Văn phòng ảo là gì? Việc sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật?
Văn phòng ảo là gì? Khi nào sử dụng văn phòng ảo? Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?
Văn phòng của doanh nghiệp là gì?
Văn phòng của doanh nghiệp là nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc đơn vị phụ thuộc. Thực tế, thường thuật ngữ văn phòng ảo được sử dụng cho trụ sở chính của doanh nghiệp. Theo quy định tại luật doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở của doanh nghiệp như sau:
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Trên thực tế không có giải thích rõ ràng về “địa chỉ liên lạc” và “địa chỉ kinh doanh“. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế do “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký“. Do vậy, hầu hết các quan điểm hiện tại cho rằng trụ sở chính là nơi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, theo quy định không phải địa chỉ nào cũng có thể đặt trụ sở chính cụ thể là các chung cư thì không được phép kinh doanh => không được đặt trụ sở chính.
Xem thêm: Không được kinh doanh tại chung cư
Vì vậy, một số trường hợp thành lập doanh nghiệp mà chỉ có địa chỉ ở chung cứ => Phát sinh nhu cầu văn phòng ảo. Như vậy, có thể đưa ra khái niệm văn phòng ảo như sau:
Văn phòng ảo là một địa chỉ ảo trên giấy tờ của doanh nghiệp (có thực nhưng không thực tế hoạt động) với mục đích để tiến hành đăng ký kinh doanh và đối phó với cơ quan quản lý khi kiểm tra hoạt động. (thuê văn phòng 0m²)
Văn phòng ảo tiếng Anh là gì? Văn phòng ảo tiếng anh là “Virtual Office”
Cần phân biệt rõ khái niệm văn phòng ảo với văn phòng chia sẻ, văn phòng chung. Văn phòng chia sẻ là các loại văn phòng cho thuê để làm việc (có thể kết hợp văn phòng ảo) theo từng ô hoặc diện tích nhỏ phù hợp cho từ 1 người trở lên làm việc không toàn thời gian.
Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo
Ưu điểm:
– Có địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp để làm việc với cơ quan nhà nước theo quy định
– Có thể lựa chọn được địa chỉ phù hợp do có nhiều đơn vị cho thuê văn phòng ảo
– Linh hoạt lựa chọn địa điểm cụ thể để hoạt động kinh doanh do địa chỉ trụ sở chính là cố định
– Chi phí rẻ hơn so với việc thuê riêng một văn phòng để tiến hành hoạt động và đăng ký
Nhược điểm:
– Có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và ngưng hoạt động (do không có hoạt động thực tế)
– Dễ gây nhầm lẫn do 1 địa chỉ nhưng lại có quá nhiều doanh nghiệp lấy làm trụ sở chính
– Có thể bị đơn vị cho thuê VP ảo thông báo tới cơ quan thuế về việc không hoạt động (nếu chậm hoặc không thanh toán)
Xem thêm: Thủ tục chuyển trụ sở chính
Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật?
Việc thuê văn phòng ảo bán chất là hợp đồng thuê văn phòng, về cơ bản thì không vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, việc không hoạt động tại văn phòng ảo (chỉ thuê đặt trụ sở trên ĐKKD) thì có thể bị xử phạt theo quy định tại nghị định 122/2021/NĐ-CP
Điều 54. Vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.
Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;
b) Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;
c) Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.