CQNN có được yêu cầu thêm hồ sơ khi thực hiện thủ tục?

Về vấn đề yêu cầu bổ sung thêm hồ sơ giấy tờ

Theo quy định tại điều 5 nghị định 118/2025/NĐ-CP quy định

Điều 5. Những hành vi không được làm trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
1. Cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại trụ sở Bộ phận Một cửa và tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết không được thực hiện các hành vi sau đây:
a) Cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;
b) Cản trở tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;
c) Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận dữ liệu điện tử; thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung dữ liệu thực hiện thủ tục hành chính;
d) Tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu, dữ liệu cá nhân và các thông tin liên quan đến bí mật của tổ chức, cá nhân hoặc sử dụng thông tin đó để trục lợi;
đ) Từ chối thực hiện, kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính hoặc tự ý yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ, nộp các chi phí ngoài quy định của pháp luật;
e) Trực tiếp giao dịch, yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không thông qua Bộ phận Một cửa, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
g) Đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, thiếu công bằng, không khách quan, không đúng pháp luật trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;
h) Ứng xử, giao tiếp không phù hợp với quy chế văn hóa công sở;
i) Yêu cầu cung cấp lại thông tin, giấy tờ, tài liệu điện tử hoặc tài liệu đã được số hóa có giá trị pháp lý theo quy định pháp luật, được kết nối, chia sẻ dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra lại tính xác thực của thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được số hóa;
k) Các hành vi vi phạm pháp luật khác trong thực hiện công vụ.

Quy định này áp dụng chung cho tất cả các thủ tục hành chính áp dụng theo cơ chế một cửa liên thông (trừ cơ chế một cửa quốc gia theo luật hải quan). Đối với trường hợp thủ tục hành chính theo luật doanh nghiệp 2020, tại nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng có quy định:

Điều 9. Số lượng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp nhiều hơn 01 bộ hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định này.

Trong một số trường hợp, phòng đăng ký kinh doanh có thể đưa ra yêu cầu về báo cáo hồ sơ theo quy định tại điều 21 nghị định 168/2025/NĐ-CP

Điều 21. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
5. Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cần lưu ý việc yêu cầu báo cáo và việc thực hiện thủ tục hành chính là hai việc khác nhau. (Ví dụ phòng ĐKKD ra văn bản yêu cầu báo cáo thì doanh nghiệp có nghĩa vụ báo cáo, còn yêu cầu báo cáo trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì là trường hợp gây khó khăn “yêu cầu thêm hồ sơ”).

Về vấn đề chậm giải quyết hồ sơ (quá hạn)

Theo điều 19 nghị định 118/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề chậm giải quyết thủ tục hành chính như sau:

Điều 19. Giải quyết thủ tục hành chính
6. Đối với hồ sơ dự kiến quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.
Căn cứ Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết, Bộ phận Một cửa điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có).