Hướng dẫn nén file pdf (giảm dung lượng file pdf)
Nén file pdf như thế nào? Hướng dẫn giảm dung lượng file pdf về mức tối thiểu để tải lên hệ thống dịch vụ công
Trong quá trình chuẩn bị tài liệu nộp hồ sơ trên trang dịch vụ công trực tuyến. Người dùng doanh nghiệp thường phải chuẩn bị các file PDF thành phần giấy tờ hoặc các file liên quan để tải lên hệ thống. Các file PDF có thể có dung lượng khá lớn mà hiện tại hệ thống chỉ cho phép tải file PDF dung lượng tối đa 10 – 15MB. Bài viết này sẽ cung cấp cho người dùng doanh nghiệp các công cụ phần mềm trực tuyến hỗ trợ nén file dung lượng PDF để phụ vụ trong quá trình chuẩn bị giấy tờ file PDF để tải lên hệ thống.
Nén file sử dụng công cụ online
Có rất nhiều phần mềm, công cụ trực tuyến trợ giúp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chức năng nén file này. Các bạn có thể sử dụng một số website miễn phí online như sau:
- https://online2pdf.com/
- https://pdfsimpli.com/
- https://www.ilovepdf.com/compress_pdf
Chức năng thực hiện nén file tương tự như nhau nên trong bài viết này sẽ hướng dẫn chức năng cho công cụ sau: https://online2pdf.com/. Doanh nghiệp có thể xem các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Người dùng doanh nghiệp vào trang web: https://online2pdf.com/, màn hình hiển thị trang web như sau:
Công cụ hỗ trợ các chức năng như sau:
- Chuyển đổi các file định dạng khác sang PDF
- Chỉnh sửa, khóa hoặc ghép các file PDF
- Chuyển đổi file PDF sang các định dạng khác.
Bước 2: Để thực hiện chức năng nén file PDF (và nhiều chức năng khác theo yêu cầu), người dùng nhấn chọn nút Select file để chọn file PDF cần nén. Dung lượng tối đa cho 1 file thực hiện là 100MB. Màn hình máy tính hiển thị, người dùng chọn file cần nén để tải lên trên công cụ.
Bước 3: Để thực hiện chức năng nén file PDF, người dùng nhấn vào droplist Convert to và chọn phần PDF (file format is retained) và chọn nút chức năng Compression để thực hiện nén file.
Bước 4: Chọn một số tùy chỉnh để nén file như:
Quality of image – Chất lượng hình ảnh có thể giảm đi chất lượng tùy theo lựa chọn
Resolution of images – Giảm file theo độ phân giải của hình ảnh
Color/Back-and-White – chuyển toàn bộ ảnh màu sang dạng ảnh đen trắng
Hoặc người dùng có thể lựa chọn cả 3 phương án lựa chọn trên để thực hiện nén file. File được tạo ra có dung lượng nhỏ hơn nhiều để đáp ứng với yêu cầu về dung lượng cho phép tải lên.
Bước 4: Sau khi lựa chọn hết các tùy chỉnh nén file PDF, người dùng nhấn nút Convert
Bước 5: Sau khi công cụ trực tuyến tự động nén file PDF theo các lựa chọn yêu cầu. Hệ thống chạy thành công và tự tải file PDF vừa nén về máy tính.
Nén file dùng Adobe Acrobat Pro
Đối với trường hợp dùng Adobe Acrobat Pro có thể mở file và chọn như sau: File > Save As Other > Reduce Size PDF để giảm dung lượng. Sau khi chọn, chương trình sẽ tự động giảm dung lượng file về mức nhỏ nhất mà vẫn giữ nguyên chất lượng.
