Quy chế quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Theo quy định của luật doanh nghiệp, doanh nghiệp chủ động về quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp.

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, tại điểm d khoan 1 nghị định 144/2021/NĐ-CP đơn vị sẽ bị xử phạt nếu không ban hành quy chế sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức

Điều 13. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
…
d) Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

Do vậy, để tránh bị xử phạt không đang có, khách hàng có thể tham khảo quy chế sau đây:

QUY ĐỊNH
Về quản lý và sử dụng con dấu của công ty
(Ban hành kèm theo quyết định số … /QĐ-… ngày …/…/…)

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh: Bản quy định này, quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Công ty … (sau đây gọi tắt là công ty).

Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Tất cả nhân sự là người giữ chức danh quản lý, điều hành, cán bộ, nhân viên và người lao động hiện đang làm việc, học việc, thử việc hoặc đã nghỉ việc tại công ty có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty.  
2. Các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty.

Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong bản quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Con dấu là con dấu tròn hay còn gọi là con dấu pháp nhân của công ty
2. Con dấu là dấu ướt trên bề mặt có nội dung.
3. Sử dụng con dấu là việc dùng chất liệu mực màu đỏ để đóng lên văn bản, giấy tờ và tài liệu sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
4. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu là cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
1. Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
2. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo bản quy định này.
3. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
4. Việc đóng dấu trên tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu giao dịch và hợp đồng của công ty phải được sự đồng ý của Giám đốc công ty.
5. Kiểu con dấu hình tròn, mặt dấu làm bằng chất liệu cao su, trên mặt dấu có các vòng tròn đồng tâm, các con số và chữ viết khắc nổi.
6. Con dấu ghi tên công ty, theo tên ghi trong giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi số giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi tên địa danh nơi công ty đặt trụ sở và đăng ký hoạt động.
7. Công ty có một con dấu là con dấu công ty. Trường hợp cần thiết công ty quyết định việc sử dụng thêm con dấu theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền
12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
Trình tự, thủ tục và hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.  

Điều 7.  Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu
Đối với các trường hợp phải giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu, được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 18 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.    

Điều 8. Trách nhiệm của công ty trong việc sử dụng con dấu
1. Tổ chức thực hiện công tác quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty.
2. Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.
3. Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
4. Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
5. Con dấu được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của công ty; chỉ Giám đốc công ty mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
6. Việc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ và tài liệu của công ty phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và bản quy định này.
7. Trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu, thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
8. Trường hợp công ty bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, thì phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.
9. Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
10. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Điều 9. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu
Nội dung cụ thể về hình thức, thẩm quyền và các cơ quan có liên quan đến công tác kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu, được thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.

Điều 10. Hiệu lực thi hành
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 11. Sửa đổi, bổ sung
Giám đốc công ty căn cứ các quy định pháp luật hiện hành có liên quan về quản lý và sử dụng con dấu xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung nội dung bản quy định này cho phù hợp với thực tế hoạt động của công ty./.