Thay đổi người đại diện theo pháp luật (giám đốc)
Hướng dẫn, hồ sơ, trình tự thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật là giám đốc công ty và các câu hỏi thường gặp theo quy định hiện hành
Nội dung bài viết
Sau khi thành lập công ty người đại diện theo pháp luật công ty có thể thay đổi liên tục trong quá trình hoạt động. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật như thế nào? Trình tự thay đổi người đại diện theo pháp luật thực hiện như thế nào? Trong bài viết này AZLAW sẽ tổng hợp các nội dung liên quan tới thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.
Khái niệm người đại diện theo pháp luật
Theo điều 12 của Luật doanh nghiệp 2020: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.“. Hiểu đơn giản, công ty có tư cách pháp nhân tuy nhiên không thể tự thực hiện các giao dịch do vậy cần cá nhân để thực hiện các công việc này dưới danh nghĩa công ty.
Chức danh của người đại diện theo pháp luật
Theo quy định hiện nay, người đại diện theo pháp luật trong công ty có thể ứng với nhiều chức danh khác nhau.
– Đại diện theo pháp luật của công ty TNHH: Chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc, tổng giám đốc…chủ tịch công ty…
– Đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần: Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc, tổng giám đốc…
Tuy nhiên cần lưu ý đối với công ty cổ phần:
2. Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. (khoản 2 điều 137 luật doanh nghiệp 2020)
Các trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Thay đổi đại diện theo pháp luật sang người khác
Thông thường người đại diện theo pháp luật của công ty thường được các đơn vị để chức danh giám đốc. Trường hợp này nếu việc thay đổi đại diện không làm thay đổi chức danh cũ
Thêm mới người đại diện theo pháp luật, bổ sung người đại diện theo pháp luật
Theo quy định hiện hành, một doanh nghiệp có thể có nhiều hơn 1 đại diện theo pháp luật. Do vậy, có thể thay đổi từ 1 người đại diện thành 2 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật ví dụ:
- Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật là giám đốc
- Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật là tổng giám đốc
- Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật là chủ tịch hội đồng thành viên (chủ tịch HĐTV)
- Bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật là chủ tịch hội đồng quản trị (chủ tịch HĐQT)
Loại bỏ, bớt người đại diện theo pháp luật
Tương tự như trường hợp bổ sung người đại diện theo pháp luật, hoàn toàn có thể thay đổi đại diện bằng cách lược bỏ hoặc bớt người đại diện theo pháp luật của công ty
Thay đổi chức danh của người đại diện theo pháp luật trong công ty
Chuyển đổi giám đốc thành chủ tịch hội đồng quản trị hoặc các chức danh khác nhau mà người đại diện theo pháp luật có thể có
Hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật
Theo quy định tại điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP khi thay đổi đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị các tài liệu sau:
– Thông báo thay đổi đại diện theo pháp luật
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới
– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.
– Văn bản uỷ quyền và bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ
Lưu ý: Đối với hồ sơ thay đổi đại diện theo pháp luật thì chữ ký trên thông báo và văn bản uỷ quyền là của chủ tịch HĐQT/HĐTV, chủ tịch công ty (không phải chữ ký của đại diện theo pháp luật cũ)
Xem thêm: Thay đổi chữ ký đại diện theo pháp luật doanh nghiệp
Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
– Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
– Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu;
– Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu;
– Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị
Theo quy định về uỷ quyền đăng ký doanh nghiệp thì người ký thông báo thay đổi đại diện đồng thời là người ký văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục
Thủ tục thay đổi đại diện theo pháp luật
Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
Bước 2: Trong vòng 3 ngày làm việc phòng ĐKKD xem xét hồ sơ và chấp thuận hồ sơ nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không hợp lệ phòng ra thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung
Bước 3: Sửa đổi bổ sung hoặc nhận kết quả là đăng ký kinh doanh mới
Lệ phí thay đổi đại diện theo pháp luật: 50.000 VNĐ (Miễn phí 100% nếu thực hiện qua mạng). Xem thêm:
– Đăng ký kinh doanh sử dụng chữ ký số
– Đăng ký kinh doanh sử dụng tài khoản ĐKKD
Một số vấn đề về người đại diện theo pháp luật
Hiện tại luật DN 2020 không hạn chế số lượng người đại diện theo pháp luật, do vậy doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật.
Theo quy định điều 116 của Luật DN 2005 thì: “Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác“. Tuy nhiên, hạn chế này tại luật DN 2020 đã không còn nên một người có thể đồng thời làm đại diện cho nhiều công ty
Theo quy định công ty phải có ít nhất 1 người đại diện cư trú tại Việt Nam. Do vậy nếu công ty có 1 đại diện thì người đó phải cú trú tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc thay đổi trên đăng ký kinh doanh dựa theo cam kết của doanh nghiệp nên không cần cung cấp tài liệu chứng minh cư trú trong hồ sơ thay đổi đại diện
– Trường hợp người đại diện bị chết, đột tự thì trình tự thay đổi đại diện vẫn bình thường (chủ tịch công ty ký trên hồ sơ).
– Trường hợp đại diện đồng thời là thành viên, cổ đông thì cần làm thêm thủ tục thừa kế trước khi tiến hành họp thay đổi đại diện. Xem thêm quy định họp hội đồng thành viên khi thành viên công ty qua đời
Theo quy định của Luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời gian 10 ngày kể từ thời điểm xảy ra thay đổi. Do đó trong thời gian chuyển nhượng và bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới. Thì trong thời gian này người mới đã giữ chức vụ chủ tịch hội đồng quản trị của công ty. Như vậy đối với các trường hợp thay đổi chủ tịch hội đồng quản trị thì người ký trên các thông báo thay đổi sẽ là chủ tịch mới.
Lưu ý: Trong một số trường hợp nếu soạn biên bản họp có nội dung “thời điểm thực hiện thay đổi kể từ ngày sở kế hoạch đầu tư chấp thuận nội dung thay đổi” thì người ký trên các thông báo sẽ là chủ tịch hội đồng quản trị cũ.
Theo quy định về việc thay đổi ĐKKD trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thì việc đăng ký thay đổi đại diện cũng phải thực hiện theo quy định trên, do vậy thời điểm đại diện mới được ghi nhận trên quyết định thì đại diện mới sẽ ký trên hồ sơ của công ty. Trên thực tế làm hồ sơ tại các phòng ĐKKD thì vẫn yêu cầu đại diện cũ ký
Trình tự thủ tục, hồ sơ theo hướng dẫn trên, cách nộp hồ sơ tham khảo các cách thức nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh để có thể thực hiền hồ sơ thay đổi đại diện
Đối với các doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2020 không cần làm thủ tục gì với cơ quan thuế do phòng đăng ký kinh doanh có trách nhiệm gửi các thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật tới cơ quan thuế mà không phải là doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật có thể giữ các chức danh như: Giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên, trường phòng…Tuy nhiên cần lưu ý khi thay đổi đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần theo khoản 2 điều 137 luật doanh nghiệp 2020
Điều 137. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần
Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Theo quy định tại Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật cư trú thường xuyên ở Việt Nam. Do vậy, nếu chỉ có một đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì người đó phải có địa chỉ cư trú tại Việt Nam