Thủ tục chứng thực bản sao điện tử

Bản sao điện tử là gì? Theo quy định tại điều 3 nghị định 45/2020/NĐ-CP giải thích về bản sao điện tử như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
7. Bản sao điện tử: là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.
8. Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc: là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử. Bản sao điện tử từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Xem thêm: Hướng dẫn ký số bằng vSignPDF

Giá trị pháp lý của bản sao điện tử theo quy định tại điều 10 nghị định có giá trị như với bản chính

Điều 10. Yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý
2. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.
Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
a) Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Bước 1: Truy cập vào cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.
Bước 2:  Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”
Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính phía bên phải, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý]
Bước 4: Người dân, doanh nghiệp chọn loại giấy tờ cần chứng thực chọn ngày hẹn giờ hẹn, những ngày giờ hẹn nào đã đủ lượt đặt lịch hẹn, hệ thống sẽ tự động ẩn đi.
Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày, giờ hẹn; người dân, doanh nghiệp bấm nút đặt lịch hẹn, hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn. Đồng thời hệ thống gửi tin nhắn tới số điện thoại của Người dân, Doanh nghiệp thông báo mã lượt hẹn và thời gian hẹn. Trong trường hợp cán bộ Tư pháp Hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi tin nhắn tới số điện thoại của Người dân, Doanh nghiệp thông báo thời gian hẹn lại, đồng thời thông báo tới tài khoản dịch vụ công quốc gia của Người dân, Doanh nghiệp.
Bước 6: Người dân, doanh nghiệp đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.
Bước 7: Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử
Trường hợp người dân, doanh nghiệp, có tài khoản dịch vụ công quốc gia và đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn hoặc khi tới cơ quan Tư pháp, người dân, doanh nghiệp thông báo với cán bộ tư pháp các tài khoản dịch vụ công quốc gia và cung cấp chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc mã số thuế với doanh nghiệp. Khi đó, sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp Bằng chứng thực điện tử thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản dịch vụ công quốc gia của người dân, doanh nghiệp.
Trường hợp người dân, doanh nghiệp không có tài khoản dịch vụ công quốc gia khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu cung cấp email; sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bằng chứng thực điện tử thì file chứng thực điện tử sẽ được gửi về email mà người dân, doanh nghiệp đã cung cấp.

Về thẩm quyền chứng thực thực hiện theo quy định về chứng thực do vậy việc chứng thực có thể thực hiện tại phòng công chứng (UBND quận, huyện), phòng tư pháp xã (UBND xã, phường), văn phòng công chứng.

Trường hợp nào sử dụng bản sao y điện tử? So với việc sử dụng bản chứng thực cứng, việc chứng thực sao y điện tử có thể yêu cầu do đối với một số thủ tục hành chính theo mức độ 4 của dịch vụ công (không phải nộp bản giấy)