Liên hệ tư vấn 1900.6165
Thứ Hai (01/06/2020)

Thời hạn sử dụng con dấu là bao lâu?

Con dấu của doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức có thời hạn sử dụng là bao lâu? Một số thông tin cho rằng con dấu có thời gian sử dụng là 5 năm đúng hay sai? Quy định về thời hạn sử dụng con dấu tại văn bản nào?

Quy định pháp luật về thời hạn sử dụng con dấu

Hiện tại con dấu được quy định tại văn bản 99/2016/NĐ-CP áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam; cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định 96/2015/NĐ-CP đối với các doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc hoạt động theo luật doanh nghiệp.

Các văn bản trên đều không có quy định về thời hạn sử dụng con dấu. Con dấu trong vòng 5 năm được quy định tại điều 14 thông tư 21/2012/TT-BCA hướng dẫn nghị định 51/2001/NĐ-CP tuy vậy nghị định 51/2001/NĐ-CP đã hết hiệu lực và thay thế bởi nghị định 99/2016/NĐ-CP

Điều 14. Thời hạn sử dụng con dấu
1. Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
2. Trong thời hạn 05 (năm) năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.

Đổi con dấu, mẫu dấu khi hết hạn 5 năm sử dụng

Hiện nay về quy định quản lý con dấu có 2 loại: do cơ quan công an cấp và dấu công bố trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia (đối với doanh nghiệp) do vậy với các trường hợp dấu hết hạn cũng sẽ xảy ra 2 trường hợp khác nhau:

Thời hạn sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Đối với trường hợp dấu của doanh nghiệp do cơ quan công an cấp hết hạn 5 năm cần làm thủ tục đổi lại con dấu, theo đó doanh nghiệp liên hệ với các đơn vị khắc dấu để tiến hành khắc lại con dấu mới. Sau đó thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu bằng mẫu II-9 theo thông tư 20/2015/TT-BKHĐT tại phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được công bố thông tin về mẫu dấu trên cổng thông tin điện tử quốc gia dangkykinhdoanh.gov.vn trường hợp này sẽ không có đăng ký mẫu dấu bản giấy, đăng ký mẫu dấu là bản online, khách hàng xem hướng dẫn tra cứu mẫu dấu online tại đây.

Đối với trường hợp đăng ký mẫu dấu khách hàng có thể làm qua mạng điện tử theo hướng dẫn nộp hồ sơ qua mạng điện tử. Riêng đối với trường hợp đăng ký mẫu dấu dấu doanh nghiệp không cần nộp bản giấy tại phòng đăng ký kinh doanh theo quy định tại nghị định 108/2018/NĐ-CP: “6. Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh”

Sau khi trả dấu xong khách hàng thực hiện thủ tục trả dấu tại cơ quan công an nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và nhận biên bản xác nhận đã hoàn thành việc trả dấu và sử dụng con dấu đã được công bố để làm việc với đối tác và các đơn vị yêu cầu đăng ký mẫu dấu. Mẫu dấu do doanh nghiệp công bố lên cổng thông tin quốc gia không có thời hạn sử dụng con dấu mà chỉ ghi bắt đầu sử dụng từ ngày nào.

Dấu của cơ quan, tổ chức khác

Các cơ quan tổ chức khác không hoạt động theo luật doanh nghiệp như: công ty luật, văn phòng công chứng, trường mầm non, cơ quan nhà nước…sử dụng con dấu theo nghị định 99/2016/NĐ-CP theo đó dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và có đăng ký mẫu con dấu (bản giấy). Đối với trường hợp con dấu hết niên hạn sử dụng doanh nghiệp làm công văn xin cấp đổi mẫu con dấu (tương tự trường hợp cấp đổi do mất đăng ký mẫu dấu) gửi cơ quan công an quản lý con dấu (thường là phòng cảnh sát QLHC và TTXH công an tỉnh, thành phố – PC64) và nhận giấy giới thiệu đi khắc dấu mới tại các cơ sở khắc dấu.

Sau khi liên hệ khắc dấu, các đơn vị khắc dấu sẽ làm thủ tục khắc dấu và gửi dấu mới tới phía công an, đại diện các cơ quan tổ chức cần làm lại mẫu con dấu chỉ cần liên hệ cơ quan công an để thực hiện trả dấu và nhận lại con dấu và đăng ký mẫu dấu mới tại đây.

Xem thêm: Hồ sơ khắc lại con dấu bị mất, hỏng

Như vậy, về thời hạn sử dụng con dấu tóm lại như sau: Con dấu của doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng (dùng thoải mái tới khi doanh nghiệp chủ động đổi dấu mới); con dấu của các cơ quan tổ chức khác do cơ quan công an quản lý thời hạn theo thời gian ghi trên đăng ký mẫu dấu (thường là 5 năm).

Hỏi đáp về thời hạn của con dấu

Sử dụng con dấu hết hạn có bị xử phạt không?

Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu hết hạn thì không bị phạt. Tuy nhiên nếu tổ chức sử dụng con dấu (do công an quản lý) hết hạn thì sẽ bị phạt

Mức phạt khi sử dụng con dấu hết hạn

Theo điểm b, Khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP tổ chức sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Nếu tổ chức không khắc lại dấu trong những trường hợp buộc phải khắc lại dấu, theo điểm e, Khoản 2 Điều 12 Nghị định 167, mức phạt tiền sẽ từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Con dấu của doanh nghiệp có cần đổi lại sau 5 năm sử dụng không?

Hiện tại, dấu của doanh nghiệp không có thời hạn nên không cần đổi lại sau 5 năm sử dụng. Các trường hợp dùng dấu công an sẽ công bố dấu mớitrả dấu cũ cho công an

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165