Thay đổi chữ ký đại diện theo pháp luật doanh nghiệp

Trong một số trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty thay đổi chữ ký của chính mình. Người đại diện theo pháp luật ở đây thường là giám đốc hoặc tổng giám đốc của công ty, đối với các trường hợp này theo quy định của pháp luật cần thực hiện các thủ tục nào?

Khác với việc thay đổi đại diện theo pháp luật của công ty, việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật không cần phải làm thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, tuy nhiên theo quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC quy định việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký (trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật)

Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán
7. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Do vậy, đối với việc thay đổi chữ ký của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký dưới đây

SỔ ĐĂNG KÝ MẪU CHỮ KÝ

Mức phạt khi không lập sổ đăng ký mẫu chữ ký theo điều 8 nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

Các công việc cần làm khi thay đổi mẫu chữ ký của đại diện theo pháp luật
– Bước 1: Thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản (nếu doanh nghiệp có đăng ký tài khoản ngân hàng) để có thể thực hiện các thủ tục rút tiền tại ngân hàng
– Bước 2: Mở sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu chưa có) hoặc cập nhật lại sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu đã có sổ đăng ký mẫu chữ ký).