Thay đổi địa chỉ công ty thế nào? Hướng dẫn đổi địa chỉ công ty?

Đối với một công ty trong quá trình hoạt động, địa chỉ trụ sở chính của công ty có thể thay đổi tới khắp các địa phương mà không băt buộc phải cố định tại một địa chỉ cụ thể. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty thường phức tạp và có một số lưu ý để sử dụng hoá đơn. Các lưu ý và thủ tục thay đổi địa chỉ của công ty sẽ được AZLAW hướng dẫn trong bài viết này.

Thay đổi địa chỉ công ty là gì?

Thay đổi địa chỉ công ty là việc thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở chính trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc thay đổi địa chỉ đối với công ty Việt Nam hay công ty có vốn nước ngoài về cơ bản đều tương tự nhau, trong đó phân chia ra như sau:

Không hay đổi cơ quan thuế quản lý: là các trường hợp đổi địa chỉ công ty mà không có sự thay đổi cơ quan quản lý thuế cụ thể gồm
– Thay đổi địa chỉ công ty vốn Việt Nam trong cùng quận, huyện (không thay đổi cơ quan thuế quản lý là chi cục thuế cấp quận, huyện)
– Thay đổi địa chỉ công ty vốn nước ngoài trong cùng tỉnh, thành phố (không thay đổi cơ quan thuế quản lý là cục thuế tỉnh, thành phố)

Thay đổi cơ quan thuế quản lý: Khác với trường hợp thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý các trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế quản lý gồm:
– Thay đổi địa chỉ công ty Việt Nam khác quận, huyện, tỉnh
– Thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài khác tỉnh

Điều kiện với trụ sở công ty

Đối với trụ sở công ty cần được đăng ký hợp pháp. Theo quy định pháp luật hiện hành thì không được đăng ký kinh doanh tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác. Tuy nhiên, việc đăng ký địa chỉ công ty tại chung cư cũng không phải chứng minh trụ sở. Khách hàng có thể cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở để thủ tục giải quyết hồ sơ thay đổi trụ sở nhanh hơn. Với trường hợp công ty FDI thay đổi trụ sở có thể bổ sung thêm giấy tờ về phòng cháy chữa cháy cho địa điểm mới.

Xem thêm: Chứng minh trụ sở khi đăng ký kinh doanh?

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thay đổi cơ quan thuế quản lý: Trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý chỉ áp dụng đối với các trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn tới thay đổi cơ quan thuế quản lý đã nêu ở trên. Theo đó, thủ tục thuế khi đổi địa chỉ công ty chính là thủ tục này hay còn gọi là chốt thuế quyền quận, tính…khi làm hồ sơ thay đổi thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan thuế bao gồm:
1. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tới thời điểm chuyển đi (nếu muốn tiếp tục sử dụng hoá đơn cũ) hoặc huỷ hoá đơn cũ và báo báo nếu muốn sử dụng hoá đơn mới. Không áp dụng với hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Huỷ chứng từ khấu trừ thuế TNCN do chuyển trụ sở
3. Sau khi thực hiện xong 2 bước trên nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý (chi cục thuế hoặc cục thuế tuỳ loại công ty)
– Mẫu 08-MST theo thông tư 105/2020/TT-BTC ghi rõ địa chỉ trụ sở mới, hoặc địa chỉ thay đổi thông báo thuế
– Bản sao đăng ký kinh doanh (không cần chứng thực)
Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc
Cơ quan giải quyết: Cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: Đối với các công ty không thay đổi cơ quan thuế quản thì thì sẽ làm luôn bước thay đổi địa chỉ tại phòng đăng ký kinh doanh. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại phòng đăng ký kinh doanh gồm:
– Biên bản họp, quyết định của đại hội đồng cổ đông/hội đồng thành viên/chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ công ty
– Thông báo thay đổi địa chỉ công ty (theo mẫu II-1 thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
– Uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
– Danh sách thành viên, cổ đông sáng lập và điều lệ công ty (nếu thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thành phố)
Thời gian giải quyết: 3 ngày làm việc
Cơ quan giải quyết: Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty qua mạng có thể làm theo hướng dẫn dưới đây
– Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số
– Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng tài khoản ĐKKD

Thay đổi địa điểm thực hiện dự án: Đối với các doanh nghiệp có vốn nước ngoài sau khi làm thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh còn phải cập nhật thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hồ sơ gồm:
– Biên bản họp, quyết định của ĐHĐCD/HĐTV/chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ công ty
– Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư (Biểu mẫu tại thông tư 03/2021/TT-BKHĐT)
– Báo cáo tình hình triển khai dự án đầu tư đến thời điểm điều chỉnh
– Hồ sơ trụ sở của doanh nghiệp gồm: Hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký kinh doanh bên cho thuê…
– Uỷ quyền thực hiện thủ tục điều chỉnh địa chỉ trên đăng ký đầu tư
– Bản gốc giấy chứng nhận đầu tư
Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ theo quy định
Cơ quan giải quyết: Phòng kinh tế đối ngoại hoặc BQL KCN (với doanh nghiệp hoạt động tại KCN)

Thay đổi mẫu con dấu của công ty: Sau khi thay đổi địa chỉ nếu có làm thay đổi thông tin trên con dấu như quận, huyện, tỉnh thì cần làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu. Công ty liên hệ các đơn vị khắc dấu để khắc dấu mới và sử dụng mà không cần đăng ký hoặc thông báo

Lưu ý: Hiện nay trên con dấu công ty không bắt buộc có các thông tin như quận, huyện, tỉnh, thành phố. Do vậy doanh nghiệp không nên khắc các thông tin này tránh trường hợp phải thay đổi nhiều lần

Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì

Thay đổi địa chỉ công ty trên hoá đơn: Trong trường hợp công ty tiếp tục sử dụng hoá đơn cũ thì gửi thông báo thay đổi thông tin thông báo phát hành hoá đơn (mẫu TB04/AC) trong phần mềm HTKK tới cơ quan thuế quản lý. Đồng thời khắc dấu địa chỉ mới và đóng lên hoá đơn để tiếp tục sử dụng (trong trường hợp sử dụng hoá đơn giấy)

Thay đổi cơ quan BHXH (nếu có): Sau khi thay đổi địa chỉ công ty nếu có thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội doanh nghiệp thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội tại cơ quan cũ và báo tăng bảo hiểm tại cơ quan quản lý mới

Thông báo thay đổi địa chỉ cho khách hàng: Đây không phải là thủ tục bắt buộc theo luật, tuy nhiên cần gửi thư thông báo thay đổi địa chỉ hoặc niêm yết trên website công ty về việc thay đổi địa chỉ mới

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty tương đối phức tạp và phải thực hiện nhiều công đoạn. Vì vậy, nếu khách hàng muốn một đơn vị tư vấn chuẩn cho mình về các thủ tục này hoặc thực hiện dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi không phải là đơn vị rẻ nhất nhưng sẽ luôn là đơn vị thực hiện tốt nhất để khách hàng tin tưởng

Câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi địa chỉ công ty cổ phần, TNHH như thế nào? Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo hướng dẫn trên áp dụng với các loại hình công ty kể cả công ty TNHH một thành viên, hai thành viên. Chỉ khác nhau tại phần biên bản họp, quyết định của công ty do cơ quan quản lý từng loại công ty là khác nhau

2. Đổi địa chỉ công ty có cần đổi dấu? Nếu trên con dấu không khắc địa chỉ thì không cần thay đổi. Trường hợp con dấu công ty có thông tin địa chỉ như quận, huyên thì nên thay đổi để phù hợp thực tế.

3. Thay đổi địa chỉ công ty có cần đăng báo? Hiện nay sau khi thay đổi địa chỉ công ty tại các phòng đăng ký kinh doanh đều có công bố thông tin nên không bắt buộc đăng báo. Trừ một số loại công ty đặc biệt như (công ty bảo hiểm…)

4. Đổi địa chỉ có cần quyết toán thuế? Theo quy định hiện tại, đối với trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý sẽ yêu cầu quyết toán thuế trước khi tiến hành chuyển trụ sở.