Hồ sơ, trình tự, thủ tục thành lập công ty

Bạn đang có nhu cầu thành lập công ty mà chưa biết phải làm thế nào? Bạn chưa rõ các thủ tục hoặc các công việc cần thiết sau khi thành lập công ty? Bạn cần một đơn vị tư vấn hỗ trợ chuyên nghiệp về thủ tuc thành lập công ty? Với trên 5 năm kinh nghiệm, AZLAW và đội ngũ luật sư doanh nghiệp lâu năm tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty, doanh nghiệp cho khách hàng trên toàn quốc

Các vấn đề khách hàng cần lưu tâm khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp/công ty

Các giấy tờ cần chuẩn bị khi thành lập công ty?

Khi tiến hành thực hiện thủ tục lập mới một công ty/doanh nghiệp khách hàng chỉ cần chuẩn bị bản sao y giấy tờ chứng thực cá nhân của mình (chứng minh nhân dân, căn cước công dân. hộ chiếu…)

Một số trường hợp đặc biệt như dịch vụ cầm đổ thì khách hàng chuẩn bị thêm bản sao y lý lịch tư pháp hoặc liên hệ AZLAW để thực hiện thủ tục xin cấp phiếu lý lịch tư pháp trước khi thành lập công ty

Cung cấp thông tin thành lập công ty và thực hiện thủ tục

Ngoài giấy tờ theo quy định nêu trên khách hàng cần cung cấp các thông tin về thành lập công ty bao gồm:
– Tên doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp phải được tra cứu và không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các tên doanh nghiệp đã thực hiện trước đó
– Địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp: không được đặt ở chung cư, nhà tập thể
– Vốn điều lệ của doanh nghiệp, mức góp vốn cụ thể của các cổ đông, thành viên
– Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp (tham khảo thêm tại quyết định 27/2018/QĐ-TTg)
– Thông tin đại diện, phụ trách kế toán của doanh nghiệp
Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp, AZLAW sẽ thực hiện soạn thảo một bộ hồ sơ thành lập công ty hoàn chỉnh để khách hàng ký hồ sơ và thực hiện thủ tục thành lập công ty trong vòng 3 – 5 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Sau khi hồ sơ hợp lệ sẽ được đăng công bố (bố cáo doanh nghiệp) thông tin doanh nghiệp online trên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày có giấy đăng ký doanh nghiệp

Khắc dấu công ty

Sau khi có đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mới (mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế và mã số hải quan, không có giấy tờ riêng), AZLAW thực hiện khắc dấu. Con dấu có thể dùng được luôn.

Lưu ý về thủ tục thành lập doanh nghiệp hiện nay:
– Một doanh nghiệp có thể có nhiều hơn 1 người đại diện theo pháp luật
– Công ty có thể khắc nhiều con dấu phù hợp với cách thức hoạt động của mình

Khi khách hàng thành lập công ty tại AZLAW thủ tục sẽ được hoàn thiện trong vòng 4 – 6 ngày làm việc bao gồm tất cả các bước trên được ghi rõ trên hợp đồng cung cấp dịch vụ của AZLAW với khách hàng

Tại sao nên thành lập công ty/doanh nghiệp tại AZLAW?

Đầu tiên, đội ngũ luật sư, chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp, am hiểu các quy định pháp luật, có thể phản đối các thông báo không phù hợp của phòng đăng ký kinh doanh nếu cảm thấy cần thiết. Trong quá trình hoạt động của công ty sẽ phát sinh các vấn đề thuế, kế toán, bảo hiểm, lao động sẽ được AZLAW hỗ trợ trọn đời.

Thứ hai, AZLAW cung cấp trọn gói và tư vấn các vấn đề sau thành lập bao gồm: kê khai thuế, bảo hiểm, chữ ký số, hoá đơn cho khách hàng với chi phí phù hợp.

Thứ ba, hệ thống cộng tác viên rộng khắp có thể hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục trên cả nước Việt Nam. Việc thực hiện hồ sơ sẽ được các luật sư và chuyên viên dày dặn kinh nghiệm của AZLAW thực hiện hợp lệ trước khi gửi thông tin để cộng tác viên nộp hồ sơ và nhận kết quả. Do vậy, AZLAW tự tin có thể hỗ trợ khách hàng với mọi địa phương trên cả nước.

Các vấn đề khách hàng cần quan tâm khi thành lập công ty

Thủ tục thành lập công ty hiện nay tương đối đơn giản. Một số hồ sơ, tài liệu không bắt buộc phải cung cấp trong quá trình làm thủ tục thành lập doanh nghiệp, tuy nhiên theo quy định pháp luật doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp khi thực hiện bao gồm:

– Trụ sở công ty: Trụ sở công ty không được đặt ở chung cư hoặc tập thể (có thể đặt ở toà nhà văn phòng hoặc toà nhà hỗn hợp có chức năng văn phòng). Khách hàng không cần gửi kèm tài liệu chứng minh trụ sở khi làm thủ tục nhưng phải đảm bảo trụ sở đáp ứng các quy định trên nếu không sẽ không thể làm thủ tục phát hành hoá đơn. Trong trường hợp không thể phát hành hoá đơn thì công ty không thể hoạt động và xuất hoá đơn cho khách hàng do vậy cần chuẩn bị sẵn hợp đồng thuê và bản sao giấy tờ nhà, đất của trụ sở công ty

– Có cần có hộ khẩu mới thành lập được công ty? Không cần, khách hàng chỉ cần đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (trừ một số trường hợp ngành nghề yêu cầu đặc biệt)

– Lựa chọn loại hình công ty như nào? Theo quy định của luật doanh nghiệp 2020 có nhiều loại hình công ty. Tuy nhiên trên thực tế khách hàng thừa lựa chọn công ty TNHH hoặc cổ phần, bản chất 2 loại công ty này nếu ở quy mô nhỏ thì cơ bản không khác nhau nhưng đối với công ty cổ phần quy mô lớn thì có thể huy động vốn bằng cách lên sàn chứng khoán. Một số trường hợp lựa chọn công ty cổ phần vì tên dễ nghe hơn. Tuy vậy, thông thường với các quy mô công ty tại Việt Nam đơn giản thì khách hàng nên chọn loại hình công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên

– Đặt tên công ty: không được đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với một số tên công ty đã có săn hoặc với các nhãn hiệu nổi tiếng. Một số trường hợp chỉ cần thêm một số thành tố khác vào tên đã có thể được chấp thuận tuy nhiên khách hàng cần lưu ý khi đăng ký tên với một số đơn vị đã được đăng ký nhãn hiệu tại cục Sở hữu trí tuệ tránh các tranh chấp không đáng có sau này

– Vốn điều lệ khi thành lập công ty: Thời hạn góp vốn khi thành lập công ty là 90 ngày. Hết thời gian này doanh nghiệp có từ 30 – 60 ngày để giảm vốn. Doanh nghiệp không cần chứng minh mức vốn với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên cần căn cứ thực tế để khai một mức vốn phù hợp nằm trong khả năng và phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Mức vốn điều lệ ảnh hướng tới lệ phí môn bài của doanh nghiệp hiện tại có hai mức là 2.000.000 VNĐ/năm với doanh nghiệp vốn 10 tỷ trở xuống và 3.000.000 VNĐ/năm với doanh nghiệp có vốn trên 10 tỷ

– Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp được phép kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm nhưng phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Đối với các ngành nghề yêu cầu điều kiện không bắt buộc phải chứng minh ngay khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn cần phải đảm bảo điều kiện kinh doanh khi hoạt động. Hiện tại, ngành nghề của doanh nghiệp không thể hiện trên đăng ký kinh doanh mà thực hiện tra cứu tại công thông tin điện tử quốc gia và trên xác nhận thay đổi (nếu có thay đổi ngành nghề)

Hồ sơ để thành lập công ty/doanh nghiệp

– Giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp
– Điều lệ của doanh nghiệp
– Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập
– Bản sao y chứng thực giấy tờ của thành viên/cổ đông (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, căn cước công dân) nếu là cá nhân. Giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập nếu là tổ chúc
– Văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục (hợp đồng dịch vụ)
– Các tài liệu khác với một số trường hợp đặc biệt sẽ được AZLAW tư vấn và hướng dẫn trong quá trình thành lập công ty

Khách hàng cần hỗ trợ thủ tục hoặc muốn được tư vấn vui lòng liên hệ để AZLAW hỗ trợ nhanh nhất

Kết quả nhận được sau khi thành lập công ty/doanh nghiệp tại AZLAW

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, mã số hải quan)
– Con dấu tròn của công ty đã thực hiện công bố mẫu dấu tại cổng thông tin điện tử quốc gia
– Con dấu chức danh của đại diện theo pháp luật côngy
– Công bố thông tin (bố cáo thành lập doanh nghiệp) công bố online trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia
– Điều lệ công ty
– Bảng danh mục hướng dẫn các công việc cần làm sau khi thành lập công ty về các công việc: Khai nộp lệ phí môn bài, khai thuế quý, mua chữ ký số, lập và thông báo tài khoản ngân hàng..

Khách hàng sau khi thành lập được tư vấn miễn phí các vấn đề phát sinh và hỗ trợ mọi vấn đề trong quá trình hoạt động sau này.

Các thủ tục sau thành lập công ty mà khác hàng bắt buộc phải thực hiện

1. Mua chữ ký số để nộp tờ khai lệ phí môn bài
Thời hạn nộp tờ khai và nộp lệ phí môn bài (trước đây gọi là thuế môn bài) là ngày cuối cùng của thành khi thành lập công ty. Nếu công ty thành lập sau 30/06 thì nộp mức lệ phí môn bài bằng 1/2 của năm thành lập

2. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch đầu tư
Doanh nghiệp lưu ý đợi mẫu dấu có thể tra cứu được trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia thì mới đi làm tài khoản ngân hàng. Trong quá trình làm tài khoản ngân hàng có thể xin mẫu của ngân hàng để làm thủ tục đăng ký nộp thuế điện tử. Hồ sơ lập tài khoản ngân hàng cần chuẩn bị:
– Đăng ký kinh doanh bản sao y chứng thực
– Điều lệ công ty
– Quyêt định bổ nhiệm giám đốc, kế toán
– Bản sao có xác nhận của công ty về mẫu dấu (tải trên công thông tin doanh nghiệp)

Sau khi đăng ký xong tài khoản ngân hàng thực hiện thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng với sở kế hoạch đầu tư và đăng ký nộp thuế điện tử qua tài khoản này bằng 2 bước:
– Đăng ký online tại trang thuedientu.gdt.gov.vn sử dụng chữ ký số đã mua ở bước 1
– Nộp hồ sơ bản giấy (xin khi mở tài khoản) điền đầy đủ thông tin và có xác nhận của doanh nghiệp tại ngân hàng nơi đăng ký

3. Làm biển công ty và treo tại trụ sở công ty
Doanh nghiệp thực hiện treo biển hiệu công ty tại trụ sở gồm các nội dung: Cơ quan chủ quản (Sở KHĐT tỉnh/thành phố), tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ

4. Mua và phát hành hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp liên hệ với các đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử để tạo mẫu và làm thủ tục phát hành. Doanh nghiệp phải thông báo phát hành ít nhất 2 ngày trước khi sử dụng hoá đơn (Một số cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp bản cứng hồ sơ phát hành hoá đơn trước khi sử dụng). Hồ sơ phát hành hoá đơn gồm:
– Thông báo phát hành hoá đơn
– Mẫu hoá đơn
– Quyết định về sử dụng hoá đơn điện tử

5. Các mốc thời gian khai thuế, nộp thuế, báo cáo hoá đơn của doanh nghiệp
Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, thuế TNDN tạm tính sau khi thành lập công ty (không phát sinh cũng phải nộp tờ khai)
– Quý 1 (từ tháng 1 – hết tháng 3): Chậm nhất ngày 30/04
– Quý 2 (từ tháng 4 – hết tháng 6): Chậm nhất ngày 30/07
– Quý 3 (từ tháng 7 – hết tháng 9): Chậm nhất ngày 30/10
– Quý 4 (từ tháng 10 – hết tháng 12): Chậm nhất ngày 30/01 của năm sau
Riêng mới mức thuế TNDN tạm tính doanh nghiệp tự tính và nộp. Đối với các trường hợp các năm sau nộp thuế TNDN tạm tính theo mức thuế TNDN các năm trước đó

Thời hạn nộp báo cáo tài chính
Thời gian hoạt động của doanh nghiệp được tính khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, do vậy thực tế nếu doanh nghiệp không có hoạt động cũng phải nộp báo cáo tài chính chậm nhất 30/03 của năm tiếp theo

Chuẩn bị tài liệu thiết bị để tiếp đoàn kiểm tra của cơ quan thuế sau khi thành lập công ty

Sau khi thành lập công ty, cơ quan thuế sẽ kiểm tra bất chợt để xác minh tình trạng hoạt động tại công ty. Nếu công ty không hoạt động sẽ bị đóng mã số thuế. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý và chuẩn bị những vấn đề sau đây:
– Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký
– Giấy tờ trụ sở gồm: Hợp đồng thuê, giấy tờ nhà đất, giấy tờ bên cho thuê
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản sao
– Con dấu doanh nghiệp
– Bàn ghế, máy móc, nhân viên chứng minh doanh nghiệp thực tế hoạt động

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thành lập công ty năm 2023

– Việc xác định phương pháp tính thuế khấu trừ hay trực tiếp do doanh nghiệp tự lựa chọn và dựa trên tờ khai thuế đầu tiên của doanh nghiệp theo quy định tại thông tư 93/2017/TT-BTC. Do vậy, doanh nghiệp không cần đăng ký mẫu 06/GTGT theo quy định trước đây

– Các loại hình công ty đều phải góp vốn trong thời hạn tối đa là 90 ngày (có trường hợp nhỏ hơn do khi thành lập DN ghi thời hạn nhỏ hơn). Nếu không góp đủ trong thời gian này cần thông báo giảm vốn trong vòng 30 (với công ty cổ phần) – 60 (với công ty TNHH) ngày tuỳ loại hình doanh nghiệp nếu không muốn bị xử phạt hành chính.

Trong trường hợp khách hàng có thắc mắc, AZLAW luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ khách hàng trong quá trình thành lập công ty và thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình