Cách đóng dấu lên văn bản, giấy tờ

Đóng dấu là một trong các công việc thường nhật của văn thư hoặc nhân viên hành chính trong cơ quan tổ chức. Vậy đóng dấu như thế nào cho đúng? Trong bài viết này AZLAW sẽ hướng dẫn cách đóng dấu chính xác theo quy định.

Đóng dấu là gì?

Đóng dấu là việc xác nhận con dấu của cơ quan, tổ chức lên văn bản hành chính. Có nhiều hình thức đóng dấu khác nhau như: đóng dấu tại cuối trang văn bản, đóng dấu giáp lai…

Đóng dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là việc đóng dấu xác nhận trên nhiều trang văn bản. Thay vì đóng mỗi dấu một trang thì chúng ta có thể đóng dấu tại một trang và đóng dấu lên rìa của nhiều trang để xác nhận tính thống nhất của tài liệu đó.

Cách đóng dấu chữ ký

Theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định việc sử dụng con dấu theo đó dấu sẽ được đóng ở bên trái của chữ ký và trùm lên 1/3 chữ ký đó.

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Các hình thức đóng dấu

Một số hình thức đóng dấu có thể kể đến trong cơ quan, tổ chức có thể bao gồm:
1. Đóng dấu tròn: Dấu đóng bên trái chữ ký và chèn lên 1/3 chữ ký phía bên trái
2. Đóng dấu treo: Sử dụng cho tài liệu nội bộ. Ví trí đóng thường ở góc trên bên trái của tài liệu. Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
3. Đóng dấu giáp lai: Đóng dấu lên nhiều trang tài liệu (đóng lên phần giữa và bên phải của tài liệu). Theo quy định trên là tối đa 05 tờ
4. Đóng dấu hiệu chỉnh: Trong một số trường hợp khi tài liệu bị sai và cần chỉnh sửa. Để xác thực về việc chỉnh sửa (bằng tay) thì có thể dùng con dấu đóng lên phần chỉnh sửa để xác nhận việc này