Chứng minh trụ sở không phải là chung cư?

Công ty tôi đặt ở tòa nhà văn phòng, trong quá trình đăng ký kinh doanh nhận được yêu cầu sửa đổi bổ sung hồ sơ yêu cầu chứng minh trụ sở của công ty không phải căn hộ chung cư. Hiện tại, bên cho thuê đã ra nước ngoài nên chưa cung cấp được hồ sơ cho tôi theo yêu cầu trên, tôi muốn hỏi là công ty tôi có bắt buộc phải cung cấp giấy tờ này hay không? Nếu không chúng tôi phải làm gì để tiến hành đăng ký địa chỉ công ty.

Trả lời

Chào bạn! Theo quy định của luật nhà ở 65/2014/QH13 quy định về việc cấm sử dụng căn hộ chung cư vào việc kinh doanh là hoàn toàn chính xác

Điều 3. Giải thích từ ngữ
3. Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.
Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
11. Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ.

Theo quy định tại khoản 5, 6 điều 15 nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 15. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Đăng ký kinh doanh
5. Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp.
6. Trực tiếp hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, giám sát doanh nghiệp theo nội dung trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo quy định này, việc yêu cầu báo cáo hoặc kiểm tra, giám sát sẽ được phòng ĐKKD thực hiện riêng (thay vì việc yêu cầu trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính)

Khi tiến hành đăng ký kinh doanh, ngay tại giấy đề nghị doanh nghiệp phải cam kết “Trụ sở chính thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của công ty và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật;”.

Doanh nghiệp tự cam kết và chịu trách nhiệm về việc cam kết của mình, cơ quan đăng ký kinh doanh không phải chịu trách nhiệm về vi phạm pháp luật của doanh nghiệp, điều này đã được quy định rõ tại Luật doanh nghiệp 2020 và khoản 3 điều 4 nghị định 01/2021/NĐ-CP

Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp
3. Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp xảy ra trước và sau khi đăng ký doanh nghiệp.

Mặt khác theo quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại khoản 2 điều 9 nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn:

Điều 9. Số lượng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp thêm hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định này.

Tại Luật doanh nghiệp 2020 cũng như các văn bản hướng dẫn luật doanh nghiệp không có bất cứ nội dung nào yêu cầu doanh nghiệp phải nộp tài liệu chứng minh trụ sở của mình không phải chung cư. Đó là nghĩa vụ xác minh của cơ quan đăng ký kinh doanh theo điều 15 nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Việc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở là một trong các hành vi gây khó khăn, phiền hà đối với tổ chức, cá nhân khi giải quyết hồ sơ đăng ký kinh doanh theo khoản 1 điều 95 nghị định 01/2021/NĐ-CP

Điều 95. Xử lý vi phạm, khen thưởng
1. Cán bộ, công chức yêu cầu người thành lập doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thêm các giấy tờ, đặt thêm các thủ tục, điều kiện đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh trái với Nghị định này; có hành vi gây khó khăn, phiền hà đối với tổ chức, cá nhân trong khi giải quyết việc đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, trong kiểm tra các nội dung đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Do vậy, trong quá trình đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp không phải cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở không phải là chung cư. Nếu gặp trường hợp bị yêu cầu như trên có thể làm công văn giải trình theo các nội dung trên đồng thời trích dẫn các ví dụ (nếu địa chỉ tương tự đã được công ty khác đăng ký).

Xem thêm: Không được đăng ký kinh doanh tại chung cư

Lưu ý: Doanh nghiệp phải cam kết trụ sở được sử dụng hợp pháp do đó không nên dựa vào sự thông thoáng của luật để đăng ký trụ sở tại các căn hộ chung cư không có chức năng kinh doanh vì có thể gây ra nhiều hệ quả pháp lý không có lợi.