực hiện trước thời điểm thay thế/tái uỷ quyền (không bao gồm quyền và trách nhiệm dân sự giữa các bên với nhau).

Theo hướng dẫn tại thông báo số 13882/TB-SHTT năm 2021

1. Đối với chủ đơn là cá nhân
Đại diện cho chủ đơn là người đại diện theo pháp luật theo quy định tại Điều 136 Bộ luật Dân sự hoặc theo ủy quyền của chủ đơn thông qua giấy ủy quyền (ủy quyền cho cá nhân, tổ chức hoặc ủy quyền cho tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp). Việc ký giấy ủy quyền do chính cá nhân đó tự thực hiện với bên được ủy quyền và việc ủy quyền đại diện phải tuân thủ các quy định tại điểm 3 và điểm 4 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN.
2. Đối với chủ đơn là tổ chức
2.1 Trường hợp đại diện cho chủ đơn là “người đại diện theo pháp luật của chủ đơn ”
a) Trường hợp người ký Tờ khai và các giấy tờ giao dịch có các chức danh như Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng Giám đốc, Giám đốc, người ký chỉ cần tự xác nhận là đại diện theo pháp luật của chủ đơn thông qua chữ ký, con dấu (theo quy định, nếu có) của mình;
b) Trường hợp người ký Tờ khai và các giấy tờ giao dịch có các chức danh khác như cấp Phó của các chức danh nêu tại điểm a) trên đây, các chức danh Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hay cấp Phó của các chức danh này v.v…, hoặc các chức danh của các tố chức nước ngoài như attorney in fact, authorized signatory, proxy, officer, V.V., người nộp đơn phải cung cấp tài liệu chứng minh người ký có tư cách đại diện theo pháp luật của chủ đơn và đóng dấu (theo pháp luật, nếu có).
2.2 Trường hợp đại diện cho chủ đơn là “Người thuộc tổ chức được người đại diện theo pháp luật ủy quyền”
Trường hợp người ký Tờ khai và giấy tờ giao dịch là người thuộc tố chức được người đại diện theo pháp luật ủy quyền thì ngoài việc tuân thủ các quy định về người đại diện theo pháp luật nêu tại Mục 2.1 nêu trên, ngưòi nộp đơn còn phải cung cấp tài liệu để chứng minh về việc được ủy quyền đó.
2.3 Trường hợp đại diện cho chủ đơn là Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp
Các Tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp là đại diện cho chủ đơn thông qua giấy ủy quyền. Theo đó, người ký giấy ủy quyền với danh nghĩa là đại diện cho chủ đơn (bên ủy quyền) phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại Mục 2.1 hoặc 2.2 nêu trên và phải tuân thủ các quy định tại điếm 3, điểm 4 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN.
3. Một số Yấn đề khác
3.1 Các nội dung nêu tại các Mục 1, 2.1 và 2.2 nêu trên đưọ’c áp dụng cho cả chủ đơn Việt Nam và chủ đơn là tổ chức, cá nhân nước ngoài.
3.2 Trong trường họp cá nhân đại diện cho tổ chức là chủ đơn nước ngoài không chứng minh được tư cách đại diện theo pháp luật hoặc tư cách được ủy quyền theo quy định tại điểm 3 và 4 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN thì các tài liệu giao dịch nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ phải được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với chữ ký của cá nhân đó.

Thông báo số 6959/TB-SHTT

Ngày 23/11/2020, Cục Sở hữu trí tuệ đã ban hành Thông báo số 13822/TB-SHTT về việc áp dụng các quy định liên quan đến người có tư cách pháp lý ký các tài liệu với danh nghĩa là đại diện của chủ đơn trong thủ tục đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp (SHCN) và các thủ tục có liên quan. Trước tình hình đại dịch Covid-19 đang tiếp tục ảnh hưởng nghiêm trọng đến mọi mặt của đời sống kinh tế – xã hội trên quy mô toàn cầu, để tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp đơn trong hoạt động xác lập quyền SHCN, Cục Sở hữu trí tuệ hướng dẫn áp dụng một số nội dung liên quan đến tư cách pháp lý của người ký các tài liệu với danh nghĩa là đại diện của chủ đơn trong trường hợp chủ đơn là tổ chức như sau: 
1. Trường hợp người ký các tài liệu giao dịch với Cục Sở hữu trí tuệ trong quá trình xác lập quyền SHCN là người đại diện theo pháp luật của chủ đơn hoặc người thuộc tổ chức được người đại diện theo pháp luật của chủ đơn ủy quyền, tư cách pháp lý của người ký do người đó tự xác nhận thông qua chữ ký của mình và con dấu (theo quy định, nếu có) của chủ đơn. 
2. Người đại diện của chủ đơn nêu tại Mục 1 của Thông báo này chịu mọi trách nhiệm trước chủ đơn và trước pháp luật về: (i) sự trung thực, tính chính xác của các thông tin, tài liệu cung cấp cho Cục Sở hữu trí tuệ trong quá trình xác lập quyền SHCN; (ii) mọi hậu quả và nghĩa vụ phát sinh do việc khai báo, cung cấp thông tin không trung thực, không chính xác gây ra trong giao dịch với Cục Sở hữu trí tuệ.
3. Thông báo này có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng cho cả các thủ tục được yêu cầu thực hiện trước ngày ký Thông báo này.