Thời hạn sử dụng con dấu là bao lâu?
Con dấu có thời gian sử dụng là bao lâu? Khi con dấu hết hạn đơn vị sử dụng phải làm gì? Thời hạn tối đa khi sử dụng con dấu
Nội dung bài viết
Con dấu của doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức có thời hạn sử dụng là bao lâu? Một số thông tin cho rằng con dấu có thời gian sử dụng là 5 năm đúng hay sai? Quy định về thời hạn sử dụng con dấu tại văn bản nào?
Quy định về thời hạn sử dụng con dấu
Hiện tại con dấu được quy định tại văn bản 99/2016/NĐ-CP áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam; cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định 96/2015/NĐ-CP đối với các doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc hoạt động theo luật doanh nghiệp.
Các văn bản trên đều không có quy định về thời hạn sử dụng con dấu. Con dấu trong vòng 5 năm được quy định tại điều 14 thông tư 21/2012/TT-BCA hướng dẫn nghị định 58/2001/NĐ-CP tuy vậy nghị định 58/2001/NĐ-CP đã hết hiệu lực và thay thế bởi nghị định 99/2016/NĐ-CP
Điều 14. Thời hạn sử dụng con dấu
1. Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
2. Trong thời hạn 05 (năm) năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.
Đổi con dấu, mẫu dấu khi hết hạn 5 năm sử dụng
Hiện nay về quy định quản lý con dấu có 2 loại: do cơ quan công an cấp (có đăng ký mẫu dấu) và do doanh nghiệp sử dụng (không có đăng ký mẫu dấu) do vậy với các trường hợp dấu hết hạn cũng sẽ xảy ra 2 trường hợp khác nhau:
Thời hạn sử dụng con dấu của doanh nghiệp
Đối với trường hợp dấu của doanh nghiệp do cơ quan công an cấp hết hạn 5 năm cần làm lại con dấu và sử dụng (không cần công bố, đăng ký) do theo quy định mới về con dấu doanh nghiệp thì doanh nghiệp tự quản lý con dấu.
Sau khi trả dấu xong khách hàng thực hiện thủ tục trả dấu tại cơ quan công an nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và nhận biên bản xác nhận đã hoàn thành việc trả dấu và sử dụng con dấu đã được công bố để làm việc với đối tác và các đơn vị yêu cầu đăng ký mẫu dấu. Mẫu dấu do doanh nghiệp do doanh nghiệp tự chủ và quản lý thường không có thời hạn sử dụng con dấu mà chỉ ghi thời gian bắt đầu sử dụng.
Dấu của cơ quan, tổ chức khác
Các cơ quan tổ chức khác không hoạt động theo luật doanh nghiệp như: công ty luật, văn phòng công chứng, trường mầm non, cơ quan nhà nước…sử dụng con dấu theo nghị định 99/2016/NĐ-CP theo đó dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và có đăng ký mẫu con dấu (bản giấy). Đối với trường hợp con dấu hết niên hạn sử dụng doanh nghiệp làm công văn xin cấp đổi mẫu con dấu (tương tự trường hợp cấp đổi do mất đăng ký mẫu dấu) gửi cơ quan công an quản lý con dấu (thường là phòng cảnh sát QLHC và TTXH công an tỉnh, thành phố – PC64) và nhận giấy giới thiệu đi khắc dấu mới tại các cơ sở khắc dấu.
Sau khi liên hệ khắc dấu, các đơn vị khắc dấu sẽ làm thủ tục khắc dấu và gửi dấu mới tới phía công an, đại diện các cơ quan tổ chức cần làm lại mẫu con dấu chỉ cần liên hệ cơ quan công an để thực hiện trả dấu và nhận lại con dấu và đăng ký mẫu dấu mới tại đây.
Xem thêm: Hồ sơ khắc lại con dấu bị mất, hỏng
Như vậy, về thời hạn sử dụng con dấu tóm lại như sau: Con dấu của doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng (dùng thoải mái tới khi doanh nghiệp chủ động đổi dấu mới); con dấu của các cơ quan tổ chức khác do cơ quan công an quản lý thời hạn theo thời gian ghi trên đăng ký mẫu dấu (thường là 5 năm).
Hỏi đáp về thời hạn của con dấu
Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu hết hạn thì không bị phạt. Tuy nhiên nếu tổ chức sử dụng con dấu (do công an quản lý) hết hạn thì sẽ bị phạt
– Theo điểm d, Khoản 3 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP tổ chức sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với trường hợp sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng
– Theo điểm b, khoản 2, điều 13 nghị định 144/2021/NĐ-CP mức xử phạt đối với hành vi không đăng ký lại mẫu con dấu 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng
Hiện tại, dấu của doanh nghiệp không có thời hạn nên không cần đổi lại sau 5 năm sử dụng. Các trường hợp dùng dấu công an sẽ làm dấu mới và trả dấu cũ cho công an. Theo quy định hiện hành con dấu của doanh nghiệp sẽ không cần thông báo hay đăng ký với các cơ quan chức năng
Mẫu công văn đổi lại con dấu hết hạn
| VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN … ———- Số: 01/2022/CV-ABC (V/v: Đổi lại con dấu) | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———- Hà Nội, ngày … tháng … năm 2022 |
Kính gửi: Phòng cảnh sát QLHC về TTXH – Công an thành phố Hà Nội
Tên đơn vị: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN …
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện số: …
Trụ sở: …
Người đứng đầu Văn phòng đại diện: Ông …
Chúng tôi xin trình bày với Quý cơ quan một việc như sau: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN … thành lập ngày 08/04/2016 (gia hạn lần 1 ngày 31/03/2021) đã được Phòng cảnh sát QLHC về TTXH – Công an thành phố Hà Nội cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu số …/ĐKMD-PC64 ngày 12/04/2016. Mẫu con dấu của VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN …. có giá trị sử dụng tới 07/04/2021 và hiện tại đã hết hạn.
Lý do chưa đổi lại con dấu: Do mẫu dấu được bảo quản tại két sắt của văn phòng và ảnh hưởng của dịch bệnh Covid kéo dài nên chưa thể thực hiện đổi lại con dấu mới.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN …, bằng văn bản này, chúng tôi đề nghị được đổi lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu để có thể hoạt động theo đúng quy định pháp luật.
Văn phòng đại diện cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung văn bản này. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
| NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN (Ký, đóng dấu) |