Liên hệ tư vấn 1900.6165

Mất dấu, hỏng dấu: Hướng dẫn cách xử lý, hồ sơ, thủ tục khắc lại

Con dấu là đồ vật quan trọng đối với một công ty tổ chức. Hiện nay chất lượng con dấu rất tốt có thể dùng được nhiều năm. Trong quá trình sử dụng con dấu có thể bị hỏng hoặc mất. Vậy cần chuẩn bị những hồ sơ, giấy tờ nào để thực hiện khắc lại con dấu. Thủ tục khắc lại con dấu thực hiện tại đâu? Hiện nay con dấu được chia làm 2 loại:
Con dấu do cơ quan công an quản lý áp dụng đối với các công ty, tổ chức không theo luật doanh nghiệp như: công ty luật, công ty đấu giá, văn phòng đại diện nước ngoài và các tổ chức khác
Con dấu do doanh nghiệp tự công bố lên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia áp dụng với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoạt động theo luật doanh nghiệp năm 2014
Chính vì sự quản lý như vậy nên hồ sơ, thủ tục khắc lại con dấu cũng chia ra 2 loại

Cơ sở pháp lý khi làm lại con dấu bị mất, hỏng

  • Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
  • Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn luật doanh nghiệp
  • Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD ngày 02/11/2015 của bộ kế hoạch đầu tư

Đối với trường hợp con dấu do cơ quan công an quản lý

Đối với các con dấu loại này khi bị mất dấu hoặc hỏng dấu đơn vị liên hệ cơ quan công an quản lý dấu để thực hiện khắc lại con dấu. Thường là phòng cảnh sát QLHC và TTXH công an tỉnh, thành phố nơi đơn vị đặt trụ sở – PC64. Một số trường hợp sẽ khắc lại tại cục cảnh sát QLHC và TTXH.

Hồ sơ khắc lại con dấu bị hỏng (dấu công an)

– Công văn xin đổi lại con dấu. Công văn không có mẫu chung, đơn vị tự trình bày lý do xin khắc lại con dấu do mất hoặc hỏng. Nếu đơn vị chưa rõ có thể liên hệ tổng đài 19006165 để được hỗ trợ viết công văn đổi dấu
Tham khảo: Mẫu công văn xin khắc lại con dấu tại Cục cảnh sát QLHC về TTXH
– Bản sao y đăng ký, quyết định thành lập của đơn vị
– Bản chính đăng ký mẫu dấu của đơn vị do cơ quan công an cấp
– Giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận sẽ trả 1 giấy hẹn kết quả và giấy giới thiệu tới một cơ sở khắc dấu nào đó gần nhất. Doanh nghiệp liên hệ đơn vị khắc dấu và trả tiền dấu sau đó đến ngày trên phiếu hẹn liên hệ phía công an để nhận con dấu và đăng ký mẫu dấu mới

Làm lại con dấu do bị mất (dấu công an)

Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. (khoản 7 điều 24 nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại con dấu tại cơ quan công an quản lý con dấu gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.
Bước 3: Nộp phạt do làm mất con dấu theo quy định tại điểm d khoản 2 điều 12 nghị định 167/2013/NĐ-CP mức phạt đối với hành vi làm mất con dấu là 5.000.000 đồng.
Sau khi nộp phạt sẽ được giấy giới thiệu của cơ quan công an tới đơn vị khắc dấu và làm dấu mới. Sau 7 ngày đại diện công ty có mặt tại cơ quan công an để nhận dấu và đăng ký mẫu dấu mới.

Cấp lại, khắc lại con dấu của doanh nghiệp

Theo luật doanh nghiệp mới thì doanh nghiệp có thể chủ động về con dấu của mình nhưng vẫn phải đáp ứng quy định và phải thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hiện nay chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể, tuy nhiên vẫn có thể tham khảo hướng dẫn của bộ kế hoạch đầu tư theo công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD về việc thông báo mẫu dấu như sau:

  • Đối với doanh nghiệp sử dụng dấu do cơ quan công an cấp trước đây bị mất đăng ký mẫu dấu: Doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP. Trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp đóng mẫu con dấu cũ vào Thông báo.
  • Đối với doanh nghiệp đã sử dụng dấu theo luật mới: Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp đóng mẫu con dấu cũ vào Thông báo.

Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD ra đời khi chưa có thông tư hướng dẫn về luật doanh nghiệp nên sử dụng mẫu tại công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD, hiện nay nếu muốn thông báo mẫu dấu mới do bị mất khách hàng dùng biểu mẫu II-9 trong thông tư 02/2019/TT-BKHĐT để áp dụng.

Xem thêm: Thủ tục công bố mẫu dấu

Hồ sơ khắc lại con dấu bị mất, hỏng của doanh nghiệp

Việc khắc lại dấu bị mất, hỏng của doanh nghiệp hiện không có yêu cầu cụ thể theo quy định mà yêu cầu của đơn vị khắc dấu có thể gồm các tài liệu sau:
– Xác nhận của cơ quan công an về việc trình báo việc mất dấu
– Biên bản họp, quyết định của đại hội đồng cổ đông/hội đồng quản trị công ty/chủ sở hữu công ty
– Bản sao y chứng thực đăng ký kinh doanh và giấy tờ cá nhân của đại diện theo pháp luật công ty
– Uỷ quyền hoặc hợp đồng dịch vụ về việc cử nhân viên đi làm thủ tục khắc dấu
Do vậy, đơn vị có thể tự liên hệ để thực hiện khắc lại dấu tại các đơn vị khắc dấu này. Trong trường hợp có yêu cầu dịch vụ AZLAW có thể thay mặt đơn vị thực hiện các thủ tục này.

Lưu ý: Đối với các đơn vị hoạt động theo luật doanh nghiệp nhưng vẫn dùng dấu của cơ quan công an (do thành lập trước 01/07/2015 mà chưa làm thủ tục đổi dấu) còn phải làm thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan công an. Hiện tại pháp luật chưa quy định về thời gian bắt buộc phải trả dấu và mức phạt tuy nhiên theo AZLAW nếu không có nhu cầu sử dụng thì đơn vị nên làm thủ tục trả luôn để tránh trường hợp khi quy định thay đổi thì con dấu đã bị thất lạc

Xem thêm: Thủ tục trả dấu cho cơ quan công an

Hỏi đáp về việc mất dấu, hỏng dấu

Khi bị mất con dấu của doanh nghiệp phải làm gì?

Doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu và thực hiện công bố theo hướng dẫn trên. Sau khi con dấu được đăng tải doanh nghiệp có thể tra cứu mẫu dấu tại cổng thông tin quốc gia và sử dụng bình thường

Doanh nghiệp bị mất con dấu có bị phạt không?

Con dấu của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự thông báo và quản lý, hiện tại không có quy định phạt khi doanh nghiệp bị mất con dấu

Thời gian cấp lại con dấu bị mất, hỏng là bao lâu?

Thời gian cấp lại con dấu bị mất, hỏng đối với doanh nghiệp thường là 1-3 ngày; đối với cơ quan, tổ chức khác có thể lên tới 7 ngày

Cấp đổi lại con dấu khi bị hỏng mặt dấu

Trường hợp sử dụng dấu của cơ quan công an thực hiện đổi dấu tại cơ quan công an. Trường hợp con dấu doanh nghiệp thì doanh nghiệp chủ động khắc lại rồi công bố mẫu dấu tại cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

Lưu ý: Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6165 để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác!

Bài viết liên quan

HOTLINE: 19006165