Thu hộ, chi hộ có phải xuất hoá đơn?

Thu hộ, chi hộ là gì? Thu hộ/chi hộ là việc mà một cá nhân hoặc một tổ chức thay mặt bên thứ ba thực hiện thu hoặc chi các khoản tiền theo hợp đồng mà không phải là phí dịch vụ hoặc tiền mua bán hàng hoá (Ví dụ: Chi hộ lệ phí nhà nước, chi hộ lệ phí hải quan, chi hộ phí vận chuyển…) và cần được nêu rõ trong hợp đồng hoặc bằng văn bản. Đây là cơ sở để xác minh việc thu hộ, chi hộ và giải quyết liên quan tới thuế, kế toán sau này.

Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế không? Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn chứng từ: Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua kể cả các trường hợp:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Ngoài ra, tại Công văn 323/TCT-CS ngày 21/01/2020, Tổng Cục thuế hướng dẫn lập hóa đơn, chứng từ khi thu lại tiền cước vận tải quốc tế đã trả hộ cho các doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu hàng hóa như sau:

…
Căn cứ quy định, hướng dẫn nêu trên và theo nội dung trình bày của Cục Thuế tỉnh Quảng Nam tại công văn số 5733/CT-TTHT: Trường hợp Công ty Cổ phần Lâm sản Pisico Quảng Nam (sau đây gọi tắt là Công ty Pisico) nhận ủy thác xuất khẩu từ các khách hàng và thỏa thuận thanh toán trước tổng tiền cước thuê tàu cho hãng tàu theo đúng quy định pháp luật là các khoản thu hộ, chi hộ và trường hợp các hãng tàu lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng thì khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty Pisico không phải xuất hóa đơn GTGT, không phải kê khai, nộp thuế với các khoản thu hộ, chi hộ mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định; trường hợp các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty Pisico thì khi thu lại tiền của khách hàng, Công ty Pisico phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.

Trường hợp Công ty Pisico nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và có thu tiền thù lao ủy thác thì Công ty Pisico phải xuất hóa đơn GTGT và khai thuế thuế GTGT theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính.

Công ty Pisico được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Theo công văn 54756/CT-TTHT ngày 14/8/2017 của Cục Thuế TP Hà Nội cho ý kiến về việc kê khai và xuất hóa đơn GTGT đối với các khoản chi hộ khách hàng như sau:

…
Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt (sau đây gọi tắt là Công ty) thoả thuận với khách hàng nhận chi hộ các khoản chi phí như D/O, THC, CSDT, phí giám định, chi phí lưu container, phí bến bãi…thì khi chi trả các khoản chi phí này, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng, Công ty không kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.

Trường hợp, các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ. Trường hợp, Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.

Tóm lại:
– Nếu thu hộ thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, công ty lập phiếu chi, không phải kê khai, tính thuế đối với các khoản thu hộ. 
– Nếu chi hộ mà hóa đơn mang tên khách hàng: Khi thu lại số tiền chi hộ, không phải xuất hóa đơn GTGT, không phải kê khai, nộp thuế với các khoản thu hộ, chi hộ mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định.
– Nếu chi hộ mà hóa đơn mang tên công ty chi hộ: Khi thu lại số tiền chi hộ, công ty phải lập hóa đơn GTGT và kê khai, tính thuế GTGT theo quy định (thuế suất tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó).